Homeoffice: So regeln Sie den Umgang mit Papierdokumenten

Unternehmen sind zwar nicht verpflichtet Homeoffice anzubieten, doch die Arbeit im Homeoffice – oft auch Remote Work genannt – hat sich in vielen Unternehmen fest etabliert.

Die Trend- und Arbeitsforschung ist sich sicher, dass nicht der alleinigen Arbeit im klassischen Büro die Zukunft gehört, sondern Hybrid Work soll die Zukunft sein – also die flexible, ortsunabhängige Arbeit, je nach Bedarf im Homeoffice, unterwegs oder in der Firma. Eine solche Veränderung in der Art des Arbeitens hat Folgen für den Datenschutz. Denn mit verschiedenen Orten sind auch unterschiedliche Risiken verbunden.

So manches Unternehmen hat bereits eine spezielle Datenschutz-Unterweisung zum Thema Homeoffice vorgesehen – gut so. Allerdings stehen bei Schulungen zu den Risiken im Homeoffice in aller Regel die digitalen Bedrohungen im Vordergrund. Typisches Beispiel dafür sind verstärkte Attacken mit Ransomware und Phishing-Angriffe auf Beschäftigte am Heimarbeitsplatz oder am mobilen Endgerät.

Was Unternehmen allerdings nicht vergessen dürfen: Auch im Homeoffice drucken die Beschäftigten Dokumente aus. Und sie nehmen ins Homeoffice betriebliche Unterlagen mit. Der ständige Ortswechsel bei Hybrid Work macht es sogar noch wahrscheinlicher, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Papierdokumente aus dem Büro ins Homeoffice und umgekehrt mitnehmen.

Papierdokumente transportieren, aufbewahren und entsorgen

Bereits auf dem Weg vom Büro ins Homeoffice können Dokumente verloren gehen oder Dieben in die Hände fallen. Im Homeoffice könnte es bei unsicherer Aufbewahrung ebenfalls dazu kommen, dass unbefugte Dritte Einsicht nehmen, Kopien erstellen oder die Dokumente an sich nehmen.

Nicht zuletzt bei der Entsorgung könnten die Beschäftigten Fehler machen. Etwa indem sie die Dokumente mit dem restlichen Papiermüll des Hauses einfach in die Papiertonne werfen. Tatsächlich sind Mülltonnen für Datendiebe wahre Fundgruben.

Es gibt also sehr gute Gründe, Datenschutz-Regeln aufzustellen, wie die Kolleginnen und Kollegen mit Papierdokumenten im Homeoffice und bei Hybrid Work umgehen sollten. Die wichtigsten Bereiche betreffen dabei den Transport, die Aufbewahrung und die Entsorgung.

Tipps der Datenschutz-Aufsichtsbehörden

Hierzu haben die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz wertvolle Hinweise gegeben:

Datenschutz auch für Papier, nicht nur für Digitales

Die Datenrisiken, die durch einen ungeschulten, unachtsamen Umgang mit Papierdokumenten entstehen, zeigen: Die Art der Sicherheits-Maßnahmen und das passende Verhalten wie die Nutzung von Aktenvernichtern hängen vom Standort ab. Damit Arbeiten ortsunabhängig möglich wird, müssen Verantwortliche daher an jedem Ort für die notwendigen risikoabhängigen Datenschutz-Maßnahmen sorgen.

Zudem gilt: Datenschutz ist nicht nur für digitale Verfahren wichtig, sondern immer dann, wenn es um personenbezogene Daten geht. Daher betrifft Datenschutz auch den Umgang mit Papierdokumenten, sei es beim Ausdrucken im Homeoffice, sei es bei mitgebrachten Dokumenten aus dem Büro. Sorgen Sie hier als Datenschutzbeauftragte(r) für entsprechende Beratung und Schulung.

Oliver Schonschek