Von Gesundheitsakten zur Weihnachtsdeko

Die Digitalisierung bringt es mit sich, analoge Akten einzuscannen und in digitale Akten umzuwandeln. So auch bei einem Unternehmen aus dem Gesundheitsbereich, das spezielle Anforderungen und Aufbewahrungsfristen für die Datenspeicherung einzuhalten hat.

Ein Keller voll Gesundheits­daten

Die Erfahrung lehrt, dass es sicherer ist, wenn der Dienstleister die Unterlagen nach der Digitalisierung zurückbringt. Denn immer wieder passierte es leider, dass die Digitalisierung nicht oder nicht richtig funktioniert und Unterlagen unwiederbringlich verloren sind, wenn der Dienstleister sie sogleich vernichtet.

Solche Unterlagen wurden in Kartons im Keller abgelegt. Geplant war, stichprobenartig Überprüfungen vorzunehmen und, wenn alles in Ordnung ist, die Unterlagen zu vernichten. Sonst ist nachzubessern.

Wegschließen bitte!

Seit mehreren Monaten lagen die sensiblen Unterlagen so im Keller, dass sie theoretisch zugänglich sind. Auch wenn dort eigentlich nur befugte Personen Zutritt haben. Als Datenschutzbeauftragter hat man dann die Aufgabe, auf diesen Tatbestand hinzuweisen und Besserung einzufordern. Auch wenn es nervt. Immer wieder der Hinweis: Gesundheitsakten sind hoch sensibel, und Unbefugte dürfen sie nicht einsehen. Wegschließen!

Und dann die Wende. Die zuständige Abteilungsleiterin zwinkerte mir zu. „Kommen Sie nächsten Donnerstag her, Sie werden begeistert sein!“ An jenem Donnerstag im November gingen wir in den Keller. Die Kartons standen immer noch da. Nur das schelmische Grinsen der Abteilungsleiterin sagte mir, dass sich etwas verändert hatte. „Öffnen Sie ma…