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24. Juli 2018 - Auftragsverarbeitung

Steuerberatung: Wann Auftragsverarbeitung, wann nicht?

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Moderne Steuerkanzleien verarbeiten und speichern regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert. Hier stellt sich die Frage, in welchen Fällen der Steuerberater als Auftragsverarbeiter gilt. Die Landesdatenschutzbeauftragte NRW gibt Antworten.

Wann ist ein Steuerberater ein Auftragsverarbeiter? Wann ist ein Steuerberater ein Auftragsverarbeiter? (Bild: Heiko119 / iStock / Getty Images)

Wann sind die Leistungen eines Steuerberaters als Datenverarbeitung im Auftrag und wann als Verarbeitung in eigener Verantwortung anzusehen? Dieser Frage widmet sich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Nordrhein-Westfalen (LfDI) in einem aktuellen Artikel.

Zwei generelle Fälle sind zu unterscheiden

Um zu einer Antwort zu kommen, ist es wichtig, sich anzusehen, wie die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater vertraglich ausgestaltet ist. Abhängig davon lassen sich zwei grundsätzliche Fälle unterscheiden:

Ohne Entscheidungsspielraum

Erfüllt der Steuerberater eine übertragene Aufgabe ohne eigene Entscheidungs-Kompetenzen, kann es sich um eine Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) handeln.

Das ist beispielsweise der Fall, wenn das Steuerbüro die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt. Hier hat das Steuerbüro durch die vertraglichen Verpflichtungen und die Vorgaben aus dem Steuerrecht keine Ermessensspielräume.

Eine Auftragsverarbeitung kann auch dann eintreten, wenn Unternehmen rein technische Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Zum Beispiel bereitet der Mandant alle Arbeiten vor, und das Steuerbüro übermittelt die Daten nur noch an das Finanzamt.

In beiden Konstellationen ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung notwendig.

Mit Entscheidungsspielraum

Kein Vertrag ist erforderlich, wenn der Steuerberater Aufgaben und Dienstleistungen übernimmt, bei denen er nicht weisungsgebunden ist. Das sind dann etwa das Verfassen des Jahresabschlusses oder die tatsächliche Beratung rund um Steuerfragen für ein Unternehmen.

Die LfDI weist dabei darauf hin, dass nach § 32 Abs. 2 Steuerberatungsgesetz (StBerG) die Steuerberater eigenverantwortlich und damit aufgrund gesetzlicher Vorgaben weisungsfrei arbeiten. Bei der Erbringung dieser Tätigkeiten sind sie keine Auftragnehmer im Sinne des Art. 28 DSGVO.

Vorsicht bei Mischtätigkeiten

Kompliziert wird die Beantwortung der Frage dann, wenn ein Steuerberater unterschiedliche Dienstleistungen für den gleichen Kunden erbringt. Hier ist genau abzuwägen, ob die Tätigkeit weisungsgebunden oder frei erfolgt.

Versendet ein Unternehmen etwa im Rahmen des Jahresabschlusses auch Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung an den Steuerberater, kann es notwendig sein, für diesen Teil der Leistungen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu schließen.

Einzelheiten dazu beantwortet auch das Kurzpapier der Datenschutzkonferenz zur Auftragsverarbeitung.

Stephan Lamprecht