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Betriebsrat & DSGVO – was ist formal zu beachten (Teil 2)?
Wie sieht ein BR-Löschkonzept aus? Warum braucht der BR ein eigenes Rollen- und Berechtigungskonzept? Sind eigene Datenschutzhinweise erforderlich? Und wenn ja, in welcher Form?
Wie im ersten Teil gezeigt unterfallen die personenbezogenen Daten, die der Betriebsrat (BR) verarbeitet und bei sich speichert, den Löschpflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nach Art. 17. Denn aus Sicht der DSGVO ist ein BR nur eine normale Abteilung im Unternehmen, für die sämtliche DSGVO-Regelungen gelten. Das hat auch der deutsche Gesetzgeber in § 79a Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) 2021 klargestellt.
Von den BR-Löschfristen zum BR-Löschkonzept
Genau genommen ist der in der Praxis verwendete Begriff der „Löschfristen“ nicht ganz korrekt. Denn das Löschen ist ein einmaliger Vorgang, kein Zeitraum – der richtige Begriff ist „Speicherfristen“.
Die Speicherfristen muss der BR zwingend in seinem Verarbeitungsverzeichnis nennen (siehe Art. 30 Abs. 1 DSGVO). Die Nennung der Fristen sagt allerdings noch nichts darüber, wie technisch gelöscht wird, wer bzw. welche Rolle im BR dies übernimmt, wo zu löschen ist, wer dies kontrolliert etc. Diese Themen sind für die Praxis wichtig. Denn es nützt wenig, zwar zu wissen, wann man löschen muss – nicht aber, wer dies tun soll und wie es zu erfolgen hat.
Daher legt man diese Punkte typischerweise fest – das entsprechende Dokument wird als „BR-Löschkonzept“ bezeichnet. Die Speicherfristen machen dort meist den geringsten Teil aus. Viel aufwendiger ist, die anderen Punkte zu regeln.
Checkliste für ein BR-Löschkonzept
Folgende Themen sollte ein BR-Löschkonzept ansprechen und festlegen:
- Liste der Datenkategorien, die der BR speichert, wie Anhörungen, Sitzungsprotokolle, Geha…
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