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Beschäftigtendatenschutz

Der Beschäftigtendatenschutz beschreibt, wie mit Beschäftigtendaten beispielsweise im Arbeitnehmerverhältnis umzugehen ist. Gesetzlich geregelt ist er in Deutschland in einer Generalklausel, die wenig konkrete Aussagen enthält. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) greift stattdessen die von der Rechtsprechung bisher erarbeiteten Grundsätze zum Umgang mit Beschäftigtendaten auf, ohne sie inhaltlich zu verändern.

➜ Gesetzliche Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz

Datenschutz-Kontrolle

Cloudbasierte Kanban-Boards helfen Unternehmen und Behörden, Aufgaben zu organisieren und Projekte zu steuern. Die Checkliste zeigt, was dabei aus Datenschutzsicht zu beachten ist.

Überraschende Entscheidung des EuGH

Gesundheitsdaten schützt die DSGVO ganz besonders. Was folgt daraus, wenn eine Gesundheitseinrichtung medizinische Daten von Mitarbeitern verarbeitet, um die Arbeitsfähigkeit dieser Mitarbeiter zu beurteilen? Der EuGH gibt einige Antworten, die wohl kaum jemand so erwartet hätte.

Beschäftigtendatenschutz

Mitarbeiter-Apps sind flexibel und vielfältig einsetzbar. Damit die Verwendung auch datenschutzkonform ist, sind zahlreiche Voraussetzungen zu erfüllen.

Onboarding-Prozesse

Bewerbungs- und Einstellungsprozesse sind ohne personenbezogene Daten undenkbar. Doch Verantwortliche müssen darauf achten, wirklich nur mit solchen Informationen zu arbeiten, die unbedingt erforderlich sind.

Beschäftigtendatenschutz nach DSGVO

Eigentlich könnte man meinen, dass das Thema „Personalakten und Datenschutz“ mittlerweile jedes Unternehmen im Griff hat. Doch weit gefehlt. Vor allem durch die ständig wachsende Digitalisierung und durch verstärkte Verwebungen von Gesellschaften ist es Zeit, sich wieder einmal den Personalakten zu widmen.

Vieles ist klar, anderes sehr umstritten

Solange Harmonie zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer herrscht, taucht das Problem typischerweise nicht auf. Aber wehe, wenn es Spannungen gibt! Dann gibt es plötzlich Streit darüber, ob der Arbeitgeber E-Mails des Arbeitnehmers auswerten darf. Besondere Brisanz hat das Thema, wenn es zum Kündigungsschutzprozess kommt.

Beschäftigtendatenschutz

Wollen Unternehmen die Leistung und das Verhalten ihrer Beschäftigten überwachen, ist dies entweder gar nicht oder nur unter engen Voraussetzungen möglich. Hinweise dazu gibt dieses Urteil.

Machtzuwachs beim EuGH

Mit einem spektakulären Urteil hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) die Auslegungshoheit für Fragen des Beschäftigtendatenschutzes in der EU weitgehend an sich gezogen. Das wird Folgen haben.

Beschäftigtendatenschutz

In Unternehmen ist es weit verbreitet, geeignete Mitarbeitende durch Aktionen wie „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ zu finden. Im Rahmen dieses Prozesses werden allerdings personenbezogene Daten eines quasi „Externen“ verarbeitet. Was ist dabei aus Datenschutzsicht zu beachten?

Beschäftigtendatenschutz

360-Grad-Feedback, also die Bewertung von Arbeitsleistung und Verhalten von Beschäftigten aus allen erdenklichen Perspektiven, ist kein Novum. Relativ neu ist jedoch der Einsatz digitaler Tools auf sämtlichen Hierarchiestufen. Damit einher gehen einige Fragen des Datenschutzes.

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Dass nationale Vorgaben zum Beschäftigtendatenschutz zulässig sind, ergibt sich aus der übergeordneten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in Art. 88 eine Öffnungsklausel zu diesem Thema enthält.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung zu Beschäftigtendaten

  • § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses)
  • Art. 88 DSGVO (Öffnungsklausel für Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext)

Beschäftigte

Eine gesetzliche Definition des Begriffs der Beschäftigten enthält § 26 Abs. 8 BDSG. Für alle Personen, die darunter fallen, gilt der Beschäftigtendatenschutz.

Typische Anwendungsbereiche des Beschäftigtendatenschutzes

Einige der klassischen Anwendungsbereiche des Datenschutzes in Bezug auf Beschäftigtendaten sind:

  • Bewerbungsverfahren und Erhebung von Daten über Bewerber
  • Personalakten, Umfang und Speicherdauer von Beschäftigtendaten
  • Gesundheitsdaten, beispielsweise im Rahmen einer Eignungsprüfung durch einen Betriebsarzt oder für ein betriebliches Eingliederungsmanagement
  • Datenübermittlung innerhalb des Konzerns
  • Internet- und E-Mail-Nutzung zu privaten Zwecken
  • Videoüberwachung des Arbeitsplatzes

Warum spezielle Vorschriften zum Beschäftigtendatenschutz?

Im Arbeitsverhältnis besteht für datenschutzrechtliche Regelungen ein besonderes Bedürfnis: Einerseits birgt die Technik Risiken für das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Denn oft besitzen Arbeitgeber ein Interesse daran, Daten über ihre Beschäftigten zu sammeln und auszuwerten, sei es zur Personalplanung oder zur Kontrolle der Arbeitsleistung.

Andererseits könnte für Beschäftigte die Gefahr von Nachteilen bestehen, wenn sie die ihnen gesetzlich zustehenden Datenschutzrechte einfordern, sodass sie oftmals freiwillig darauf verzichten.

Der Beschäftigtendatenschutz erkennt an, dass die Beschäftigten in einem Abhängigkeitsverhältnis zu ihrem Arbeitgeber stehen, und weist ihnen deshalb automatisch einen höheren Schutz zu.

So ist es z.B. in vielen Fällen nicht zulässig, Beschäftigte um ihre Einwilligung in eine (ansonsten nicht zulässige) Datenverwendung zu bitten. Dieser spezielle Schutz geht auf Gerichtsurteile und Rechtsprechung zurück. In der DSGVO ist er in Erwägungsgrund 43 genannt; in Deutschland gilt zudem § 26 Abs. 2 BDSG.

Gesetzliche Regelung in § 26 BDSG

In Deutschland ist der Umgang mit Beschäftigtendaten in § 26 BDSG geregelt. Dessen Absatz 1 Satz 1 enthält eine Generalklausel, die die anerkannten Regeln und Grundsätze lediglich kodifiziert. Demnach dürfen Verantwortliche personenbezogene Daten eines Beschäftigten immer dann verarbeiten, wenn es „erforderlich ist“, um das Beschäftigungsverhältnis durchführen, beginnen oder beenden zu können.

Darüber hinaus ist eine Datenverarbeitung zur Aufdeckung von Straftaten nur zulässig, wenn alle Voraussetzungen nach § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG erfüllt sind.

  1. Tatsächliche Anhaltspunkte müssen vorliegen, dass eine Straftat im Beschäftigungsverhältnis begangen wurde,
  2. die Anhaltspunkte müssen dokumentiert werden,
  3. die Datenverarbeitung ist erforderlich, um die Straftat aufklären zu können, und
  4. ein entgegenstehendes schutzwürdiges Interesse der betroffenen Person an der Datenverarbeitung darf nicht überwiegen, insbesondere dürfen Art und Ausmaß der Untersuchungen im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sein.

Soweit sich eine Datenverarbeitung auf eine Einwilligung des Beschäftigten stützen soll, enthält § 26 Abs. 2 BDSG besondere Anforderungen: Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn dadurch für den Beschäftigten „ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird“ oder beide Seiten „gleichgelagerte Interessen verfolgen“.

EU-Recht und Beschäftigtendaten

Die DSGVO duldet als EU-Verordnung eigentlich keine nationalen Vorschriften über den Datenschutz. Etwas anderes gilt nur, wenn sie dies in einer Öffnungsklausel ausdrücklich erlaubt. Dies ist mit Art. 88 DSGVO der Fall.

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz nutzt diese Öffnungsklausel. Dabei war der deutsche Gesetzgeber allerdings nicht vollkommen frei. Denn die Prinzipien der DSGVO gelten auch für den Beschäftigtendatenschutz. Nationale Gesetzen dürfen daher nur Konkretisierungen festschreiben und nicht von den grundlegenden DSGVO-Prinzipien abweichen.

Ob das in allen Fällen gelungen ist, werden zukünftige Gerichtsurteile klären müssen. Denn es gibt Meinungen, dass das BDSG in einigen Bereichen, auch im Beschäftigtendatenschutz, die Öffnungsklauseln der DSGVO überdehnt. So wird beispielsweise vertreten, dass es die DSGVO nicht gestattet, den Begriff der „Beschäftigten“ in einem nationalen Gesetz zu definieren.

Datenschutz PRAXIS - Der Podcast
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