Datenschutz vor & bei Umzügen

Würde man Datenschutzbeauftragte (DSB) fragen, ob sie Umzüge im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) standardmäßig berücksichtigen, werden viele dies vermutlich verneinen. Das ist nachvollziehbar, denn wie häufig zieht eine Organisation um? Personenbezogene Daten bei einem Umzug sind eher Beiwerk als zentraler Gegenstand. Die folgenden realen Vorfälle verdeutlichen, warum sich DSB darum kümmern sollten.

Kontrollverlust von Personalunterlagen im Vorfeld von Umzügen

Eine Organisation stand vor einem Büroumzug. Wie es dabei häufig der Fall sein dürfte, sollten die Beschäftigten zuvor nicht mehr erforderliche Unterlagen entsorgen. Also z.B. Dokumente, Ausdrucke oder Notizen. Um sie dabei zu unterstützen, organisierte das Office Management Behälter des Entsorgungsdienstleisters und Auftragsverarbeiters, mit dem die Organisation ohnehin zusammenarbeitet. Leider fiel niemandem die geringfügige Abweichung von dem Vorgehen, wie es im VVT beschrieben ist, auf.

Normalerweise liefert der Dienstleister die Behälter verschlossen an und übergibt die Schlüssel einer zentralen Ansprechpartnerin. So können die Beschäftigten zwar ihre Unterlagen entsorgen, sie können den Behälter jedoch nicht selbst öffnen. In diesem Fall war der Schlüssel jedoch per Band am Behälter befestigt.

Einzelne nehmen den Schlüssel wahr

Einzelnen Personen fiel auf, dass der Schlüssel befestigt war, Beschäftigte der Personalabteilung hingegen bemerkten dies nicht. Sie gingen davon aus, dass der Behälter nur für sie bestimmt war. Erstere nutzten den Schlüssel, …