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Datenschutz und die Benutzerverwaltung
In vielen Unternehmen fehlt eine umfassende zentrale Übersicht über alle Benutzerzugänge. Die Betonung liegt auf „alle“. Ich habe mir angewöhnt, bei Kunden genau das nachzufragen – gibt es eine zentrale Benutzerverwaltung? Die Antwort ist erschreckend oft ausweichend oder ein klares Nein. Was lässt sich dagegen tun?
Beschäftigte Personen müssen mit ihnen zugeordneten Berechtigungen die Tätigkeiten erledigen, für die sie zuständig sind. Dabei sind verschiedene Systeme zu nutzen und definierte Regeln einzuhalten. Allerdings dürfen hierbei ausschließlich die Berechtigungen zugeordnet sein, die objektiv erforderlich sind (Erforderlichkeit).
Die Datenverarbeitungen dürfen nur die Personen durchführen, die dafür zuständig sind. Diese Personen dürfen die Daten und Informationen nur in einer Weise weitergeben, wie es ihre Tätigkeit vorgibt (Vertraulichkeit). Die Daten und Informationen müssen zudem dann zur Verfügung stehen, wenn dies für die Arbeit notwendig ist (Verfügbarkeit).
Die Änderung von Daten und Informationen darf nur befugt erfolgen, also wenn dies im Rahmen der Tätigkeit unumgänglich ist (Integrität).
Nutzen der Benutzerverwaltung für digitale Systeme
Damit dies alles in digitalen Systemen möglich ist, gibt es die Benutzerverwaltung. Diese ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Arbeit. Die Benutzerverwaltung regelt insbesondere,
- wer (welche Person oder Rolle)
- welche Daten (Art und Umfang)
- mit welchen Systemen (Applikationen, Servern, Datenbanken)
- unter welchen Bedingungen (z.B. Ort, Zeit, Arbeitsgerät)
- für welchen Zweck
verarbeiten darf.
Aufgabe von Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragte (DSB) sind verpflichtet, zu überwachen, welche Daten Beschäftigte im Unternehmen verarbeiten und ob dies im Einklang mit den Datenschutzgrundsätzen geschieht.
Je weiter die Digitalisierung voranschreitet,…
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