Wie Datenschutz zwei Millionen Euro sparen kann

Bei der Begehung auf einem Gelände, auf dem schon seit vielen Jahren Infrastruktur des Unternehmens besteht, fiel mir ein Gebäude auf, in dem ich bisher noch nicht gewesen war. Die beteiligte Datenschutzkoordinatorin wusste ebenfalls nicht, worum es sich dabei handelt. Also fragten wir nach.

Ich kam mir dort vor wie der Jäger des verlorenen Schatzes: In diesem Gebäude lagen archivierte Unterlagen, niemand konnte sagen, wie lange schon. Es waren alte Projektunterlagen, Verträge, Dokumente, bei denen niemand entscheiden wollte, ob sie nicht noch einmal vor Gericht erforderlich sein könnten.

Meine Kernfrage: Wie oft hat man denn aus diesem Gebäude schon Unterlagen gebraucht? Der letzte Vorgang lag drei Jahre zurück. So war die nächste logische Frage: Wann ist geplant, diese ganzen Unterlagen zu digitalisieren?

70.000 Euro für Digitalisierung

Darüber hatte sich noch niemand Gedanken gemacht. Eine nähere Untersuchung ergab, dass sich alle Unterlagen mit gängigen Systemen so digitalisieren lassen, dass die Beweiskraft noch immer gegeben ist. Mir war klar, dass 99 % dieser Unterlagen nie wieder notwendig sind. Gleichwohl musste ich die Geschäftsführung überreden, die Digitalisierung durchzuführen. Der Kostenpunkt dafür lag bei etwa 70.000 Euro.

Eines Tages wollte der Geschäftsführer wissen, wie lange wir denn dieses Gebäude noch bräuchten. Meine Antwort: Nach Abschluss der Digitalisierung lassen sich die gelagerten Unterlagen komplett entsorgen. Da strahlte der Chef über das ganze Gesicht: „Sie haben mir mit Ihrer Antwort zwei Million Euro gespart.“

Warum der Chef tro…