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7. August 2019 - Microsoft Office

MS Office: neue Stellungnahme des Hessischen DSB

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Das Fazit des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) zum Office-Paket von Microsoft an den Schulen des Landes schien eindeutig. Eine Nutzung sei aus seiner Sicht nicht zulässig. Nun korrigiert sich der Datenschützer – zumindest vorläufig.

Weiterhin umstritten: Ist Office 365 datenschutzkonform? Weiterhin umstritten: Ist Office 365 datenschutzkonform? (Bild: iStock.com / abalcazar)

Wie berichtet, hatte der Datenschutzbeauftragte von Hessen Anfang Juli eine Stellungnahme zum Einsatz des Office-Pakets von Microsoft veröffentlicht.

Darin erklärte die DatenschutzAufsichtsbehörde, dass es unzulässig sei, das Programm an Schulen des Bundeslands einzusetzen, sofern dort personenbezogene Daten in der europäischen Cloud gespeichert werden.

Mit dieser Einschätzung revidierte der HBDI eine bereits vorher ergangene Würdigung.

Aufwendige Prüfung

Die Stellungnahme hatte bundesweit für Aufsehen gesorgt. Nun erschien etwas überraschend eine weitere Einschätzung der Behörde.

Darin heißt es zunächst, dass es zur Aufgabe des HBDI gehöre, über die Einhaltung des Datenschutzes bei öffentlichen Einrichtungen zu wachen.

Da mit der Nutzung von Office 365 notwendig die Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden ist, habe eine datenschutzrechtliche Überprüfung des Einsatzes an hessischen Schulen erfolgen müssen.

Innerhalb dieser Überprüfung seien jedoch zahlreiche Fragen zu berücksichtigen, die sich als komplex und aufwendig erwiesen. Somit könne die Prüfung nicht vor dem Ende der Schulferien abgeschlossen werden.

Gespräche mit Microsoft

Seit seiner Stellungnahme hat der HBDI intensive Gespräche mit Microsoft über die Datenschutz-Konformität von Office 365 geführt.

Diese Gespräche haben zu einer veränderten Einschätzung geführt. Sie hätten einen erheblich Teil der Bedenken entkräftet, so der Landesdatenschutzbeauftragte.

In Schulen geduldet unter Vorgaben

Die Behörde kommt damit zu der Einschätzung, dass sie die Nutzung der Cloud-Anwendung Office 365 durch die Schulen duldet.

Diese Einschätzung betrifft die Version ab 1904 (für die Produkte Office365 ProPlus, Office365 Online und Office365 Apps).

Allerdings müssten die Schulen die Übertragung jeglicher Diagnosedaten unterbinden.

Die Behörde werde zu einem späteren Zeitpunkt Vorgaben dazu machen, welche Parameter die Schulen setzen müssten, um die Cloud nutzen zu können. Genauere Handlungsanweisungen würde Microsoft erarbeiten.

Die Entscheidung basiert auf Vertrauens-Erwägungen, also den Zusicherungen von Microsoft.

In der Erklärung hält der HBDI ausdrücklich fest, dass sich auch Schulen auf die Duldung beziehen können, die jetzt erst eine Lizenz des Office-Pakets erwerben.

Allerdings trügen diese dann das finanzielle Risiko dafür, falls das Ergebnis der Untersuchungen doch ergebe, dass die Software mit dem Datenschutz unvereinbar sei.

Stephan Lamprecht