Microsoft stellt Datenschutzunterlagen bereit
Microsoft stellt Datenschutzbeauftragten und Verantwortlichen ab sofort neue Materialien zur Verfügung, die die Dokumentation und Bewertung des datenschutzkonformen Einsatzes der Cloud- und KI-Diensten des Unternehmens erleichtern sollen. Dazu gehören ein M365-Kit, ein aktualisiertes Cloud Compendium sowie Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA). Die Unterlagen sind auf der Informationsseite „Microsoft 365: Schaffen Sie Transparenz & Rechtssicherheit“ abrufbar.
Das M365-Kit wurde in Abstimmung mit dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht und dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit entwickelt. Es enthält Beispiele und Mustertexte für zentrale Dokumentationsanforderungen der DSGVO, darunter Einträge für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Schwellwertanalysen, Rechtsgrundlagen und Hinweise für den Einsatz von Microsoft 365 Copilot.
Ergänzend dazu bietet das überarbeitete Cloud Compendium einen strukturierten Überblick über häufige Compliance-Fragen zu Microsoft 365 Copilot, Azure und weiteren Onlinediensten. Die Antworten werden jeweils in den geltenden rechtlichen Kontext eingeordnet und können als Grundlage für interne Abstimmungen oder Prüfprozesse dienen.
Mit den neuen DSFA-Musterdokumenten stellt Microsoft außerdem Vorlagen bereit, die die systematische Risikobewertung nach Art. 35 DSGVO unterstützen. Die Dokumente berücksichtigen unterschiedliche Einsatzszenarien sowohl im Unternehmensumfeld als auch im öffentlichen Sektor.
Insgesamt sollen die Materialien Unternehmen dabei helfen, datenschutzrelevante Prozesse transparenter zu dokumentieren und Anforderungen der DSGVO nachvollziehbar umzusetzen.