Terminverwaltung im Gesundheitsbereich

Für die Online-Terminbuchung sind drei Möglichkeiten in Gebrauch:

• Entweder buchen Patientinnen und Patienten über die Homepage der Arztpraxis und dort eingebetteten Terminbuchungsbuttons oder Kalender einen Termin. Technisch betreibt dies oft ein externer Dienstleister.
• Oder Patientinnen und Patienten buchen Praxistermine direkt über Plattformen von Terminverwaltungsdienstleistern. Die Plattform verarbeitet dann die vom Dienstleister vergebenen Termine zusammen mit denen, die die Praxis selbst telefonisch vergibt, im Terminkalender der Praxis.
• Eine Mischform stellt die Terminbuchung über Plattformen zur Ärztin-/Arztsuche bzw. -bewertung wie z.B. Jameda dar. Dort können Patienten bei Praxen, die dies beauftragt haben, ebenfalls direkt Termine buchen.

Hilfestellung durch DSK

Was aus Datenschutzsicht bei der Terminbuchung und -verwaltung über externe Dienstleister zu beachten ist, können Praxis­inhaber und Patienten aus dem Beschluss der Datenschutzkonferenz vom 16.06.2025 zum „Datenschutz bei der Terminverwaltung durch Heilberufspraxen“ entnehmen (siehe https://ogy.de/vfbg).

Übernahme durch externen Dienstleister zulässig

Verwaltet ein externer Dienstleister die Termine für eine Praxis, so findet dabei eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch den externen Dienstleister statt. Oft handelt es sich dann auch um besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), nämlich um Gesundheitsdaten, wenn die Software z.B. die Beschwerden einer Patientin bei der Terminverei…