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Datenschutz bei Kanban-Boards
Es ist in Unternehmen sehr wichtig, Aufgaben zu organisieren wie auch Projekte intern sinnvoll zu steuern. Cloudbasierte (Kanban-)Boards bieten hier viel Potenzial, weisen aber auch datenschutzrechtliche Risken auf. Deshalb ist an dieser Stelle ein Datenschutzkonzept gefragt.
Damit Teammitglieder von verschiedenen Standorten aus gut zusammenarbeiten können, kommen oftmals digitale Aufgaben- und Projektplanungssysteme zum Einsatz, von denen viele auf „Kanban“ beruhen.
Was ist Kanban?
Der Begriff „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und setzt sich aus den Wörtern kan = „Signal“ sowie ban = „Karte“ zusammen (siehe: Kanban ▶ Rechtschreibung, Bedeutung, Definition, Herkunft | Duden). Nach der Kurzbeschreibung im Organisationshandbuch des Bundesinnenministeriums ist Kanban „eine Arbeitsmanagementmethode, um Abläufe oder Organisationseinheiten effektiver zu steuern und anzupassen bzw. zu optimieren. Kanban visualisiert die Arbeit über das Kanban-Board, wobei ein großes Augenmerk auf die Vermeidung von Störungen im Arbeitsablauf gelegt wird, welche die Arbeit verlangsamen könnten. Ziel ist dabei, einen reibungslosen Arbeitsablauf und mehr Effizienz zu erreichen“ (siehe: Organisationshandbuch – Kanban). Indem Arbeitsprozesse, Aufgaben und offene To-dos über das Kanban-Board – das mit einem strukturierten digitalen Whiteboard vergleichbar ist – visualisiert und dokumentiert werden, lassen sich personenbezogene Daten in unterschiedlicher Gestalt (langfristig) verarbeiten. Die datenschutzrechtliche Relevanz dieser Systeme wird in der Praxis allerdings oftmals unterschätzt.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Planen Unternehmen, Kanban-Boards zu nutzen, sollte grundsätzlich geprüft werden, welche personenbezogenen Daten dadurch (künftig) konkret verarbeitet werden. Von Login-Daten bis hin zur Eintragung v…
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