Die Umsetzung der Ansprüche betroffener Personen zur Auskunft aus Art. 15 DSGVO ist für viele Verantwortliche ein umständlicher und aufwendiger Prozess. Insbesondere wenn Auskunftsansprüche von (ehemaligen) beschäftigten Personen erfolgen, stehen die (vormaligen) Arbeitgeber vor der Frage, in welchem Umfang und welcher Tiefe diese Ansprüche zu befriedigen sind. Dieser Beitrag versucht, auf alle relevanten Fragen einzugehen und entsprechende Hilfen zu bieten.
Eingang der Auskunftsbegehren
Es empfiehlt sich, einen zentralen Eingangskanal für Auskunftsbegehren einzurichten und diesen klar zu kommunizieren. Zwar gibt es keine rechtliche Grundlage dafür, dass man Auskunftsbegehren nur bearbeiten muss, wenn sie über diesen Kanal eintreffen.
Ein solcher Eingangskanal kann jedoch dabei helfen, die teils engen Fristen der DSGVO einzuhalten, um auf Auskunftsbegehren zu reagieren und sie zu beantworten.
Damit verbunden ist die Schulung der eigenen Beschäftigten zum Auskunftsanspruch, sodass diese potenzielle Begehren nach Art. 15 DSGVO frühzeitig erkennen und unverzüglich an die zuständigen Stellen weiterleiten können. Oftmals erfolgen Auskunftsbegehren nämlich im normalen Kundenkontakt oder gegenüber Führungskräften.
Das Gesetz sieht hier keine bestimmte Formulierungen oder einzuhaltende Formvorgaben vor. So muss klar sein, dass bereits unklare Aussagen wie „Ich möchte wissen, was Sie über mich haben“ als Auskunftsantrag zu werten sind.
