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23. April 2020

Tipps zu datenschutzkonformen Videokonferenz-Systemen

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Tipps zu datenschutzkonformen Videokonferenz-Systemen
Bild: iStock.com / Ridofranz
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Corona & Datenschutz
Video- und Telefonkonferenzen sind die Kommunikationsmittel der Stunde. Doch wie setzen wir diese technischen Möglichkeiten datenschutzfreundlich ein? Tipps gibt der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg

Das passende Videokonferenz-Tool auswählen, die eigene Software-Lösungen nutzen – oder Alternativen ausprobieren. Dr. Stefan Brink, Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) Baden-Württemberg, nennt viele Maßnahmen für eine datenschutzfreundliche Kommunikation.

Passendes Videokonferenz-Tool auswählen

Wer Video- oder Telefonkonferenzsysteme nutzen will, sollte schon vorab einige Punkte beachten und erst dann das passende Tool auswählen.

Besonders wichtig ist, dass der Anbieter

  • keine Metadaten (wer hat wann mit wem kommuniziert)
  • und auch keine Inhaltsdaten (wie Videobilder und Screensharing)

für eigene Zwecke auswertet oder sie an Dritte weitergibt.

DSGVO beachten

Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spielt eine wichtige Rolle. Wer Kommunikationsmittel auswählt,

  • muss die Verantwortlichkeit klären und nötige Verträge schließen,
  • darf die Datenverarbeitung nur im Rahmen einer Rechtsgrundlage zulassen,
  • muss die Datenverarbeitung fair und transparent gestalten,
  • darf die Übermittlung von Daten ins Ausland außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums nur unter besonderen einschlägigen Voraussetzungen zulassen.

„On-Premises“-Softwarelösungen nutzen

Datenschutzrechtlich Verantwortliche sollten deshalb sogenannte Softwarelösungen „On Premises“ nutzen. Hier stellt das eigene Rechenzentrum Softwarelösungen auf eigenen Servern bereit oder baut sie auf.

„Dadurch ist es möglich, alle Datenflüsse und Datenerhebungen selbst zu kontrollieren“, sagt Dr. Stefan Brink, LfDI in Baden-Württemberg. Mögliche Lösungen basieren auf Open-Source-Software wie

  • Nextcloud Talk,
  • BigBlueButton,
  • Matrix,
  • RocketChat oder
  • Jitsi Meet.

Tipps für datensparsame Nutzung geben

Wer Apps einsetzt, sollte den Anwendern auf jeden Fall Tipps an die Hand geben, wie sie die mobile Anwendung möglichst datensparsam nutzen.

Als Beispiel nennt Dr. Stefan Brink:

  • die Erhebung von Statistikdaten oder Absturzberichten deaktivieren.

Videokonferenz-Tools durch technische Maßnahmen absichern

Der datenschutzkonforme und sichere Betrieb einer Kommunikations-Lösung gelingt nur durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen.

Dazu zählen unter anderem:

  • Alle Datenflüsse mit Transportverschlüsselung (TLS) absichern.
  • Sensible Daten zusätzlich mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) schützen.
  • Bei Videokonferenz die Aufzeichnung von Sprache und Video deaktivieren.
  • Allen Teilnehmern einer Videokonferenz anbieten, dass sie auch ohne aktive Videokamera (in ihrer Privatwohnung) mitmachen können.

Alternativen zu Videokonferenzen nutzen

„Videokonferenzen sollten nur dann genutzt werden, wenn es wirklich notwendig ist, zum Beispiel wenn Präsentationen mit einer Bildschirmfreigabe gehalten werden sollen“, empfiehlt Dr. Stefan Brink.

Als Alternativen – oder Ergänzung – zu Videokonferenzen schlägt er vor:

  • Telefon- oder Audiokonferenzen,
  • datenschutzfreundliche und sichere Messenger,
  • E-Mails, am besten Ende-zu-Ende-verschlüsselt,
  • Text-Chats über datenschutzfreundliche und Ende-zu-Ende-verschlüsselte Plattformen,
  • einfache Werkzeuge zur gleichzeitigen Bearbeitung von Textdokumenten wie Etherpad
  • oder komplexere Werkzeuge wie Cryptpad oder Nextcloud

Noch mehr Tipps zu Datenschutz bei Videokonferenzen

Die Pressemitteilung des LfDI finden Sie hier: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/datenschutzfreundliche-technische-moeglichkeiten-der-kommunikation/

Weitere Hinweise für die Auswahl von Videokonferenz-Systemen gibt es hier:

  • Empfehlungen und Checkliste für Videokonferenzsysteme der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit
  • Kompendium Videokonferenzsysteme des BSI
  • Praxishilfe Videokonferenzen und Datenschutz der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD e.V.)
Elke Zapf
Verfasst von
Elke Zapf
Elke Zapf

ist freiberufliche Kommunikationsexpertin und Journalistin. Ihre Schwerpunkte sind Wissenschaft, Forschung, nachhaltiger Tourismus und Datenschutz.

Sie hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Pressearbeit, Unternehmenskommunikation, Öffentlichkeitsarbeit und Wissenschaftskommunikation.

Zehn Jahre leitete sie die Hochschulkommunikation der Technischen Hochschule Nürnberg und war Pressesprecherin der Hochschule. Davor leitete sie den Sachbereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Bayerischen Landesamts für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit.

Das journalistische Handwerkszeug lernte sie ganz klassisch bei einem Redaktionsvolontariat direkt nach dem Studium der Politischen Wissenschaften.

Kontakt:

https://www.zapf-kommunikation.de/

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