Speicherbegrenzung von E-Mails in der Praxis

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert, dass personenbezogene Daten zeitnah zu löschen oder zu anonymisieren sind, nachdem der zugrunde liegende Verarbeitungszweck – inklusive weiterer verbindlicher Vorschriften – erfüllt bzw. erloschen ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).
Das betrifft E-Mails, die faktisch immer personenbezogene Daten enthalten, ebenso wie andere unstrukturierte (Scans, PDF, Word, Excel, Hardcopies) und strukturierte Daten in Geschäftsapplikationen.
Herausforderungen
Heutzutage läuft der größte Teil der Geschäftskorrespondenz über E-Mails ab. Es gibt kaum einen komfortableren Weg, mit Kunden, Lieferanten oder Arbeitskollegen Informationen und Unterlagen auszutauschen.