360-Grad-Feedbacks datenschutzkonform gestalten
Digitale Tools für das 360-Grad-Feedback reduzieren den erforderlichen Aufwand drastisch und bieten zudem mehr Möglichkeiten. Doch es sind einige datenschutzrechtliche Herausforderungen zu meistern. Was können Sie als Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter (DSB) empfehlen, damit beide Seiten, Arbeitgeber wie Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, von den vorhandenen Möglichkeiten profitieren?
Wie funktioniert digitales 360-Grad-Feedback?
Im Vergleich zu persönlichen Rundgesprächen ist digitales 360-Grad-Feedback weniger zeit- und kostenintensiv. So wird eine Durchführung auch bei Beschäftigten ohne Führungsverantwortung wirtschaftlich vertretbar. Bei digitalem 360-Grad-Feedback geben die Teilnehmenden ihre Beurteilung über ein digitales Tool ab statt in einem persönlichen Workshop oder Rundgespräch.
Bei diesen Tools handelt es sich in der Regel um webbasierte Lösungen, die sich über einen Link aufrufen lassen.
Die Beurteilungen selbst sind bestenfalls ausschließlich qualitativ, d.h. inhaltsbezogen. Hierzu eignen sich standardisierte Fragebögen. Sie erlauben ein inhaltliches Feedback in Textform und stellen gleichzeitig eine Vergleichbarkeit her. Quantitative Bewertungen, etwa in Form von Punktskalen, sind wegen ihrer geringen Aussagekraft nicht empfehlenswert.
Sinnvollerweise erhält die Führungskraft die eingeholten Feedbacks und bespricht die einzelnen Ergebnisse mit dem jeweiligen Mitarbeitenden. Dieses Vorgehen ist selbstverständlich nicht zwingend. Die Führungskraft könnte die Bewertungen auch vor dem Gespräch zusammenfassen und durch eine eigene Einschätzung ergänzen.
Denkbar ist außerdem, alle Bewertungen zeitgleich der Führungskraft und dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin auszuspielen. So können sich beide auf ein Gespräch vorbereiten.
Eine objektive, belastbare Beurteilung der Arbeitsleistung durch ein simples Top-Down-Feedback – also allein durch die Führungskräfte von oben nach unten – ist in der heutigen Zeit kaum möglich. Zeitnahe Rückmeldungen beteiligter Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie ggf. sogar Kunden in Kombination mit einer Selbsteinschätzung der oder des Bewerteten und einer Einschätzung durch die Führungskraft lösen dieses Problem.
Dabei geht es weniger darum, Leistung quantitativ zu erfassen und zu benoten, als vielmehr um eine möglichst objektive qualitative Einschätzung, auf der sich langfristig aufbauen lässt.
Welche datenschutzrechtlichen Aspekte sind zu berücksichtigen?
Wie für jede andere Datenverarbeitung bedarf es auch für die Durchführung von 360-Grad-Feedbacks einer Rechtsgrundlage. Sollen Mitarbeiterdaten erhoben, genutzt und gespeichert werden, ist § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit Art. 88 Abs. 2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die zentrale Vorschrift.
Danach dürfen Verantwortliche personenbezogene Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Arbeitsverhältnisses verarbeiten, sofern es für dessen Durchführung erforderlich ist.
Zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses zulässig
Leistungs- und Verhaltenskontrollen gelten seit jeher als wesentlicher Bestandteil der Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses. Schließlich gehört zu einer wirtschaftlichen Personalplanung, dass sich ein Arbeitgeber regelmäßig ein Bild über den Leistungsstand der Mitarbeitenden verschafft, um jeden dort einsetzen zu können, wo er entsprechend seiner Fähigkeiten am besten zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann.
Höchstrichterlich anerkannt sind daher entsprechende Überwachungsmaßnahmen und ein Vergleich der Leistungen einzelner Mitarbeiter, um Minderleistungen identifizieren zu können.
Aber: Verhältnismäßigkeit wahren
Der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz setzt der Zulässigkeit einer solchen Datenverarbeitung allerdings Grenzen. Sobald eine Vollkontrolle oder ein „permanenter Überwachungsdruck“ zu befürchten ist, sind die Grenzen der Zulässigkeit erreicht.
Diesen Aspekt hat auch die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) aufgegriffen, als sie sich in einem konkreten Verfahren mit der Frage beschäftigen musste, wie ein Unternehmen 360-Grad-Feedback-Tools datenschutzkonform betreiben kann. Aus dem Jahresbericht 2020 der BlnBDI lassen sich drei zentrale Kriterien herausfiltern (siehe https://ogy.de/zaftda-tb-berlin-2020):
- Es darf kein dauerhafter Überwachungsdruck entstehen.
- Der Verantwortliche hält den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO ein.
- Zudem gewährleistet er die gesetzlich garantierten Betroffenenrechte.
Zahl der Feedback-Geber reduzieren und eventuell Veto-Recht einführen
Um einem permanenten Überwachungsdruck entgegenzuwirken und dem Prinzip der Datenminimierung nachzukommen, hat der Verantwortliche die Zahl der Feedback-Geber im genannten Berliner Verfahren auf ein Minimum reduziert.
Zudem konnten die zu Bewertenden ihre Feedback-Geber aussuchen und erhielten ein Veto-Recht. Letzteres mag im Einzelfall sinnvoll sein, birgt jedoch die Gefahr mangelnder Objektivität.
Neben dem Grundsatz der Datenminimierung müssen Verantwortliche auch die übrigen Prinzipien nach Art. 5 DSGVO berücksichtigen. Es gilt eine strenge Zweckbindung und Speicherbegrenzung.
Die einzelnen Feedbacks sollten daher lediglich bis zur nächsten Bewertungsrunde gespeichert werden. Das genügt dem Prinzip der Speicherbegrenzung, ohne den Zweck des Vorgehens, nämlich Mitarbeiterentwicklung und Personalplanung, zu gefährden.
Etwas anderes gilt für die abschließende Einschätzung. Sie lässt sich wie ein gewöhnliches Arbeitszeugnis für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses vorhalten.
Wie steht es um das Auskunftsrecht?
Den betroffenen Beschäftigten steht nach Art. 15 DSGVO zudem ein Auskunftsrecht zu. Allerdings könnte es den Verarbeitungszweck gefährden, wenn Mitarbeitende Einsicht erhalten, bevor der Bewertungsprozess beendet ist.
Dass die Ausübung des Auskunftsrechts den Zweck einer zulässigen Datenverarbeitung gefährdet, kann die DSGVO nicht gewollt haben. Auch die BlnBDI hält es ausweislich ihres Jahresberichts daher für zulässig, das Auskunftsrecht zeitlich einzuschränken. Mit Blick auf die Monatsfrist aus Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO erscheint dies ohnehin unproblematisch.
Etwas anderes gilt, wenn es um die Herausgabe von Feedbacks untergeordneter Beschäftigter geht. Die BlnBDI hält es für zulässig, ihre Feedbacks vom Auskunftsrecht auszunehmen. Das Unternehmen hatte nämlich Bedenken, dass diese Mitarbeitenden in Zukunft von ehrlichem Feedback absehen könnten.
Und tatsächlich darf nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO der Erhalt einer Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Aus Erwägungsgrund 63 ergibt sich aber auch, dass dies nicht dazu führen darf, der betroffenen Person jegliche Auskunft zu verweigern. Dieses Problem lässt sich jedoch mit einer Anonymisierung lösen.
Recht auf Löschung, Auftragsverarbeitung, Zugriffskonzept
Das Recht auf Löschung aus Art. 17 DSGVO dürfte mit Blick auf die streng am Zweck auszurichtende Speicherdauer praktisch nicht relevant sein.
Sofern ein Unternehmen auf externe Dienstleister zurückgreift, muss es außerdem daran denken, einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. Ein strenges Zugriffskonzept sowie angemessene Datensicherheitsmaßnahmen sollten darüber hinaus selbstverständlich sein.
Transparenz & Objektivität statt Überwachung & Denunziation
Die Vorteile von 360-Grad-Feedbacks liegen auf der Hand: Hohe Objektivität, bessere Verfügbarkeit und die Einbeziehung der Mitarbeiter sind ganz im Sinne der modernen Arbeitskultur. Die mit dem Einsatz eines digitalen Tools einhergehenden datenschutzrechtlichen Bedenken sind verständlich, gefährden aber das Vorhaben grundsätzlich nicht.