Sie verwenden einen veralteten Browser. Um im Internet auch weiterhin sicher unterwegs zu sein, empfehlen wir ein Update.

Nutzen Sie z.B. eine aktuelle Version von Edge, Chrome oder Firefox

Fit für die DSGVO finden Sie jetzt hier
Ratgeber
03. November 2017

Ist das Scannen und Kopieren von Reisepass und Personalausweis erlaubt?

Gratis
Ist das Scannen und Kopieren von Reisepass und Personalausweis erlaubt?
Bild: Nael005 / iStock / Thinkstock
3,40 (5)
Ausweiskopien
Welche Regeln gelten für Ausweiskopien? Wer darf eine Ausweiskopie anfertigen und was gilt für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einer Kopie des Personalausweises oder Reisepasses? Seit dem 15. Juli 2017 gelten die unten aufgeführten Regelungen.

Bis Juli 2017 war das Scannen von Personalausweisen verboten. Seitdem enthält das Personalausweisgesetz entsprechende Vorgaben.

Diese Vorgaben gelten für Ausweiskopien

Der Ausweis darf nur vom Ausweisinhaber oder von anderen Personen mit Zustimmung des Ausweisinhabers in der Weise abgelichtet werden, dass die Ablichtung eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar ist. (Satz 1)

Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben. (Satz 2)

Werden durch Ablichtung personenbezogene Daten aus dem Personalausweis erhoben oder verarbeitet, so darf die Daten erhebende oder verarbeitende Stelle dies nur mit Einwilligung des Ausweisinhabers tun. (Satz 3)

Die Vorschriften des allgemeinen Datenschutzrechts über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten bleiben unberührt. (Satz 4)

Siehe: Personalausweisgesetz (PAuswG) § 20 Abs. 2 und Passgesetz § 18 Abs. 3.

Das ist bei der Kopie von Ausweis und Reisepass erlaubt

Der Gesetzgeber schreibt: „Der Gedanke der allgemeinen Handlungsfreiheit gebietet es, dem Ausweisinhaber die Entscheidung darüber zu belassen, ob sein Ausweis in einer der genannten Formen kopiert werden darf.

Zugleich ist jedoch das öffentliche Interesse an dem Personalausweis als einem verlässlichen, hoheitlichen Identifizierungsdokument zu wahren. Deshalb muss die Ablichtung jederzeit als Kopie erkennbar sein (Satz 1).“

Damit die Kopie als solche zu erkennen ist, schlägt der Gesetzgeber Folgendes vor:

  • In Monochromstufen (schwarz-weiß) drucken
  • Auf der Fotokopie den deutlich sichtbaren Vermerk ‚Kopie‘ anbringen

Warum hat sich das Gesetz geändert?

In der Gesetzesbegründung zum 2017 geänderten § 20 Abs. 2 PAuswG heißt es: „Die Regelung hat sich als nicht praxisgerecht erwiesen.“

Denn der alte § 20 Absatz 2 PAuswG hat das Scannen, Fotografieren und Ablichten des Personalausweises verboten.  Die Neuerung erlaubt das Kopieren, Fotografieren und Einscannen von Personalausweisen.

Wer darf personenbezogene Daten von einer Ausweiskopie verarbeiten?

Im Gesetz heißt es: „Satz 1 regelt (lediglich) das Erstellen eines … Abbildes des Personalausweises; die mit der Ablichtung häufig einhergehende Erhebung personenbezogener Daten wird nicht geregelt.“

Achtung
Die in Satz 1 angesprochene Zustimmung bezieht sich also nur auf das Erstellen einer Kopie. Sie ist keine Einwilligung im datenschutzrechtlichen Sinn.

Darf ich eine Ausweiskopie weitergeben?

Nach Satz 2 dürfen andere Personen als der Ausweisinhaber die Kopie nicht an Dritte weitergeben. Eine Besonderheit ist die Weitergabe der Kopie innerhalb einer Organisation.

Die Gesetzesbegründung besagt: „Dritte im Sinne dieser Vorschrift sind allerdings nicht Personen, die derselben Organisation (z. B. juristischen Person) angehören wie diejenige, gegenüber der Ausweisinhaber seine Zustimmung erklärt hat. Innerhalb ein- und derselben Organisation darf die Ausweiskopie also mit Zustimmung des Ausweisinhabers weitergegeben werden.“

Das bedeutet: Wenn Sie eine Kopie Ihres Ausweises an ein Unternehmen weitergeben, darf diese innerhalb der Firma weiter gegeben werden. Allerdings nicht an Dritte (also andere Firmen oder Personen).

Ausweiskopie nur nach Zustimmung?

Laut Gesetzgeber bilden die Sätze 3 und 4 den datenschutzrechtlichen Teil der Vorschrift.

„Soweit durch Ablichtung personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet werden, darf die erhebende Stelle dies nach Satz 3 nur mit Einwilligung des Ausweisinhabers tun. Der Einwilligungsvorbehalt zu Gunsten des Ausweisinhabers beinhaltet selbstverständlich auch ein Recht zur Unkenntlichmachung (z. B. Schwärzung) derjenigen personenbezogenen Daten, die der Ausweisinhaber nicht preisgeben will. Unberührt hiervon bleiben weitere Vorgaben des allgemeinen Datenschutzrechts (Satz 4), beispielsweise zu datenschutzrechtlichen Löschungspflichten.“

Sie müssen also zustimmen, wenn eine Ausweiskopie erstellt werden soll. Außerdem können Sie darauf bestehen, dass bei der Ablichtung bestimmte personenbezogene Daten unkenntlich gemacht (z.B. geschwärzt) werden.

Quelle: Bundestags-Drucksache 18/11279 v. 22.02.2017, S. 27/28; abrufbar unter http://ogy.de/PAuswG-neu.

Dr. Eugen Ehmann

Dr. Eugen Ehmann
Verfasst von
Dr. Eugen Ehmann
Dr. Eugen Ehmann
Dr. Eugen Ehmann ist ausgewiesener Fachmann auf dem Gebiet des Datenschutzes in Unternehmen und Behörden. Er ist Herausgeber eines renommierten DSGVO-Kommentars und Autor zahlreicher Beiträge in der Datenschutz PRAXIS sowie in vielen weiteren Datenschutz-Veröffentlichungen. Außerdem moderiert er seit 2003 den Datenschutz-Kongress IDACON .
0 Kommentare
Vielen Dank! Ihr Kommentar muss noch redaktionell geprüft werden, bevor wir ihn veröffentlichen können.