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Speicherbegrenzung von E-Mails in der Praxis
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Bild: iStock.com / alexsl
Löschkonzept
Ein vollumfängliches Datenschutz-Löschkonzept muss auch E-Mails inklusive etwaiger Anhänge berücksichtigen. Denn sie enthalten ebenfalls personenbezogene Daten und sind somit aus Datenschutzsicht zum gegebenen Zeitpunkt zu löschen.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert, dass personenbezogene Daten zeitnah zu löschen oder zu anonymisieren sind, nachdem der zugrunde liegende Verarbeitungszweck – inklusive weiterer verbindlicher Vorschriften – erfüllt bzw. erloschen ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).
Das betrifft E-Mails, die faktisch immer personenbezogene Daten enthalten, ebenso wie andere unstrukturierte (Scans, PDF, Word, Excel, Hardcopies) und strukturierte Daten in Geschäftsapplikationen.
Herausforderungen
Heutzutage läuft der größte Teil der Geschäftskorrespondenz über E-Mails ab. Es gibt kaum einen komfortableren Weg, mit Kunden, Lieferanten oder Arbeitskollegen Informationen und Unterlagen auszutauschen.
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Verfasst von
Stefan Van
Stefan Van (https://www.datenschutz-loeschhandbuch.de) ist Unternehmensberater für Datenschutz mit Schwerpunkt Data Retention and Deletion.
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