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03. Juni 2021

Outsourcing

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Wer Outsourcing plant, muss an zahlreiche Faktoren denken - nicht zuletzt an den Datenschutz
Bild: iStock.com / gilaxia
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Inhalte in diesem Beitrag
Datenschutz-Begriffe
Unter Outsourcing versteht man die Nutzung von Ressourcen anderer Anbieter. Verbreitet ist vor allem das Outsourcing von IT-Dienstleistungen oder von Teilen der IT.

Der Begriff Outsourcing ist ein künstlich zusammengesetztes Wort: Outside und Ressource. Gemeint ist damit, Ressourcen anderer Anbieter zu nutzen. Man spricht auch von Auslagerung der Services bzw. Dienstleistungen, im Datenschutz von Auftragsverarbeitung.

Hierunter versteht man auch die Inanspruchnahme externer Unternehmen für Prozesse, die man im eigenen Unternehmen nicht (oder nicht mehr) durchführen will. Die Realisierungsverantwortung bekommt hierbei der Vertragspartner übertragen, der die ausgelagerten operationalen, funktionalen und organisatorischen Arbeiten übernimmt.

Es gilt in diesem Zusammenhang einige Faktoren zu beachten: Unternehmen können verschiedene Prozesse „outsourcen“, und es dafür gibt auch mehrere Beweggründe. Hier sind zunächst vor allem die IT-Dienstleistungen oder Teile davon gemeint.

Auslagern ist nicht neu: Üblicherweise vergeben viele Unternehmen Kantinendienste, die Gebäudereinigung und logistische Aufgaben.

Beim Outsourcing schließen die Vertragspartner Dienstleistungsverträge ab. Eine genaue Planung und die Fixierung der Aufgaben aller Beteiligten sind unumgänglich. Schlagworte, welche dabei auftreten, sind unter anderem Folgende:

Der Outsourcingpartner sollte vor der Auftragsvergabe genau auf Datenschutz, IT-Sicherheit, Leistungsfähigkeit, Infrastruktur, Manpower und Zuverlässigkeit überprüft werden. Der Arbeitsumfang, die Termine und die Kosten (Preise) sind ebenfalls wichtig. Das alles müssen die Dienstleistungsverträge regeln. Im Datenschutz ist es wichtig, Verträge zur Auftragsverarbeitung abzuschließen nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Gründe für Outsourcing

Unternehmen wollen durch Outsourcing meist mehrere Ziele erreichen:

  • Kosten reduzieren: Diese Anforderung nimmt zunehmend eine hohe Gewichtung ein. Doch hier gilt es, genaue Untersuchungen und Vergleiche anzustellen.
  • Das eigene Personal minimieren: Damit wollen Unternehmen letztlich ebenfalls Kosten einsparen. Vielfach ist hierbei auch die Marktlage bei Fachpersonal ein Argument. Bei notwendigem Einsatz spezifischer moderner Methoden und Techniken sind Qualifikation und Erfahrung gefragt.
  • Rationalisierungsbestrebungen: Diese Ziele strebt meist jedes Unternehmen an. Prozesse schneller abzuwickeln und den Gewinn zu erhöhen, sind legale Ziele.
  •  IT-Infrastruktur-Erweiterungen vermeiden: Stößt die Performance eines Computersystems oder des Netzwerks an seine Grenzen, fallen oft beträchtliche Investitionsarbeiten und -kosten an.
  • Dienstequalität erhöhen: Fachabteilungen stellen zunehmend größere Ansprüche an die Servicequalität. Schnellere und qualifiziertere Informationen sind gefragt.
  • Business Process Reengineering: Die Prozessoptimierung im eigenen Betrieb ist eine permanente Tätigkeit und oftmals die Voraussetzung für Outsourcing-Vorhaben.
  • Konsolidierungen und Restrukturierungen: Durch Firmenübernahmen, Zusammenschlüsse oder organisatorischen Umbau der Firmenstruktur fallen häufig bestimmte Funktionalitäten weg.
  • Auf das ursprüngliche Kerngeschäft konzentrieren: Den Umsatz zu erhöhen bzw. die eigene Marktsituation zu verbessern, sind hier die wesentlichen Beweggründe für Outsourcing.
  • Strategische Marktentscheidungen: Manches Unternehmen muss sein Produktportfolio von Zeit zu Zeit überdenken. Es ist gezwungen, die eigenen Produkte oder Services den Markterfordernissen anzupassen.
  • Flexibilität erhöhen: Das schnelle Reagieren auf Marktveränderungen ist für manches Unternehmen zunehmend überlebensnotwendig

Oftmals sind nur wenige Faktoren entscheidend für den Entschluss zum Outsourcing. Kosten zu reduzieren, ist z.B. für viele Unternehmen Grund genug, die IT oder zumindest Teile davon auszulagern. Doch meist liegen mehrere Gründe dafür vor, das Outsourcing ernsthaft zu erwägen.

Vor- und Nachteile beim IT-Outsourcing

Die eigene IT-Abteilung und ihre Vorteile:

  • direkte Kontrolle und Steuerung
  • individuelle Lösungen nach Anforderungen
  • betriebliches Wissen vorhanden
  • leichtere Anpassung bei Änderungswünschen

Die eigene IT-Abteilung und ihre Nachteile:

  • hoher Bedarf an Fachpersonal
  • Auslastungsgrenze oft erreicht
  • hohe Investitionen in die Infrastruktur (Systeme, Netze)
  • nicht genügende Flexibilität

Für Outsourcing spricht:

  • höhere Kostentransparenz (fixe und variable Kosten)
  • Abbau von Kapazitäten und Auslastungsproblemen
  • Bedarf an IT-Expertenwissen lässt sich reduzieren
  • Verbesserung der Diensteflexibilität
  • Zusicherung von Terminen und Leistungen

Nachteile von Outsourcing können sein:

  • langfristige Vertragsbindung
  • Abhängigkeit vom Partner
  • Geringere Einflussnahme
  • Datenschutz kann leiden
  • schärfere Kontrollen der Dienstergebnisse notwendig

Alle Faktoren genau abzuwägen, ist hierbei eine Notwendigkeit noch vor der Entscheidung „pro und contra“ Outsourcing.

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Juristische Aspekte

Wer Outsourcing plant, muss auch einige rechtliche Aspekte berücksichtigen. In erster Linie gilt es, Dienstleistungsverträge auszuarbeiteen, im Datenschutz geht es um Verträge zur Auftragsverarbeitung (AV). Doch wird man zuerst die Outsourcing-Partner auswählen und zuvor vergleichen nach Leistung, Preisen, Zuverlässigkeit und Solvenz. Weitere rechtliche Aspekte sind:

  • Mitspracherecht des Betriebsrats
  • Rahmenvertrag
  • Einzelleistungsverträge
  • Betriebsübertragungsvertrag
  • Geschäftsbesorgungsvertrag
  • Beachtung arbeitsrechtlicher Vorschriften
  • Haftungs- und Verantwortungsaspekte
  • Datenschutz (Auftragsverarbeitung)
  • Datensicherheit
  • Gewährleistung
  • Leistungsumfang, Kündigung und Zahlungsabwicklung

Beim IT-Outsourcing ist die zeitliche Bindung meist mittel- bis langfristig. Bei Vertragsende können Unternehmen entweder verlängern, einen anderen Partner suchen oder das „Insourcing“ realisieren. Bei Letzterem übernimmr der eigene Betrieb wieder die ausgelagerten Aufgaben.

Auslagerungsobjekte, Kategorien

Das Outsourcing von IT-Aufgaben kann in verschiedenen Stufen oder Teilbereichen erfolgen:

  • komplette IT auslagern (komplettes Outsourcing)
  • Softwareentwicklung auslagern
  • Datensicherungsmaßnahmen auslagern
  • Sicherheitsüberwachungen der eigenen IT auslagern
  • Auslagern von Teilsystemen (z.B. Rechnungswesen)
  • Rechenzentrums-Operating auslagern
  • externe Schulungs- und Trainingsmaßnahmen
  • IT-Projekte nach außen delegieren
  • Netz und Netzbetrieb auslagern
  • Internet-Applikationen und Webservices auslagern
  • Datenerfassung auslagern
  • ASP (Application Service Providing) auslagern

Viele Firmen gründen für ihre IT eine eigene Tochtergesellschaft, andere wieder eine IT-Firma, entweder für eigene Belange oder als IT-Dienstleister für weitere Kunden. Diese Formen sind eigentlich kein Outsourcing, eher deren Vermeidung. Andererseits ist die Verlagerung in eigenständige, nach ökonomischen Grundsätzen arbeitende Firmen die konsequenteste Form des Outsourcing.

Realisierung und Projekte

Zunächst gilt es, die in Frage kommenden Partnerfirmen zu betrachten. Hier sind ganz sicher Vergleiche notwendig. Auswahl und Beurteilung sind eine wichtige Aufgabe. Die Seriosität und die Professionalität der Outsourcing-Unternehmen sind neben Preisen, Leistungsumfang, Zuverlässigkeit und Know-how wichtige Faktoren bei Entscheidungen. Unternehmen sollten auf jeden Fall die eigenen IT-Leistungen einer kritischen Betrachtung unterziehen.

Die Ziele, die ein Unternehmen beim Outsourcing erreichen will, sollte es detailliert festschreiben. Ein umfassendes Konzept ist ebenfalls notwendig. Oftmals ist es sinnvoll, hier ein Projekt aufzustellen. Es lässt sich in mehreren Schritten oder Phasen abwickelen:

  • Situationsanalyse, Ist-Zustand fixieren
  • Leistungs- und Kostendaten zusammenstellen
  • zu erwartenden Nutzwert definieren
  • Einsparungserwartungen ermitteln
  • Zieldefinition, SLA, SLM
  • Outsourcing-Konzeption (Organisation, Technik, Personal)
  • Anbieter auswählen
  • Ausschreibungen untergliedern in Einzelaufgaben
  • Vertragsverhandlungen, Preise und Kosten
  • Vertrag erstellen
  • Übernahmearbeiten vorbereiten (Datenbestände etc.)
  • Realisierungsplan
  • Termine und Zahlungsweisen
  • Durchführung (jeweilige Aufgaben der Partner)

Fazit: Mit Teilbereichen anfangen

Outsourcing kann in vielen Fällen für bestimmte Aufgaben eine gute Alternative sein. Die komplette IT auszulagern, ist jedoch ein riskantes Unterfangen. Oft ist es sinnvoll, mit kleineren und abgegrenzten Teilbereichen zu starten. Beim Outsourcing geht man langfristige Verbindungen mit dem Partnerunternehmen ein, und es hat auch Einfluss auf die eigene Organisation, die Abläufe und nicht zuletzt auf das interne Personal.

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