Datenschutz im Verein: Streitpunkt Mitgliederlisten

Beim Stichwort „Verein“ denkt man spontan meist an Sportvereine, Gesangvereine oder Gartenvereine mit einer überschaubaren Mitgliederzahl und mit ehrenamtlichen Strukturen.

Ideelle Vereine

Solche „ideellen Vereine“ sind tatsächlich sehr zahlreich. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt sie unter dem Stichwort „nicht wirtschaftlicher Verein“ (§ 21 BGB). Den Mitgliedern geht es nicht um Geld, sondern um den ideellen Zweck, den der Verein verfolgt. Das schützt allerdings nicht vor internen Streitigkeiten.

Wirtschaftliche Vereine

Manchmal kommt auch bei Vereinen Geld ins Spiel. Das ist der Fall bei „wirtschaftlichen Vereinen“. Sie dürfen nur mit Erlaubnis des jeweiligen Bundeslands gegründet werden (siehe § 22 BGB, der insoweit von „staatlicher Verleihung“ spricht). Im Internet finden sich als Beispiele etwa Dorfladenvereine.

Es geht aber auch in ganz anderen Dimensionen. Typisch hierfür ist die „Verwertungsgesellschaft Wort“, abgekürzt meist als „VG Wort“ bezeichnet. Dieser wirtschaftliche Verein mit Sitz in München macht die Rechte von Urhebern geltend, beispielsweise gegenüber Herstellern von Kopiergeräten. Dabei stehen jedes Jahr zwei- bis dreistellige Millionenbeträge zur Verteilung an Urheber an.

Vorstand und Mitgliederversammlung

Bei beiden Arten von Vereinen können umfangreiche Verwaltungsstrukturen vorhanden sein. So gibt es rein ideelle Sportvereine mit zehntausenden von Mitgliedern und professionell geführten Geschäftsstellen mit Dutzenden von Mitarbeitern.

Allen Vereinen ist gemeinsam, dass es einen Vorstand (§ 26 BGB) und eine Mitgliederversammlung (§ 32 BGB) geben muss. Sie steuern in arbeitsteiligem Zusammenwirken den Verein.

Typische Wünsche nach einer Mitgliederliste

Der Wunsch, eine Liste aller Vereinsmitglieder zu erhalten, entsteht typischerweise bei folgenden Konstellationen: Ein Mitglied möchte erreichen, dass eine Mitgliederversammlung einberufen wird, obwohl der Vorstand dies ablehnt. Die Einberufung muss erfolgen, wenn 10 % der Mitglieder dies verlangen (§ 37 Abs. 1 BGB).

Die Satzung des Vereins kann auch eine andere Prozentzahl festlegen. Das macht für die datenschutzrechtlichen Fragen jedoch keinen Unterschied.

Manchmal geht es nicht um die Einberufung der Mitgliederversammlung, sondern darum, worüber sie beraten muss.

In einem Fall, den der Bundesgerichtshof (BGH) zu entscheiden hatte, legte die Satzung Folgendes fest: Mindestens 5 % der Mitglieder können verlangen, dass ein Antrag zur Beschlussfassung auf der Mitgliederversammlung angekündigt wird. Der Verein war so groß, dass diese 5 % etwa 3.750 Mitgliedern entsprachen. Der Kläger kannte jedoch nur ca. 20 andere Mitglieder persönlich.

Damit war klar, dass er ohne eine Mitgliederliste, mit deren Hilfe er weitere Mitglieder ansprechen kann, voraussichtlich nie die nötige Prozentzahl erreichen würde (BGH, Urteil vom 23.4.2013 – II ZR 161/11, Rn. 14).

Eine weitere typische Konstellation: Ein Mitglied möchte in den Vorstand gewählt werden. Das wird ihm v.a. in größeren Vereinen nur gelingen, wenn es sich den anderen Mitgliedern als Kandidat bekannt machen kann.

Besonders schwierig ist die Situation dann, wenn bisher nur der amtierende Vorstand über eine Liste aller Mitglieder verfügt und sie nutzt, um sich selbst für eine Kandidatur zu empfehlen.

Grundsätze des BGH

Bei allen drei genannten Konstellationen gewährt die Rechtsprechung ein Recht auf eine Mitgliederliste. Laut Bundesgerichtshof (Beschluss vom 21.6.2010 – II ZR 219/09) gilt Folgendes:

• Möchte ein Mitglied das erforderliche „Stimmenquorum“ erreichen, um auf der Basis des „Minderheitenrechts“
  (§ 37 Abs. 1 BGB) die Einberufung einer Mitgliederversammlung zu verlangen, hat es ohne Weiteres Anspruch auf eine Liste aller Mitglieder. Dieser Wunsch stellt ein berechtigtes Interesse dar.
• In allen anderen Fällen besteht ein Anspruch auf eine Mitgliederliste nur ausnahmsweise. Eine Ausnahme ist dann zu bejahen, wenn „aufgrund der Umstände des konkreten Falles die in der Mitgliederliste enthaltenen Informationen ausnahmsweise erforderlich sind, um das sich aus der Mitgliedschaft ergebende Recht auf Mitwirkung an der Vereinswillensbildung wirkungsvoll ausüben zu können.“ (so die Formulierung des BGH in Rn. 6).
• Grundlos, also „einfach so“, kann kein Vereinsmitglied eine Mitgliederliste verlangen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn die Satzung festlegt, dass jedem Mitglied schon wegen seiner Mitgliedschaft eine Liste aller Mitglieder zusteht.

Kein genereller Ausschluss des Anspruchs möglich

Mancher Verein hat schon überlegt, den Anspruch auf eine Mitgliederliste in der Satzung ausdrücklich und ohne jede Ausnahme auszuschließen. Das wäre jedoch unzulässig.

Die Mitgliedschaft in einem Verein begründet ein Rechtsverhältnis zwischen den Mitgliedern. Es stellt im weiteren Sinn ein Vertragsverhältnis dar.

Dann aber gilt laut Bundesgerichtshof: „Das Recht, seinen Vertragspartner zu kennen, ist jedem Vertragsverhältnis derart selbstverständlich, dass es nicht wirksam ausgeschlossen werden kann.“ (so BGH, Beschluss vom 21.9.2009 – II ZR 264/08 Rn. 10 für eine „BGB-Gesellschaft“. Laut BGH, Beschluss vom 21.6.2010 – II ZR 219/09 gilt das auch für Vereine).

Notwendiger Inhalt der Mitgliederliste

Die Mitgliederliste muss folgende Daten enthalten:

• Vor- und Nachname
• Anschrift, bestehend aus Straße mit Hausnummer, Postleitzahl und Ort
• E-Mail-Adresse, sofern dem Verein bekannt; das hat das Oberlandesgericht Hamburg entschieden (OLG Hamburg, Urteil vom 27.8.2009 – 6U 38/08, Rn. 2).

Der geschilderte Inhalt der Liste ergibt sich aus ihrem Zweck. Die Liste soll lediglich die Kommunikation ermöglichen.

Dazu genügen normalerweise die genannten Daten. Weitere Angaben, etwa zur Dauer der Vereinsmitgliedschaft oder Ähnliches, sind dafür nicht erforderlich.

Anspruch auf elektronische Liste

Gerade bei großen Vereinen hilft es wenig, wenn man eine Liste aller Mitglieder auf Papier erhält. Eine solche Liste lässt sich nicht vernünftig verwenden. Dies sieht auch die Rechtsprechung so. Der Bundesgerichtshof gewährt einen Anspruch auf eine Liste in elektronischer Form.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die entsprechenden Daten beim Verein in elektronischer Form vorliegen (BGH, Beschluss vom 21.6.2010 – II ZR 219/09, Rn. 4). Sollte ein Verein also lediglich eine Mitgliederkartei führen, muss er daraus keine elektronische Liste erstellen.

Kein Verweis auf „andere Wege“

Nicht entgegenhalten lassen muss sich ein Vereinsmitglied, dass es auf anderen Wegen mit den weiteren Mitgliedern in Kontakt treten könnte. Das hat der BGH in einem Fall entschieden, bei dem ein Verein mit 50.000 Mitgliedern über eine Mitgliederzeitung und ein Internetforum verfügte.

Laut Gericht muss sich ein Vereinsmitglied, das eine Mitgliederversammlung erreichen möchte, nicht auf diese Möglichkeiten verweisen lassen (BGH, Beschluss vom 21.6.2010 – II ZR 219/09,
Rn. 13). Sie sind schlicht weniger effektiv.

Treuhänder-Modell des BGH

Hat ein Mitglied Anspruch auf eine Mitgliederliste, dann bedeutet das nicht, dass es diese Liste selbst in die Hand bekommt. Der BGH hat zumindest bei großen Vereinen nur einer „Treuhänder-Lösung“ zugestimmt (BGH, Beschluss vom 21.6.2010 – II ZR 92/09, Rn. 8 und 14).

Diese Treuhänder-Lösung sieht so aus:

• Das Mitglied, das ein berechtigtes Interesse an einer Mitgliederliste hat, benennt gegenüber dem Vorstand des Vereins einen Treuhänder. Das könnte z.B. ein Rechtsanwalt, Notar oder Steuerberater sein. Nötig ist eine Persönlichkeit, die von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und bei der man davon ausgehen kann, dass sie Verschwiegenheitsregelungen kennt und einhält.
• Der Vorstand des Vereins übergibt die Mitgliederliste diesem Treuhänder. Das Mitglied, das Anspruch auf die Liste hat, erhält sie also nicht persönlich.
• Dann tritt der Treuhänder an die Vereinsmitglieder heran und übermittelt ein Schreiben des Mitglieds, das Anspruch auf eine Mitgliederliste hat.
• Der Treuhänder beachtet Widersprüche gegen eine Übermittlung, soweit sie ihm bekannt sind. Er ist jedoch nicht verpflichtet, vor der Übermittlung des Schreibens alle Mitglieder zu fragen, ob jemand widersprechen möchte. Der Verein kann aber seine Mitglieder auf die Widerspruchsmöglichkeit hinweisen.

Wie ein solches Vorgehen im Detail abläuft, schildert ein Urteil des Oberlandesgerichts Hamburg vom 27. August 2009 – 6U 38/08. Dort finden sich auch Hinweise darauf, wie die Bestellung des Treuhänders abzulaufen hat.

In Einzelfällen waren Gerichte – auch der BGH – schon großzügiger und haben die Herausgabe von Daten direkt an ein Mitglied ohne den Umweg über einen Treuhänder gewährt. Sich darauf zu verlassen, erscheint angesichts der Vorgaben der DSGVO riskant und kann „ins Auge gehen“.

Abwägung der Interessen

Die Treuhänder-Lösung stellt sicher, dass die berechtigten Interessen der Vereinsmitglieder berücksichtigt werden, die ein Schreiben erhalten. Sie müssen es sich zwar gefallen lassen, dass andere Vereinsmitglieder in Vereinsangelegenheiten an sie herantreten.

Dies ergibt sich aus dem gemeinsamen Zweck, zu dem alle dem Verein beigetreten sind. Vereinsmitglieder, die angeschrieben werden, müssen es jedoch nicht hinnehmen, dass andere Mitglieder die dafür notwendigen Daten persönlich in die Hand bekommen.

Löschungspflicht

Es ist selbstverständlich, dass der Treuhänder die Daten nur für den Zweck verwenden darf, zu dem sie ihm überlassen werden. Hat sich dieser Zweck erledigt, sind also die Vereinsmitglieder angeschrieben, muss der Treuhänder die Daten löschen.

Tragung der Kosten

Ein wichtiger Punkt in der Praxis ist die Frage, wer die Kosten für das Erstellen der Liste und für das Einschalten eines Treuhänders zu tragen hat. Die Antwort ist klar: Diese Kosten fallen dem Mitglied zur Last, das Anspruch auf eine Mitgliederliste hat.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 811 BGB. Nach dieser Vorschrift muss derjenige, der die Vorlegung von Urkunden verlangt, die Kosten dafür tragen. Eine Mitgliederliste ist eine Urkunde im Sinn dieser Vorschrift.

Auswirkungen der DSGVO

Die hier dargestellte Rechtsprechung bleibt anwendbar, wenn vom 25. Mai 2018 an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt. Dies ergibt sich aus folgenden Überlegungen:

• Die Übermittlung von Namen und Anschriften aller Vereinsmitglieder an ein einzelnes Mitglied oder an den von ihm beauftragten Treuhänder stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).
• Diese Verarbeitung ist rechtmäßig, weil sie erforderlich ist, um die berechtigten Interessen des Vereinsmitglieds zu wahren, das diese Daten erhalten möchte (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DSGVO).
• Die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen – also der Vereinsmitglieder, deren Namen und Adressen übermittelt werden – sind dadurch gewahrt, dass die Daten nur an einen Treuhänder herausgegeben werden (Art. 6 Abs.1 Satz 1 Buchst. f DSGVO).
• Es entspricht den vernünftigen Erwartungen von Vereinsmitgliedern, dass andere Vereinsmitglieder sie in Angelegenheiten kontaktieren wollen, die den Verein betreffen (zu diesem Aspekt der vernünftigen Erwartung siehe Erwägungsgrund 47 Satz 1 DSGVO). Immerhin stellt ein Verein rein begrifflich gesehen einen Zusammenschluss von Personen dar, die mithilfe des Vereins einen gemeinsamen Zweck verfolgen.

Die DSGVO lässt die Herausgabe der Daten nur zu. Ob ein Anspruch darauf besteht, die Daten zu erhalten, ist keine Frage des Datenschutzrechts, sondern des Vereinsrechts. Sie ist daher auch künftig nach den Maßstäben von § 37 BGB zu entscheiden.

Ein Hinweis zur Beschaffung der zitierten Urteile: Alle zitierten Urteile sind problemlos zu finden, indem man das Aktenzeichen im Internet eingibt. Normalerweise erscheinen dann mehrere Fundstellen, bei denen die vollständige Entscheidung zu finden ist.