Datenschutzfehler vermeiden mit dem Document Inspector

Etwa ein Fünftel aller Word-Dokumente bearbeiten mehrere Personen. Dabei entstehen häufig Kommentare oder Änderungsvorschläge, die personenbezogene Informationen enthalten. Das können Namen, Rollen, Bewertungen oder Einschätzungen zu konkreten Aufgaben sein. Dazu kommen nicht selten Inhalte mit Bezug auf Informationssicherheit, Risikobetrachtungen oder Compliance-Fragen.

Gibt man ein solches Dokument unverändert weiter, können externe Empfänger unbeabsichtigt interne Bewertungen oder vertrauliche Hinweise sehen. Damit verstößt das Unternehmen gegen Datenschutzgrundsätze wie Datenminimierung, Vertraulichkeit oder Zweckbindung.

Finale Prüfung nicht geregelt

Ein weiteres Problem liegt nicht in der Technik, sondern im Prozess. Oft ist nicht geregelt, wer das Dokument vor der Weitergabe an Externe final prüft. In vielen Projekten gehen Dokumente direkt aus der Arbeitsversion in den Versand – etwa weil jemand „kurz vor dem Termin“ die Datei exportiert oder spontan zum Kommentieren weiterleitet. Ohne eindeutige Rollen, Verantwortlichkeiten und definierte Freigabewege geschieht dies viel zu oft.

Das Risiko erhöht sich, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, verschiedene Versionen kursieren oder Cloud-Speicher automatisch synchronisieren. Selbst gut geschulte Mitarbeitende übersehen mitunter kommentierte Abschnitte oder Metadaten.

Zwei Dateien sind besser als eine

Kommentare, personenbezogene Angaben, sicherheitsrelevante Hinweise oder Compliance-Informationen dürfen das Unternehmen nicht ungeprüft verlassen. Die beste L…