11. August 2016 - Arbeitnehmerdatenschutz

Bewerbungsmappen auf dem Müll

Einen spektakulären Fund machte in Köln der Bewohner einer Wohnanlage in den öffentlich zugänglichen Mülltonnen. Denn dort hatte eine benachbarte Versicherung einfach die Unterlagen von Stellenbewerbern entsorgt. Das kann für das Unternehmen teuer werden.

Bewerbungsunterlagen: Mal wieder im Müll gelandet Leider ein Klassiker: personenbezogene Daten wie Bewerberunterlagen landen achtlos im Müll (Bild: KatarzynaBialasiewicz / iStock / Thinkstock)

Einfacher kann man es Datendieben wirklich nicht machen. Nach Berichten der Lokalpresse landeten die vertraulichen Bewerberunterlagen achtlos im Abfall.

Zum Gemeinschaftskeller, in dem sich die Mülltonnen befinden, haben alle Bewohner der größeren Anlage Zutritt. Fotos, Lebensläufe, Zeugnisse und Gehaltsnachweise – schützenswerte Informationen lieferte die Versicherung somit frei Haus.

An die datenschutzkonforme Entsorgung denken!

Grundsätzlich bleibt ein Unternehmen für die Datensicherheit von personenbezogenen Daten auch dann verantwortlich, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Der Zugriff Dritter muss also verhindert werden.

Und gegen dieses Gebot hat die Versicherung in Köln absichtlich oder zumindest fahrlässig verstoßen. Was im Zweifel ein empfindliches Bußgeld nach sich ziehen kann.

Für betriebliche Datenschutzbeauftragte eine gute Gelegenheit, das Thema Entsorgung von Papierbelegen wieder in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern und sich die Abläufe im eigenen Unternehmen noch einmal genauer anzusehen.

  • Die Mitarbeiter (nicht nur aus den Abteilungen Personal und Finanzen) sollten noch einmal darauf hingewiesen werden, dass papierhafte Belege mit personenbezogenen Daten weder in den Abfall noch in das Altpapier gehören.
  • Möchte sich das Unternehmen selbst um die Vernichtung von Unterlagen und Datenträgern kümmern, müssen ausreichend viele Aktenvernichter vorhanden sein. Am besten auf jeder Büroetage, sodass die Mitarbeiter gar nicht erst der Versuchung erliegen, doch den Weg des geringeren Widerstands zu gehen.
  • Überall, wo viel Papier anfällt, bietet sich die Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Spezialunternehmen an. Die Firma stellt im Bürogebäude abschließbare Sammelbehälter auf, in die die Mitarbeiter die Unterlagen einwerfen. Die Belege lassen sich ab dann nur unter größten Mühen entnehmen. Der Entsorger holt die Behälter entweder regelmäßig ab oder kümmert sich bereits vor Ort um die Vernichtung der Unterlagen.

Der Vorgang in Köln zeigt eindrucksvoll, dass die Sensibilität für den Datenschutz noch lange nicht in den Köpfen aller Menschen verankert ist. Zugleich weist er auf die Problematik von papierhaften Belegen hin, die im Zeitalter der Digitalisierung etwas in Vergessenheit geraten.

Stephan Lamprecht

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