19. Januar 2015 - Kooperation mit den Fachbereichen

Das Verhältnis Datenschutzbeauftragter und Administrator

Ohne die Zusammenarbeit mit der IT-Administration wird kaum ein Datenschutzbeauftragter (DSB) auskommen. Doch die Kooperation darf nicht zu eng werden. Vor allem darf es nicht zu einer Doppelfunktion DSB und Administrator kommen, um der Datenschutzkontrolle gerecht zu werden.

Datenschutzbeauftrager und Administrator Zwei im Einsatz für die Datensicherheit: Datenschutzbeauftrager und Administrator (Bild: vasabii/iStock/Thinkstock)

Zwischen Fachkunde und Zuverlässigkeit

Wenn die Frage im Raum steht, wer zur oder zum Datenschutzbeauftragten bestellt werden soll, kommt immer wieder die Idee auf, einen der IT-Administratoren damit zu beauftragen. Auf den ersten Blick eine gute Idee. Denn IT-Administratoren haben in den so zentralen IT-Fragen zweifellos die nötige Fachkunde, in einem Umfang und einer Tiefe, die sich den meisten DSB allein schon aus zeitlichen Gründen nicht erschließen kann.

Die scheinbar gute Idee übersieht aber eine weitere Voraussetzung für die Bestellung zum Datenschutzbeauftragten: die notwendige Zuverlässigkeit. Nun geht es nicht darum, einem IT-Administrator die Zuverlässigkeit abzusprechen. Es geht auch nicht um ein generelles Misstrauen. Das  rechtliche Verständnis der Forderung nach Zuverlässigkeit fordert jedoch, dass es Funktionen gibt, die nicht mit den Aufgaben eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu vereinen sind. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Funktion zu denen gehört, die einer besonderen Datenschutzkontrolle unterliegen müssen. Das ist bei IT-Administratoren aber der Fall.

Zusammenarbeit Datenschutzbeauftragter – Administrator trotz notwendiger Kontrolle

Auch wenn ein Administrator nicht selbst zum DSB bestellt werden soll, ist die IT-Administration eine extrem wichtige Anlaufstelle für Sie als Datenschutzbeauftragter. Viele technische Prüfungen erfordern die Unterstützung durch die Administratoren als interne IT-Experten. Nicht gemeint ist damit, dass die technischen Prüfungen den Administratoren komplett überlassen werden darf. Vielmehr müssen Sie diese Prüfungen aus Datenschutzsicht stets begleiten.

Dafür gibt es gleich mehrere Gründe:

  • Zum einen haben die meisten IT-Experten zuerst die IT-fachliche Sicht oder auch die Sicht der IT-Sicherheit inne. Erfahrungsgemäß kommen bei reinen IT-Prüfungen die Aspekte des Datenschutzes wie zum Beispiel Datensparsamkeit und Zweckbindung zu kurz.
  • Zum anderen gelten viele der technischen Prüfungen gerade den sogenannten privilegierten Zugängen und Zugriffen auf Daten und damit den Tätigkeiten der Administratoren.

Kooperation braucht ein festes Fundament

Damit Sie mit den IT-Administratoren möglichst gut zusammenarbeiten können, obwohl Sie die Netzwerk-, System-, Datenbank- und Anwendungsverwalter genau kontrollieren müssen, sollten Sie ein besseres Verständnis für den Datenschutz schaffen. Nur wenn ein Administrator wirklich verstehen und nachvollziehen kann, warum der Datenschutz so wichtig ist und warum die Administratoren so genau kontrolliert werden müssen, werden Sie eine gute Basis für die zwingend notwendige Kooperation haben.

Es empfiehlt sich, dass Sie eine spezielle Datenschutzunterweisung für IT-Administratoren halten und dabei auch auf die besondere Zweckbindung eingehen, die verhindern soll, dass Protokolle zur IT- und Betriebssicherheit zu anderen Zwecken, also etwa für eine heimliche Verhaltens- und Leistungskontrolle, missbraucht werden.

Nutzen Sie am besten die Arbeitshilfe: Information für Administratoren für Ihr Gespräch.

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Oliver Schonschek
Oliver Schonschek, Diplom-Physiker, ist IT-Fachjournalist und IT-Analyst.

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