Viele Unternehmen verbieten Messenger ausdrücklich. Sie verweisen auf den Datenschutz, aber auch auf das Risiko, dass Verantwortliche zu Diensteanbietern nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG) bzw. dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) werden. Inwieweit die Beschäftigten die Verbote einhalten, ließe sich nur durch regelmäßige Kontrollen ermitteln. Doch das machen die wenigsten.
Etliche Unternehmen erlauben es den Beschäftigten aber auch, Messenger zu nutzen. Hier kommt es v.a. darauf an, welche Messenger im Einsatz sind.
Wer die Nutzung von WhatsApp aus Sicht des Datenschutzes untersucht, stellt schnell fest, dass sich schon einige der Grundsätze des Datenschutzes nicht einhalten lassen. Für die Rechtmäßigkeit könnten Unternehmen immerhin noch auf das berechtigte Interesse des Verantwortlichen oder eines Dritten verweisen. Aber spätestens bei der Bedingung, die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen angemessen zu schützen, wird es schwierig. Denn WhatsApp ist nicht für die Nutzung in Unternehmen gedacht. Demzufolge sind auch die rechtlichen Bedingungen nicht zu erfüllen.
Anders sieht es aus, wenn Unternehmen Messenger wie Signal oder Threema nutzen. Hier sind die rechtlichen Bedingungen anders. Doch nennen Verantwortliche oft als Problem, dass zu wenige Nutzer über diese Messenger verfügen. Daher seien sie kaum praxistauglich.
