29. März 2016 - Datenschutz in Unternehmen

Verfahrensverzeichnis: Bitkom veröffentlicht Praxisleitfaden

Der Branchenverband Bitkom hat eine Neuauflage seines Praxisleitfadens „Das Verfahrensverzeichnis“ veröffentlicht. Er gibt Datenschutzbeauftragten von Unternehmen und anderen Organisationen Hinweise, wie sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen können.

Verfahrensverzeichnis: Neuauflage der Bitkom-Tipps In kompakter Form gibt der Bitkom praktische Ratschläge zum Führen eines Verfahrensverzeichnisses (Bild: Terminator3D / iStock / Thinktock)

Jedes Unternehmen hat nach dem Bundesdatenschutzgesetz die von ihm eingesetzten Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von Daten mit bestimmten Angaben zu erfassen und in ein Verfahrensverzeichnis aufzunehmen. Dieses Verzeichnis dient den betrieblichen Datenschutzbeauftragten als zentrales Instrument zur Umsetzung der Transparenzpflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz. Weiterhin erleichtert es dem für den Datenschutz im Unternehmen Verantwortlichen sowie den Datenschutz-Aufsichtsbehörden, mögliche Konfliktpunkte und einen eventuellen Handelsbedarf zu erkennen, um die gesetzlichen Regularien zu erfüllen.

Verfahrensverzeichnis 3.0

Der Digitalverband Bitkom hat nun seinen Praxisleitfaden Das Verfahrensverzeichnis aktualisiert und in der Version 3.0 veröffentlicht. Das 41-seitige PDF-Dokument bietet neben Erläuterungen und Praxisbeispielen zu den gesetzlichen Vorgaben auch einen Leitfaden zur Führung des Verfahrensverzeichnisses. Vorgestellt sind unter anderem die einzelnen Schritte zur Anlage des Verzeichnisses sowie Software-Lösungen zur Führung eines Verfahrensverzeichnisses.

Tipps zur Praxis der Aufsicht und zu Rechtsprechung

Experten geben Hinweise zur Aufsichtspraxis der Datenschutzbehörden und zur aktuellen Rechtsprechung. So empfehlen sie eine Dokumentation der Datenverarbeitung entlang der Unternehmensprozesse. Da nach dem Abschluss der EU-Datenschutz-Grundverordnung weiterhin umfangreiche Dokumentationspflichten bestehen werden, stellt der Leitfaden auch mit Blick auf die kommenden Änderungen eine Grundlage für die Arbeit der betrieblichen Datenschutzbeauftragten dar.

„Das Verfahrensverzeichnis dient dazu, Privatpersonen, Geschäftspartnern oder den Datenschutzbehörden Auskünfte über die Verarbeitung erteilen zu können“, so Susanne Dehmel, Bitkom-Geschäftsleiterin Datenschutz und Sicherheit. „In dem Verzeichnis sind alle Vorgänge dokumentiert, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies kann je nach Unternehmensgröße und Geschäftsfeld neben Personal- und Kundendaten auch Zulieferer und Dienstleister betreffen.“

fgo

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