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Datenschutz PRAXIS – Wissen für Datenschutzbeauftragte (DSB) und Praktiker

1000 Euro Schadensersatz vom Finanzamt

Mit dem IT-System SESAM werden Steuererklärungen und Belege zentral eingescannt, sodass Finanzämter heute ausschließlich digital am Bildschirm arbeiten statt mit Papierdokumenten.

Bild: johannes86 / iStock / Getty Images Plus

Wegen einem offenen SESAM

1000 Euro Schadensersatz vom Finanzamt

Der Begriff SESAM löst sofort Assoziationen mit orientalischen Märchen aus. Hier geht es aber um eine Kurzbezeichnung für ein IT-Verfahren der deutschen Steuerverwaltung. SESAM steht dabei für „Steuer-Erklärungen scannen, archivieren und maschinell bearbeiten“. Wie ein Fall aus Sachsen zeigt, kann dabei auch einmal etwas schief gehen. Ein Steuergericht hielt bei einer Datenschutzverletzung 1000 € Schadensersatz für angemessen.

Wenn vermeintlich sicher gelagertes Altpapier eigene Wege geht

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Wenn vermeintlich sicher gelagertes Altpapier eigene Wege geht

Bild: Metamedien

Klassiker Aktenvernichtung

Wenn vermeintlich sicher gelagertes Altpapier eigene Wege geht

Größere Organisationen haben oft einen Standardprozess, um Altpapier sicher zu entsorgen. Es wird in Büros, der Verwaltung oder – wie hier in einer Klinik – auf den Stationen unter Beachtung der Sicherheit gesammelt. Es wird im Keller in Containern, oft noch lose, aufbewahrt und bei einer vorgegebenen Menge mit einer Ballenpresse gepresst. Die Ballen werden zwischengelagert und bei Bedarf durch Entsorger abgeholt. Dort erfolgt die datenschutzkonforme Vernichtung, vertraglich geregelt und geprüft. Da kann doch nichts schiefgehen!

Netzwerkdrucker und Multifunktionssysteme

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Druckaufträge beim mobilen Arbeiten gelangen oft an Bürogeräte, die mehrere Stunden unbeaufsichtigt bleiben. Dieser Zustand kann Datenschutzbeauftragten nicht gefallen.

Bild: iStock.com/triloks

Die unterschätzte Benutzerverwaltung

Netzwerkdrucker und Multifunktionssysteme

Peter arbeitet auch mobil. Heute in seiner Wohnung, gestern war er geschäftlich unterwegs in einem Hotel und nutzte dort den Netzwerkdrucker, um einen Vertrag für einen Kunden auszudrucken. Datenschutzkonform? Wer will das wissen?

Auskunftsersuchen in Krankenhaus und Arztpraxis

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Die sachgerechte Bearbeitung von Auskunftsersuchen in Krankenhäusern und Arztpaxen erfordert nicht nur Rechtskenntnis, sondern auch systematisches Prozessdesign, technische Vorbereitung, klare Zuständigkeiten und eine Kultur der Patientenorientierung

Bild: iStock.com/nuttapong punna

Auskunftsrecht im Gesundheitswesen

Auskunftsersuchen in Krankenhaus und Arztpraxis

Die sachgerechte Bearbeitung von Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO stellt Gesundheitseinrichtungen vor erhebliche Herausforderungen. Neben dem Zusammenspiel von DSGVO, BGB und Landeskrankenhausrecht stellen sich praktische Fragen zu Ablauf, Form der Bereitstellung und möglichen medizinisch begründeten Beschränkungen.

Cover

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Titel_April_26

Zeitschrift - Aktuelle Ausgabe

Datenschutz PRAXIS 04/26

Aus dem Inhalt:

Kundenkonten in Webshops: Datenschutzanforderungen und Tücken bei der Umsetzung

Konfiguration von ChatGPT und Google Gemini: KI-Systeme so sicher wie möglich betreiben

Wichtige Ergänzung zur DSGVO: Verfahrensverordnung (EU) 2025/2518 zur DSGVO

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Verarbeitungstätigkeiten

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Der datenschutzgerechte Einsatz von ChatGPT erfordert eine ganzheitliche Steuerung aktivierter Funktionen, verbindliche Nutzungsrichtlinien, technische Einschränkungen, regelmäßige Prüfungen und die Sensibilisierung der Nutzer. Bei Google Gemini verschärft vor allem die Einbindung in das Google-Cloud-Universum die Datenschutzproblematik.

Bild: iStock.com/da-kuk

KI-Systeme so sicher wie möglich betreiben

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Die Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit einem Kundenkonto im Webshop können umfangreich ausfallen

Bild: iStock.com/Liudmila Chernetska

Kundenkonten in Webshops

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Datenschutz im Webshop: Mit der Checkliste alles im Griff

Streit um Funk-Wasserzähler: Ein Hauseigentümer fürchtet Überwachung und wehrt sich gegen den zwangsweisen Einbau durch den Wasserversorger.

Bild: SergeyKlopotov / iStock / Getty Images Plus

Einbau von Funk-Wasserzählern

Videoüberwachung & DSGVO: Die richtige Speicherdauer

Bild: Balefire9/iStock/Thinkstock

Videoüberwachung & DSGVO: Die richtige Speicherdauer

Download Checkliste: Speicherdauer bei der Videoüberwachung

Drohne beim digitalen Dachaufmaß: Ein Beschluss des Amtsgerichts München schafft Rechtssicherheit für Handwerk und Baubranche.

Bild: Daria Nipot / iStock / Getty Images Plus

Gericht erlaubt Drohneneinsatz

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Es sollte auf der Agenda aller Verantwortlichen stehen, einen möglichen KI-Einsatz seitens der Auftragsverarbeiter durch entsprechende Passagen im AV-Vertrag DSGVO-konform zu regeln

Bild: iStock.com/gopixa

Vorsicht Falle: KI-Systeme und externe Dienstleister

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Wenn Dienstleister KI nutzen: Verantwortliche bleiben in der Pflicht

weitere Artikel

Technische und organisatorische Maßnahmen

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Ein unveränderlicher Speicher (Immutable Storage) bietet soliden Schutz vor Ransomware-Angriffen. Doch der Speicher will mit Bedacht eingestellt sein, um Konflikte mit DSGVO-Pflichten zu vermeiden.

Bild: iStock.com/sdecoret

Schutz vor Ransomware versus Löschpflichten

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Datensicherheit stärken, Löschpflichten erfüllen

Anmelden leicht gemacht: Social Sign-in & Single Sign-on

Bild: iStock.com / SpiffyJ

Anmelden leicht gemacht: Social Sign-in & Single Sign-on

DP+

Datenschutzpannen entstehen meist durch Zeitdruck oder aufgrund fehlender Prozesse. So gelangen z.B. interne Kommentare in einem Dokument ungefiltert nach außen.

Bild: iStock.com/D3Damon

Datenschutzfehler vermeiden mit dem Document Inspector

Personenbezogene Daten müssen korrekt und unversehrt sein. Dazu müssen Verantwortliche Maßnahmen für den Schutz und die Kontrolle der Integrität ergreifen.

Bild: iStock.com / Marcela-Vieira

Was heißt „Integrität“ im Zusammenhang mit dem Datenschutz?

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Manche IT-Systeme etwa im Personalbereich verwenden feiner abgestufte Nutzerrollen, als das verbreitete Microsoft Actice Directory abbilden kann. Eine Folge: potenzielle Lücken in der datenschutzkonformen Verwaltung von Benutzerkonten.

Bild: iStock.com/asbe

Benutzerverwaltung im Personalbereich

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Wenn eine unendliche Geschichte endlich endet

Wenn eine unendliche Geschichte endlich endet

Schritt für Schritt zum Löschkonzept

Bild: Andranik Hakobyan / iStock / Getty Images

Schritt für Schritt zum Löschkonzept

DP+

Für Datenschutzbeauftragte kann es eine Herausforderung sein, sich den Überblick über alle digitalen Benutzerzugänge im Unternehmen zu verschaffen. Einblick in die Lösung zur Passwortverwaltung kann hier wertvolle Hilfe leisten.

Bild: iStock.com/Funtap

Datenschutz und die Benutzerverwaltung

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Betroffenenrechte

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Die sachgerechte Bearbeitung von Auskunftsersuchen in Krankenhäusern und Arztpaxen erfordert nicht nur Rechtskenntnis, sondern auch systematisches Prozessdesign, technische Vorbereitung, klare Zuständigkeiten und eine Kultur der Patientenorientierung

Bild: iStock.com/nuttapong punna

Auskunftsersuchen in Krankenhaus und Arztpraxis

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Bei Auskunftsansprüchen im Rahmen abgelehnter Bewerbungen drohen stets Schadensersatzansprüche. Arbeitgeber sollten deshalb ihre Pflichten gemäß DSGVO gut kennen.

Bild: iStock.com/DragonImages

Spezialfragen zu Auskunftsverlangen von Beschäftigten

Das Finanzamt muss bei einer anonyme Anzeige keine Auskunft über den Anzeigenerstatter geben.

Bild: soleg / iStock / Getty Images Plus

Keine Auskunft über anonyme Anzeige

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Auskunft nach DSGVO: Was Sie im Unternehmen beachten müssen

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Nichts der Archäologie überlassen – selbst löschen!

Nichts der Archäologie überlassen – selbst löschen!

Was können Nutzerinnen und Nutzer tun, um ihre persönlichen Daten im Internet zu löschen?

Bild: Kagenmi / iStock / Thinkstock

So holen Sie Ihre persönlichen Daten aus der Internet-Falle

Ein Detektiv mit Kamera spioniert einem Pärchen auf der Straße hinterher.

Bild: AndreyPopov / iStock / Getty Images Plus

Observierung durch Detektive

DP+

Fordern betroffene Personen Auskunft (Art. 15 DSGVO), verursacht dies mitunter viel Arbeit. So gilt die Rechenschaftspflicht auch für Auskunftsersuchen. Deren rechtmäßige Beantwortung muss per Dokumentation nachweisbar sein.

Bild: iStock.com/Wipada Wipawin

Herausgabe von Mitarbeiterdaten bei Auskunftsersuchen

Europaweite Initiative zum Recht auf Löschung | Podcast Folge 62

Europaweite Initiative zum Recht auf Löschung | Podcast Folge 62

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Pleiten, Pech & Pannen

Mit dem IT-System SESAM werden Steuererklärungen und Belege zentral eingescannt, sodass Finanzämter heute ausschließlich digital am Bildschirm arbeiten statt mit Papierdokumenten.

Bild: johannes86 / iStock / Getty Images Plus

1000 Euro Schadensersatz vom Finanzamt

DP+

Wenn vermeintlich sicher gelagertes Altpapier eigene Wege geht

Bild: Metamedien

Wenn vermeintlich sicher gelagertes Altpapier eigene Wege geht

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Wenn Sicherheit zu viel kostet

Bild: Metamedien

Wenn Sicherheit zu viel kostet

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Nach einem datenschutzrelevanten Sicherheitsvorfall ist die gründliche Risikobewertung der wichtigste Schritt. Danach entscheidet sich, ob eine Meldung des Vorfalls geboten ist.

Bild: iStock.com/Pressmaster

Wenn ein Vorfall alles verändert: Datenpannen richtig einordnen

IT-forensische Analysen erfordern Präzision – und ein datenschutzkonformes Vorgehen, wenn personenbezogene Daten betroffen sind.

Bild: Михаил Руденко / iStock / Getty Images Plus

IT-Forensik im Spannungsfeld von Datenschutz und Aufklärung

Cybervorfälle aufklären – Datenschutz wahren

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Datenpanne erkannt – jetzt richtig handeln

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Datenpannen vermeiden und richtig handeln

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Ob der Parkplatzgeneral immer so genau ist?

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Ob der Parkplatzgeneral immer so genau ist?

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Datenschutzbeauftragte

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Druckaufträge beim mobilen Arbeiten gelangen oft an Bürogeräte, die mehrere Stunden unbeaufsichtigt bleiben. Dieser Zustand kann Datenschutzbeauftragten nicht gefallen.

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Netzwerkdrucker und Multifunktionssysteme

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Verantwortliche sollten das berechtigte Interesse als Verarbeitungsgrund nicht nur auf dem Papier nachweisen können, sondern mit organisatorischen und technischen Maßnahmen in die Tat umsetzen

Bild: iStock.com/BlackJack3D

Berechtige Interessen: aktuelle Praxisfragen

Prüfaktion zum „Recht auf Löschung“| Podcast Folge 72

Prüfaktion zum „Recht auf Löschung“| Podcast Folge 72

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Netzwerkdrucker im Griff: Die Checkliste für Datenschutzbeauftragte

Datenschutz-News | Podcast Folge 71

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Schematischer Überblick über die Bausteine der Datenstrategie der EU

Bild: atarax

Neue Spielregeln, die auch den Datenschutz betreffen

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Checkliste zum Data Act

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Versteckte Informationen in Dokumenten sicher entfernen

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Die OWASP Top Ten für LLM-Anwendungen geben einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Einfallstore für die Kompromittierung generativer KI

Bild: Krot Studio / iStock / Getty Images Plus

Die zehn größten Risiken beim Einsatz von LLMs

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Grundlagen

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Die neue Verfahrensverordnung zur DSGVO regelt die Abläufe bei der internationalen Zusammenarbeit der Behörden. Dafür nennt der Gesetzgeber klare Fristen – verbindlich einzuhalten sind diese jedoch nicht.

Bild: iStock.com/mixmagic

Verfahrensverordnung (EU) 2025/2518 zur DSGVO

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Mit den Omnisbus-Paketen verfolgt die EU-Kommission das ZIel, den Regelungsaufwand für betroffene Unternehmen und Verwaltungen zu reduzieren

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DSGVO-Reform 2026

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Eine Aktualisierung des europäischen Datenschutzrechts soll für Vereinfachung sorgen – Stichwort „Digital-Omnibus“

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DSGVO-Reformdiskussion voll in Fahrt

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Der EuGH hat die Definition personenbezogener Daten im Kontext der Übermittlung pseudonymisierter Daten an Dritte präzisiert

Bild: iStock.com/agsandrew

EuGH: Relativer Ansatz zur Bestimmung des Personenbezugs

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Die Bundesregierung strebt eine Reform des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) an.

Bild: KrulUA / iStock / Getty Images Plus

Reform des BDSG

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Der für viele bedrohlich wirkende Begriff „DSGVO-Compliance“ ist bei Kleinstunternehmen im Handel schnell entzaubert

Bild: Stock.com/#Urban-Photographer

Datenschutz-Compliance für Kleinstunternehmen

Wann ist die Haushalts-Ausnahme der DSGVO anwendbar? Damit beschäftigte sich das österreichische Bundesverwaltungsgericht.

Bild: george tsartsianidis / iStock / Getty Images Plus

Die Ortungs-App auf dem Handy der Tochter

Die Bestimmungen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten finden sich in Aer. 9 DSGVO

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Was sind besondere Kategorien personenbezogener Daten?

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Für den datenschutzkonformen Einsatz KI-gestützter Chatbots sind eine nutzerfreundliche Gestaltung und stimmige Voreinstellungen von großer Bedeutung

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Rechtsgrundlagen für KI-basierte Chatbots

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