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Datenschutz bei Veranstaltungen
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Bild: Rawpixel / iStock / Thinkstock
Teilnehmerlisten und -urkunden
Der Volksmund sagt: „Die Schuster tragen die schlechtesten Schuhe.“ Auch wenn wir als Datenschutzbeauftragte das nicht gern hören: Manchmal machen selbst Datenschutzbeauftragte schnell Daten zugänglich, die verborgen bleiben sollten. Denken Sie beispielsweise an Teilnehmerlisten und Urkunden bei Schulungen. Wie gehen Sie in der Praxis damit um?
Der Ausrichter einer (Datenschutz-)Schulung muss verschiedene organisatorische Aufgaben erledigen, um eine solche Veranstaltung ordnungsgemäß abzuwickeln.
Das Dilemma
Dafür muss er beispielsweise wissen, wer bei der Schulung anwesend ist. Und das nicht allein wegen der Rechnung, die man trotz Abwesenheit stellen könnte. Denken Sie an einen Brand oder an eine Evakuierung des Gebäudes. Der Veranstalter trägt hier eine große Verantwortung, und die unterschriebene Teilnehmerliste ist dabei ein sinnvolles Arbeitsmittel.
Üblicherweise liegen Teilnehmerlisten am Check-in der Veranstaltung aus. Die eintreffenden Teilnehmer zeichnen hinter ihrem Namen die Teilnahme ab. Am Ende der Veranstaltung wünschen die meisten Besucher eine Urkunde – dummerweise verlassen aber meist nicht alle gleichzeitig die Veranstaltung. Daher liegen die Urkunden offen aus.
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Verfasst von
Stefan Purder
Stefan Purder arbeitet seit vielen Jahren als betrieblicher und externer Datenschutzbeauftragter. In der Zeit, in der er nicht im Datenschutz aktiv ist, findet man ihn immer wieder in einer evangelischen Freikirche auf der Kanzel (www.gottesdienst-tv.de/).
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