Datenspeicherung in der Microsoft-Cloud

Dabei geht es nicht allein um technische Aspekte der Speicherung, sondern auch um vertragliche Regelungen, rechtliche Rahmenbedingungen und organisatorische Maßnahmen, die für ein angemessenes Datenschutzniveau erforderlich sind.

Datenarten und ihre ­Bedeutung für die Speicherung

Die Verarbeitung in Microsoft 365 lässt sich in drei Kategorien einteilen: Funktions-, Inhalts- und Diagnosedaten.

• Funktionsdaten entstehen beim Anmelden, bei der Authentifizierung oder bei der Protokollierung von Nutzungsvorgängen.
• Inhaltsdaten umfassen Dokumente, Tabellen, Präsentationen sowie Audio- und Videodaten, wie sie in Teams anfallen.
• Diagnosedaten, häufig auch Telemetriedaten genannt, enthalten Informationen über Betriebssysteme und Geräte, zudem Leistungsparameter und Fehlerberichte.

Im Zusammenhang mit der Speicherung sind Inhaltsdaten im Fokus. Denn sie enthalten die personenbezogenen Informationen der Beschäftigten und unternehmensbezogene Angaben.

Abgrenzung der Speicherorte

Um die datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten, ist es wichtig, die Speicherorte klar voneinander abzugrenzen. OneDrive dient der individuellen Ablage. Hier liegen Daten, die nicht für den Zugriff durch Dritte bestimmt sind. SharePoint stellt die Plattform für gemeinsam genutzte Dokumente dar. Teams fungiert als Zugang, über den Anwender auf diese Speicher zugreifen.

Teilen Nutzende Dateien in einem Chat, speichert die Anwendung diese technisch in OneDrive. Inhalte, die in Kanälen gespeichert werden, hingegen liegen in den zugehörigen Sh…