Leitfaden: So gehen Mitarbeiter richtig mit Fotos und Videos um
Heutzutage sind Fotos von Mitarbeitern oder Veranstaltungen aus Unternehmen und Behörden kaum noch wegzudenken, allein schon aus Gründen der Öffentlichkeitsarbeit.
Dabei beachten die Mitarbeiter aber oft nicht, welche datenschutzrechtlichen Risiken für sie und das Unternehmen bzw. die Behörde entstehen, wenn sie Fotos von Personen einfach so aufnehmen und womöglich noch im Internet veröffentlichen.
Gerade wer personenbezogene Bilddaten online stellt, muss sich vor Augen führen, dass das Internet nie etwas vergisst.
Die Erhebung, also die Aufnahme von Fotos / Videos
Bereits bei der Erhebung – dem Fotografieren – muss ein Erlaubnistatbestand der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorliegen.
Eine Möglichkeit ist, die Einwilligung des Fotografierten einzuholen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO). Insbesondere bei größeren Veranstaltungen ist das aber häufig nicht praktikabel.
WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass eine Einwilligung, die Sie sich zur Fotoaufnahme und / oder Veröffentlichung eingeholt haben, stets nachweisbar sein muss.
Es kommt also ganz entscheidend darauf an, über den gesamten Zeitraum der Datenspeicherung / Veröffentlichung die Einwilligung beweisbar vorzuhalten.
Sonderfall Minderjährige
Die datenschutzrechtliche Einwilligung hängt nicht von der Geschäftsfähigkeit ab. Das bedeutet, dass für eine datenschutzrechtliche Einwilligung nicht ein starres Alter, sondern vielmehr die Einsichtsfähigkeit des Minderjährigen entscheidend ist.
Die Rechtsprechung und die Aufsichtsbehörden gehen davon aus, dass Jugendliche ab 16 Jahren grundsätzlich einwilligungsfähig sind, je nach Tragweite der Einwilligung.
Berechtigtes Interesse – auf die vernünftigen Erwartungen kommt es an
Statt sich auf die Einwilligung zu stützen, empfiehlt es sich bei großen Veranstaltungen, auf das berechtigte Interesse zurückzugreifen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DSGVO).
Ein solches berechtigtes Interesse kann beispielsweise sein, im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit eine bebilderte Berichterstattung zu veröffentlichen.
Ob das gerechtfertigt ist, muss der Fotograf aber in jedem Einzelfall – vor dem Fotografieren! – selbstständig prüfen und erneut entscheiden.
Lautet die Antwort „Ja“, so ist in einem zweiten Schritt zu prüfen, ob Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen oder die betroffene Person der Datenerhebung widersprochen hat.
Bei dieser Interessenabwägung kommt es darauf an, ob, wann und wo der Betroffene vernünftigerweise erwarten kann, auf der jeweiligen Veranstaltung abgelichtet zu werden.
Bei einer größeren Veranstaltung auf Einladung dürfte die Erwartungshaltung der Gäste und der an der Durchführung Beteiligten regelmäßig dahin gehen, dass eine Dokumentation in Form von Fotografien oder sogar Videoaufnahmen stattfindet.
Die betroffene Person muss möglicherweise auch damit rechnen, dass die Fotos unternehmens- oder behördenintern verwendet werden.
Jedoch gehen die vernünftigen Erwartungen regelmäßig nicht dahin, dass die Fotos bzw. Videos anschließend – etwa in sozialen Netzwerken – veröffentlicht werden. Ebenso wenig muss die betroffene Person bei internen Veranstaltungen mit einer werblichen Verwendung der Fotos rechnen.
Das kann bei öffentlich beworbenen Veranstaltungen wieder ganz anders zu bewerten sein.
Videos haben gegenüber Fotografien eine größere Eingriffstiefe und Bedeutung für die Betroffenen. Das ist auch bei der Interessenabwägung zu berücksichtigen.
Vertrag als Rechtsgrundlage für Mitarbeiterfotos
Neben der Einwilligung und dem berechtigten Interesse verbleibt die Möglichkeit, mit dem Betroffenen einen Vertrag zu schließen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DSGVO). Der Vertrag stellt genau die Rechte des Betroffenen und des Verantwortlichen an den Bildaufnahmen klar und sieht meist eine Vergütung vor.
Sich auf diese Rechtsgrundlage zu stützen, hat den Vorteil, dass der Verantwortliche im Gegensatz zur Einwilligung keinen Widerruf zu befürchten hat. Diese Lösung ist v.a. bei Einzelfotos von Mitarbeitern empfehlenswert. In der Masse ist das so natürlich nicht praktikabel.
Die Veröffentlichung von aufgenommenen Fotos / Videos
Ebenso wie zur Erhebung der Bilddaten bedarf es einer (zusätzlichen) Rechtsgrundlage, um sie zu veröffentlichen. Auch hier stellt zunächst die transparente, informierende, eindeutige und nachweisbare Einwilligung eine solche Rechtsgrundlage dar.
Die Veröffentlichung von Personenbildnissen fällt neben dem Anwendungsbereich der DSGVO zusätzlich in den des Kunsturhebergesetzes (KUG).
§ 22 KUG regelt, dass derjenige, der ein Bild veröffentlichen möchte, vorher die Einwilligung der betroffenen Personen einholen muss.
Die Grundsätze des KUG bei der Interessenabwägung berücksichtigen
Abseits der Einwilligung verbleibt – wie schon bei der Erhebung – noch, sich auf berechtigte Interessen des Unternehmens bzw. der Behörde zu berufen.
Auch für diesen Fall gibt es eine Regelung im KUG, die zu berücksichtigen ist. § 23 KUG besagt, dass neben der Einwilligung Abbildnisse von Personen dann veröffentlicht werden dürfen, wenn das Bild etwa dem Bereich der Zeitgeschichte oder einem weiteren Ausnahmetatbestand von § 23 Abs. 1 KUG zuzuordnen ist.
Die Wertungen des KUG fließen in die Abwägungsentscheidung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO ein.
Bei einer öffentlich beworbenen Veranstaltung lässt sich durchaus davon ausgehen, dass der Veranstalter die erstellten Fotos zum Zweck der Berichterstattung veröffentlicht.
Diesen Eindruck können Verantwortliche zudem dadurch verstärken bzw. festigen, dass sie die Zugänge der jeweiligen Veranstaltung gut sichtbar mit Hinweisschildern versehen, die die Fotoaufnahmen und ihre anschließende Veröffentlichung ankündigen.
WICHTIG: Die Informationspflichten gemäß Art. 12, 13 und 14 DSGVO sind immer zu erfüllen! Das kann auch gestuft über eine Kurzinformation auf einem gut sichtbaren Hinweisschild und mit einer ausführlichen Datenschutzinformation, die der Betroffene auf Anfrage bekommt, geschehen.
Als gute Alternative lässt sich bereits im Rahmen eines Anmelde- und Registrierungsprozesses zu einer Veranstaltung ein entsprechender Hinweis einbauen.
Was ist mit Facebook & Co.?
Allerdings rechtfertigt dieses Vorgehen nicht, die Bilder in sämtlichen infrage kommenden Medien zu veröffentlichen.
So muss der Betroffene nicht damit rechnen, dass sein Abbild auf Facebook veröffentlicht wird, und ebenso wenig damit, dass er für das Anfertigen von Werbematerialien herhalten muss.
In diesem Fall stünden die Breiten- und Langzeitwirkung sowie der werbliche Kontext, in dem das Bildnis verwendet wird, nicht im Verhältnis zu einer erwartbaren Berichterstattung bei einer Firmenveranstaltung.
In diesen Fällen ist eine Einwilligung empfehlenswert oder – noch sicherer: ein Vertrag mit der betroffenen Person nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DSGVO.
Anders hingegen könnte eine Veröffentlichung bei Facebook auf Basis berechtigter Interessen zulässig sein, wenn die Rahmenumstände dies für den Betroffenen erwartbar machen.
Das könnte etwa beim Besuch einer großen Fachmesse der Fall sein. Ein gut besuchtes und einer breiten Öffentlichkeit zugängliches Ereignis wird regelmäßig mit entsprechend weitreichenden Medien aufbereitet.
Wichtig: die Gruppengröße
Diese unterstellbare Erwartungshaltung wird aber stets abhängig von der Größe der Gruppe, die abgelichtet werden soll, zu sehen sein.
Kleine Gruppen oder gar Einzelfotos – etwa beim Betrachten eines Exponats – sollten daher sicherheitshalber immer mit der Einwilligung des Betroffenen angefertigt werden.
Die abgebildeten Personen können auch konkludent einwilligen. Das ist etwa dann der Fall, wenn zum Zweck des Anfertigens von Einzel- oder Gruppenbildern eine Fotobox oder Leinwand aufgestellt wird und die Personen sich hiervor (in eindeutiger Pose) abbilden lassen.
Und wieder: Vertrag als Rechtsgrundlage für Fotos von Mitarbeitern
Schlussendlich verbleibt noch die vertragliche Grundlage, um Personenbildnisse zu veröffentlichen. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich insbesondere dann, wenn ein Unternehmen die Aufnahmen für Werbezwecke verwenden möchte. Im Gegensatz zur Einwilligung ist ein Vertrag nicht ohne Weiteres widerrufbar.
Und anders als beim Rückgriff auf berechtigte Interessen ist der Betroffene umfassend darüber informiert, wie die Aufnahmen weiter verwendet werden.
Sofern eine Person, z.B. ein Gast oder ein Mitarbeiter, nicht möchte, dass die Bilddaten, die ein Fotograf von ihr oder ihm auf einer Veranstaltung erhoben hat, auch veröffentlicht werden, so machen Sie die Bilddaten des Betroffenen vor einer Veröffentlichung am besten unkenntlich. Das vermeidet Rechtsstreitigkeiten.