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20. Februar 2018 - DSGVO

Datenschutzkonferenz bietet Muster für Verarbeitungsverzeichnis

In der freien Wirtschaft herrscht teilweise noch starke Verunsicherung darüber, wie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach der Datenschutz-Grundverordnung zu führen ist. Die Datenschutzkonferenz sorgt jetzt für mehr Klarheit.

Formular für Verarbeitungsverzeichnis Von den Aufsichtsbehörden kommen immer mehr Hilfmittel zur DSGVO (Bild: iStock.com / Aslan Alphan)

Nicht zuletzt wegen zahlreicher Anfragen aus der Privatwirtschaft hat die Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder (Datenschutzkonferenz, DSK) jetzt Musterformulare und Erläuterungen zu einem zentralen Thema veröffentlicht.

Verzeichnis zu Verarbeitungstätigkeiten ist Pflicht

Nach Artikel 30 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat grundsätzlich jeder Verantwortliche, der personenbezogene Daten verarbeitet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen und zu führen.

Unternehmen, Vereine und Behörden sollen damit Übersichten zur Verfügung stehen, die dann letztendlich auch die Aufsichtsbehörden überwachen können.

Vergleichbares gilt für Auftragsverarbeiter, die als weisungsgebundene Dienstleister im Auftrag einer verantwortlichen Stelle personenbezogene Daten verarbeiten. Allerdings schreibt der Gesetzgeber weder den genauen Aufbau, noch die Form vor. Und das sorgt bei vielen Unternehmen für Verunsicherung.

Musterformulare und Erläuterungen kostenlos verfügbar

Die DSK hat darauf reagiert und stellt kostenfrei Musterformulare zur Verfügung. Zudem hat sie zur besseren Orientierung erläuternde Hinweise veröffentlicht. Die Dokumente stehen als PDF-Dateien zur Verfügung.

Sie umfassen

  • ein Musterformular für Verarbeitungstätigkeiten Verantwortlicher,
  • ein Muster für das Verarbeitungsverzeichnis für Auftragsverarbeiter sowie
  • ein 16 Seiten umfassendes Dokument mit Erläuterungen zu den einzelnen Teilen.

Die Dokumente stehen kostenfrei zum Herunterladen zur Verfügung, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in der Infothek.

Verpflichtung auf den Datenschutz

Eine wichtige organisatorische Maßnahme zur Einhaltung des Datenschutzes in Unternehmen und Organisationen bleibt die Unterweisung und Verpflichtung der Beschäftigten zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Hier reagiert das BayLDA auf zahlreiche Nachfragen nach einer Hilfestellung. Dazu hat es einen Mustertext entworfen, der eine solche Belehrung und Verpflichtung von Beschäftigten umfasst.

Das Dokument ist zweigeteilt und umfasst ausführliche Hinweise. Daran schließt sich dann der Mustertext an. Das Dokument ist ebenfalls im PDF-Format kostenlos verfügbar.

Ein weiteres Muster finden Sie hier: Download Muster: Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Stephan Lamprecht

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