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28. August 2018 - Technischer Datenschutz

DSGVO-Lösung für Microsoft Dynamics 365

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Unter den Namen Dynamics bündelt Microsoft eine Reihe von Anwendungen für den Unternehmenseinsatz. Dazu gehören Lösungen für die Kundenverwaltung, aber auch die Unternehmensplanung. Und dabei verarbeitet das Programm in der Regel auch personenbezogene Daten. Eine neue Lösung soll Firmen bei der Einhaltung der DSGVO in diesem Umfeld unterstützen.

Dyniamics 365 Benutzeroberfläche Microsoft unterstützt Kunden des hauseigenen ERP/CRM-Systems "Dynamics 365" bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung in ihrem Unternehmen, mit einem AddOn. (Bild: Microsoft)

„GDPRoactive“ ist als Add-on für Microsoft 365 konzipiert und kann direkt in den MS Compliance-Manager integriert werden.

Das Tool soll Unternehmen dabei unterstützen, sensible Daten zu erkennen, zu klassifizieren und zu löschen.

Damit erhalten die Firmen unter anderem Hilfe dabei, die Forderung eines Betroffenen zu erfüllen, seine personenbezogenen Daten zu löschen.

Hilfen bei der Risikobewertung

Da die Software als Add-on konzipiert wurde, müssen Dynamics User für die Einrichtung und Installation keinen IT-Berater beauftragen.

Das Tool bietet eine Reihe von Funktionen, mit denen die Einhaltung der DSGVO, beispielsweise in einem CRM-System, leichter fällt:

  • Audit-Bereinigung: Damit ist es möglich, historische Daten aus dem Auditprotokoll von Dynamics 365 zu entfernen.

Auf diese Weisen können „versteckte“ Gefahren für den Datenschutz eliminiert werden.

  • Aufbau eines Daten-Verzeichnisses: Die Nutzer können eine Übersicht generieren, die bei der Wartung und Validierung von Daten unterstützt.
  • Stapelverarbeitung bei der Datenlöschung: Anhand von Vorgaben durch den Anwender, kann das Programm auch automatisiert Daten löschen.
  • Überprüfung von EU-Vorgaben: Die Nutzer greifen auf eine vordefinierte Suche nach EU-Vorgaben zurück, die dann als Entscheidungsgrundlage dafür dient, die Daten zu entfernen.
  • Löschung von einzelnen Informationsbereichen: Im Systemverlauf können zum Beispiel persönliche Daten gelöscht werden, dennoch bleiben Berichte und persönliche Aufzeichnungen weiterhin nutzbar.

Durch die Integration in den Compliance-Manager lassen sich dessen Werkzeuge, wie die Zuweisung von Aufgaben und revisionssicheres Reporting, auch für das Add-on verwenden.

Die Software wurde von der Dynamic Consultants Group entwickelt.

Stephan Lamprecht