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4. November 2020 - Datenschutz in Schulen

Neues Pilotprojekt: Microsoft Office in Schulen

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Können Schulen einfach, sicher und datenschutzkonform mit einer speziell für den Schulbereich konfigurierten Version von Microsoft Office 365 arbeiten? Darum geht es in einem mehrwöchigen Pilotprojekt des Ministeriums für Kultus, Jugend und Sport Baden-Württemberg, das der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) als Berater begleitet.

Microsoft Office in Schulen: Landesdatenschützer begleitet Pilotprojekt Ob Schulen tatsächlich datenschutzkonform mit einer speziellen Version von MS Office 365 arbeiten können, wird sich in der Projektzeit herausstellen. (Bild: vladwel / iStock / Getty Images Plus)

„Schülerinnen, Eltern und Lehrende erwarten zu Recht sichere und praktikable digitale Softwarelösungen“, sagt der baden-württembergische LfDI Dr. Stefan Brink.

Pilotprojekt in Zeiten einer Pandemie

Gerade in Zeiten der Pandemie sei es laut Brink besonders wichtig, dass die vom Ministerium eingesetzte spezielle Version von MS Office 365 in der Praxis tatsächlich funktioniere.

Deshalb engagiert sich der LfDI in diesem Projekt an ausgewählten Schulen und

  • begleitet das Pilotprojekt kritisch,
  • berät das Kultusministerium zu datenschutzrechtlichen Fragestellungen und
  • führt seine Gespräche mit Microsoft zur Verbesserung der rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen weiter.

Rundum-Sorglos-Paket für Lehrkräfte

Die vom Kultusministerium gewählte Software soll eine Art Rundum-Sorglos-Paket für Lehrkräfte bieten mit

  • einem E-Mail-Dienst,
  • einer Büro-Arbeitsplatzumgebung mit Textverarbeitung, Präsentations- und Kalkulationsprogrammen,
  • einem Cloud-Speicher zur dienstlichen Verfügung und
  • dem Videokonferenztool MS Teams.

Persönliche Daten schützen

Beim täglichen Gebrauch dieses Software-Pakets entstehen viele persönliche Daten, die geschützt werden müssen:

Lehrkräfte kommunizieren sowohl untereinander als auch mit Schülern, Eltern, Schulbehörden und dem Kultusministerium. Und auch Schülerinnen und Schüler kommunizieren untereinander.

„Wir wollen, dass die eingesetzte Software der Schule dient“, betont Brink. Deshalb müssten Eltern, Schüler und Lehrer wissen, welche persönlichen Daten entstehen, wo sie gesammelt und wie sie genutzt werden.

Gleich zwei Datenschutz-Folgenabschätzungen

Datenschützer Brink verfolgt dieses Thema schon seit einiger Zeit und forderte gleich zwei Datenschutz-Folgenabschätzungen vom Kultusministerium ein:

  • Die erste Datenschutz-Folgenabschätzung vor dem Start des Pilotprojekts musste der LfDI zurückweisen, da sie erhebliche datenschutzrechtliche Defizite aufwies.
  • Die zweite, ergänzte und erheblich überarbeitete Risiko-Abschätzung des Kultusministeriums beantwortet laut Brink zwar noch nicht alle datenschutzrechtlichen Fragen, stellt aber eine hinreichende Grundlage für das Pilotprojekt dar.

Microsoft hat nachgebessert

Auch in seinen Gesprächen mit Microsoft konnte der LfDI erhebliche Fortschritte erzielen:

  • Das Angebot des Kultusministeriums wird auf datensparsame Softwareversionen bauen.
  • Microsoft wird die Verschlüsselung der Daten verbessern, die eigenen Verarbeitungszwecke reduzieren und eine Anleitung für datensparsame Nutzung implementieren.

Zudem hat Microsoft eine erhebliche Stärkung der Nutzerrechte gegenüber den Zugriffen von US-Sicherheitsbehörden in Aussicht gestellt und zugesichert, dass alle Verarbeitungen ausschließlich in Deutschland stattfinden.

Datenschützer fordert mehr Datenschutzbeauftragte an Schulen

„Wir werden überprüfen, ob die zugesagte Deaktivierung problematischer Verarbeitungen tatsächlich stattgefunden hat und ob personenbezogene Daten ausschließlich in Deutschland verarbeitet werden“, kündigt LfDI Brink an. „Nur unter diesen Bedingungen kann das Software-Paket datenschutzkonform eingesetzt werden.“

Dafür müsse das Kultusministerium allerdings die bislang völlig unzureichende personelle Ausstattung der Schulen mit Datenschutzbeauftragten erheblich aufstocken.

„Die Schulen müssen als datenschutzrechtlich Verantwortliche auch faktisch in die Lage versetzt werden, im Einvernehmen mit der Schüler- und Elternschaft über den konkreten Einsatz einer Software entscheiden zu können“, betont der Datenschützer.

„Datenschutz geht zur Schule“

Für die Datenschutzbeauftragten der Schulen bietet der baden-württembergische LfDI das Programm „Datenschutz geht zur Schule“ mit konkreten Sensibilisierungs- und Fortbildungsangebote an.

Auf Wunsch berät er Schulen auch bei der Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen für alternative Software-Lösungen.

Mehr Informationen:

Elke Zapf