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Ratgeber zum Beschäftigtendatenschutz

1.361 Stunden. Das ist – laut Angaben des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) – die durchschnittliche Arbeitszeit, die jeder pro Jahr in der Arbeit verbringt. „Viel Zeit, um als Arbeitnehmer eine Flut an personenbezogenen Daten zu hinterlassen, und als Arbeitgeber, diese persönlichen Informationen zu sammeln“, sagt Dr. Stefan Brink.

Deshalb stellte der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg (LfDI BW) am 1. April bereits die vierte Auflage des „Ratgebers zum Beschäftigtendatenschutz“ der Öffentlichkeit vor.

Der praxisbezogene Ratgeber trägt den Titel „Unsere Freiheiten: Daten nützen – Daten schützen“. Er spiegelt die interessante und vielfältige Arbeit aus dem Bereich des Beschäftigtendatenschutzes wider und präsentiert echte Fälle und ihre Lösung.

Beratung steht an erster Stelle

„Auch wenn der Gesetzgeber uns vorrangig die Rolle einer Aufsichtsbehörde zugesprochen hat, richten wir unser Augenmerk auch weiterhin besonders auf die datenschutzrechtliche Beratung“. sagt Dr. Stefan Brink.

Er wolle nicht (nur) sagen, was alles nicht geht, sondern auch gemeinsam datenschutzkonforme Lösungen und Alternativen erarbeiten.

Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit rund einem Jahr gilt, sollte man als Chance begreifen: „Unternehmen können sich durch ein gutes Datenschutzmanagement als erstrebenswerten Arbeitgeber verkaufen“, ist sich Brink sicher.

Fallbeispiel E-Mail-Postfach

Ein ausgeschiedener Mitarbeiter beschwerte sich beim LfDI BW darüber, dass sein personalisierter E-Mail-Account im Unternehmen nicht unmittelbar nach seinem Ausscheiden gelöscht wurde.

Es stellte sich heraus, dass es keine Regelungen zur Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnik [1] gab.

Der Praxistipp lautet: Eine Betriebsvereinbarung [2] abschließen. So können Arbeitgeber und Betriebsrat die notwendige Transparenz für die Verwendung von Beschäftigtendaten schaffen.

Fallbeispiel „freiwillige“ Urinprobe

Ein minderjähriger Auszubildender wandte sich an den LfDI BW wegen einer Urinprobe. Sein Arbeitgeber hatte ihn verdächtigt, Cannabis zu konsumieren. Um seinen Job nicht zu verlieren, erklärte er sich bereit, sich einem Drogentest zu unterziehen.

Als Praxistipp für diesen Fall empfiehlt Brink: Die Einwilligung [3] des Beschäftigten dient nur dann als Rechtsgrundlage für die Verwendung seiner Daten, wenn die hohen gesetzlichen Anforderungen – Transparenz, Freiwilligkeit, Schriftform – eingehalten werden.

Fallbeispiel Vorstellungsgespräch

Viele kennen es: Im Vorstellungsgespräch gibt es immer wieder Fragen zu den Familienverhältnissen – vom Familienstand bis zur Zahl der Kinder. Auch Fragen zu Vorstrafen und laufenden Ermittlungen oder zu Vorerkrankungen und zum Gesundheitszustand sind keine Seltenheit.

Hier ist der Tipp für die Praxis ganz klar: Fragen zu den Familienverhältnissen sind grundsätzlich unzulässig.

Weitere Tipps zu anderen Fragen finden Sie im Leitfaden auf den Seiten 25 bis 27 [4].

Fallbeispiel Mitarbeiterfotos

Was machen Arbeitgeber mit Mitarbeiterfotos [5], wenn das Arbeitsverhältnis beendet worden ist? Diese Frage stellt sich in der Praxis immer wieder.

Der Tipp lautet: Widerruft der Beschäftigte seine Einwilligung zur Veröffentlichung, muss der Arbeitgeber das Foto entfernen oder retuschieren, um eine Identifizierung auszuschließen.

Fallbeispiel Geburtstagsliste

Nicht jeder freut sich übers Älterwerden – und hält sein Geburtsjahr lieber geheim. Geburtstaglisten, die ein Unternehmen oder eine Abteilung führt, bieten deshalb immer wieder Zündstoff für Konflikte.

Der LfDI BW empfiehlt: Alle Mitarbeiter sollten schriftlich einwilligen, dass sie in der Geburtstagsliste geführt werden. Außerdem können sie auf die Angabe ihres Geburtsjahrs verzichten.

Weitere Fallbeispiele

Weitere echte Fälle aus der Praxis des Landesdatenschutzbeauftragten, die der Leitfaden vorstellt, reichen vom „Pre-Employment-Screening [6]“ über den Einsatz eines GPS-Ortungssystem [7] in Firmenfahrzeugen bis hin zum Thema „Künstliche Intelligenz im HR-Bereich“

Übersicht „Beschäftigtendatenschutz von A bis Z“

Am Ende des Ratgebers gibt es noch eine übersichtliche Tabelle zum „Beschäftigtendatenschutz von A bis Z“. Sie startet mit A wie Abmahnung und endet bei Z wie Zugangskontrollsystem.

Ratgeber zum Download

Den gesamten Ratgeber zum Beschäftigtendatenschutz finden Sie als PDF-Datei zum Download unter https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2020/04/Ratgeber-Beschäftigtendatenschutz.pdf [4]

Elke Zapf