Datenschutz in Besprechungsräumen

Ortsbegehung Datenschutz. Der Bereichsleiter führt den Datenschutzbeauftragten von Büro zu Büro. Im Bürotrakt befindet sich auch ein Besprechungsraum. Dort läuft gerade ein Meeting. Der Bereichsleiter schlägt vor, diesen Raum nicht zu begehen, da dort „nur“ Besprechungen stattfinden. Was haben die schon mit Datenschutz zu tun? Außerdem darf jetzt nicht gestört werden. Der DSB stimmt zu …

Spannende Fundstücke für den Datenschutzbeauftragten

Was kann in Besprechungsräumen schon Verfängliches sein? Sehr viel! Hier eine kleine Auswahl von mir tatsächlich gefundener personenbezogener Unterlagen in Besprechungsräumen:

• Bewerbungsmappen
• OP-Liste in einem Klinikum (Überbleibsel der Frühbesprechung), die Rückseite wurde als Notizblatt verwendet
• handgeschriebene Notizen über die Preise und die Leistungen von Mitbewerbern
• Ausdruck mit Fehltagen und -zeiten eines namentlich genannten Mitarbeiters
• USB-Stick, der in einem Rechner steckt

Ein weiteres Beispiel: Bei einer Begehung fand ich einen beschriebenen Flipchart-Block vor. Er enthielt das Passwort für einen Schulungszugang zur Personalsoftware. Drei Blätter weiter stand, wie man vom Testzugang aus den Resturlaubsanspruch mitsamt der Urlaubshistorie aufrufen kann. Die dazu nötigen Personalnummern fanden sich im Papierkorb auf einem zusammengeknüllten Ausdruck mit Personalnummern.

In der Folge hätte ich jeden beliebigen Urlaub der Beteiligten auslesen, gewähren, ändern, versagen oder löschen können.

Konsequenz: Verantwortung und Kontrollen müssen eindeutig geregelt sein. Auf welche Punkte kommt es dabei an…