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28. September 2017 - Datenschutz-Grundverordnung

Whitepaper zu DSGVO und Office 365

Die Zeit bis zum Wirksamwerden der DSGVO drängt. Dabei sollten Datenschutzbeauftragte gerade auch auf den Betrieb von Standardsoftware wie Office 365 oder Sharepoint achten. Ein neues Whitepaper hilft dabei.

DSGVO: Auf Datenschutz bei Office und SharePoint achten Auch Office-Programme gehören zur Datenschutz-Prüfung (Bild: iStock.com / MrIncredible)

Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, also faktisch alle, müssen sich spätestens in diesen Tagen eingehender mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beschäftigen.

Wie aktuelle Umfragen zeigen, unterschätzen viele Firmen das Thema noch immer. Und das kann aufgrund der Sanktionen teuer werden.

Office-Anwendungen – Achillesferse für den Datenschutz

Bei einer Datenschutz-Prüfung fallen geschäftskritische Anwendungen naturgemäß ins Auge. Systeme für das Customer Relationship Management (CRM) oder Software für die Finanzbuchhaltung (Fibu) enthalten viele Daten mit Personenbezug.

Dementsprechend werden sie in aller Regel eingehender geprüft. Und auch die Mitarbeiter sind meist stärker dafür sensibilisiert, dass sich darin schützenswerte Informationen befinden.

Doch sind es gerade Anwendungen wie Office 365 oder Sharepoint, die von datenschutzrechtlichen Fragen besonders betroffen sind. Meistens, ohne dass sich Administratoren oder Mitarbeiter dessen bewusst sind. Aber hier lagern besonders vielfältige und unterschiedliche Datensätze.

In Sharepoint, dem System für die Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen, gibt es eine Vielzahl von potenziellen Quellen und Ablageorten, wie

  • Listen,
  • Dateibibliotheken und
  • Verzeichnisse.

Da sie von den Mitarbeitern häufig in Eigenregie angelegt und betreut werden, sind sie entsprechend schwierig zu überprüfen. Noch dazu entgehen sie häufig dem Blick des Datenschutzbeauftragten.

Sharepoint und Office 365 überprüfen

Das Fachmagazin Sharepoint360 hat ein Whitepaper zusammengestellt, das sich mit den datenschutzrechtlichen Aspekten von Sharepoint und Office365 beschäftigt.

Inhalte sind unter anderem

  • Praxishinweise zur Kontrolle von Sharepoint,
  • Rechtstipps und
  • Auflistung von Tools.

Das Whitepaper kann gegen eine kostenlose Registrierung (Name und E-Mail genügen) heruntergeladen werden.

Stephan Lamprecht

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