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Nichts der Archäologie überlassen – selbst löschen!
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Der zweifelhafte Wert von Archiven
Zu den spannendsten Orten bei Begehungen gehören Archive. Die werden immer mystischer, je mehr wir digitalisieren. Früher war hier einfach die „Ablage“. Heute ist es das analoge Gedächtnis vergangener Verwaltung. Oder wie eine Kollegin sagte: „Hier riecht es nach Verantwortung. Der entgeht keiner!“
Die digitale Personalakte ist eingeführt. Mit klaren Regeln, automatisierten Fristen und sogar dokumentierter Löschung. Jetzt sollte das Archiv sich doch langsam leeren. Tut es aber nicht. Im Gegenteil: Es wirkt voller denn je – auch bedeutungsvoller.
Die scheinbar plausible Erklärung: „Na ja, das mit dem Löschen betrifft die digitalen Daten. Also das, was man eh nicht greifen kann und was auch nicht wirklich etwas wert ist. Da hinten hingegen sind die wertvollen Sachen!“
Fortbildung für die Ewigkeit
Ich entdecke Unterlagen zu einer Unterweisung aus dem Jahr 2004 – mit Teilnehmerliste, Unterschriften, sogar einer Feedback-Ecke („Referent Bartruff schlecht rasiert. Raum zu kalt“). Frage: „Warum ist das noch da?“ Antwort: „Was, wenn morgen die Berufsgenossenschaft kommt und behauptet, wir hätten nie geschult?“ Irgendwie verständlich. Aber leider keine Rechtsgrundlage nach über 20 Jahren.
Emotionale Zettel
Papier, liebevoll aufbewahrt in Klarsichthüllen. Inhalt: Name, Geburtsdatum, Telefonnummer. Und das nicht nur einmal. Sondern gleich von allen Mitarbeitern, die seit 1997 im Unternehmen waren.
Frage: „Weshalb ist das noch hier?“ Antwort: „Teilweise arbeiten die Leute noch hier, da muss man die ja vielleicht mal anrufen. Außerdem: Das sind ja nur Zettel! Das zählt doch nicht, oder?“ Doch. War damals als Grundlage einer elektronischen Datei gedacht. Zählt.
Fazit der Begehungen
Der Wille zur Erinnerung ist groß – der Wille zum Löschen … naja. Wie sagte die Kollegin beim Rausgehen: „Wenn wir alles löschen, was alt ist, wer sind wir dann noch?“ Ganz klar: Ein…
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Verfasst von
Eberhard Häcker
Eberhard Häcker ist seit vielen Jahren als externer Datenschutzbeauftragter tätig. Seit 2005 ist Eberhard Häcker selbstständig mit Schwerpunkt Datenschutzberatung.
