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Die 10 häufigsten Datenschutz-Fehler bei Multifunktionsgeräten
Bei Ortsbegehungen zum Datenschutz gilt es, wenig beachtete Prozesse zu finden, bei denen jeder gedankenlos mitarbeitet, die aber personenbezogene Daten in großen Mengen verarbeiten. Ideales Zielobjekt dafür sind Multifunktionsgeräte.
Eine typische Situation: Ein Multifunktionsgerät steht im Empfangsbereich, weil dort alle anwendenden Personen immer wieder vorbeikommen. Das Gerät druckt, kopiert, scannt, verschickt Faxe, finalisiert Dokumente und kann womöglich noch andere schicke Dinge.
Seit einiger Zeit ist der Empfangsbereich jedoch nicht mehr besetzt. Tagsüber sind angrenzende Büros geöffnet. Kommen Besucherinnen oder Besucher in den Bereich, melden sie sich telefonisch bei ihrer Zielperson an. Finden sie sich nicht sofort zurecht, bietet ihnen jemand, der dort arbeitet, Unterstützung an.
Wer passt nach Feierabend auf?
Anders sieht es nach Feierabend aus. Kommen dann noch Lieferungen, so sind die Fahrerinnen und Fahrer gehalten, einen Lieferschein in eine Schütte im Empfangsbereich zu legen. Der Bereich ist also zumindest für diejenigen, die die Zugangsinformationen haben, 24/7 geöffnet.
Das Multifunktionsgerät im Eingangsbereich ist permanent eingeschaltet. Erfahrungsgemäß sind diese Geräte so konfiguriert, dass berechtigte Personen in der Lage sind, eingehende elektronische Dateien entweder auszudrucken oder per E-Mail an berechtigte Personen weiterzugeben. So auch hier. Zudem druckt das Gerät eingehende Faxe die ganze Nacht aus.
Auf solche oder ähnliche Konstellationen stoßen Datenschutzbeauftragte (DSB) immer wieder. Damit keine Datenschutzverletzungen vorprogrammiert sind, achten Sie auf die folgenden klassischen zehn Fehler.
Fehler 1: Werkseinstellungen nicht angepasst
Mitunter sind Multifunktionsgeräte ab Werk so eingestellt, dass jeder, der …
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