20. April 2010 - Und wo bleibt der Schutz der Arbeitnehmerdaten?

Zoff im Betriebsrat über Zugriffsrechte

Der Betriebsrat ist eine gute Erfindung. Aber darf eigentlich jedes Mitglied des Betriebsrats in alle Unterlagen hineinschauen, die dort vorhanden sind? Oder ist das dem Betriebsratsvorsitzenden vorbehalten? Und wie sieht es mit dem Schutz der Arbeitnehmerdaten aus? Spielt der überhaupt eine Rolle? Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts klärt diese Fragen.

Datenschutzkonzept ist Grundlage der Datenschutzorganisation (Bild: Mathias Rosenthal / iStock / Thinkstock)

Ein Betriebsrat aus insgesamt 17 Mitgliedern, 13 davon sind wurden über eine Liste der IG BCE gewählt, die anderen vier über eine Liste „Belegschaftsallianz“ – in einer solchen Konstellation kann es durchaus einmal interne Konflikte geben!

Der Betriebsrat hat einen eigenen Server-Bereich

Hier entzündete sich der Konflikt daran, wer auf die elektronisch gespeicherten Dateien und Mails des Betriebsrats zugreifen darf, um sie zu lesen.

Alle elektronischen Daten, über die der Betriebsrat verfügt, sind im EDV-System des Unternehmens in einem eigenen geschützten Datenbereich abgelegt. Dort hat die Sekretärin des Betriebsrats mehrere „Folder “ und Unterordner angelegt, in denen alle Daten des Betriebsrats abgespeichert sind. Auch das Mailkonto des Betriebsrats befindet sich in diesem Serverbereich.

Was die Zugriffsrechte angeht, herrscht eine Zweiklassengesellschaft

Zur Frage, welches Betriebsratsmitglied auf diese Daten zugreifen darf, traf der Betriebsrat am 19. 9.2006 folgende „Beschlussfassung über die Zugriffsrechte aller Betriebsräte auf den BR-Folder“:

  • „Alle ordentlichen Ausschussmitglieder haben für den, ihren Ausschuss betreffenden  Folder, Lese- und Schreibrechte.
  • Alle Ersatzmitglieder des jeweiligen Ausschusses haben Leserechte auf den entsprechenden Folder.“

Über eine unbeschränkten Zugriff zu allen vorhandenen Ordnern verfügen nur der Vorsitzende des Betriebsrats, dessen Stellvertreter und die Systemadministratorin.

Mehr zum Thema Betriebsrat

Das „Normalmitglied“ darf nur Ausdrucke einsehen

Alle „gewöhnlichen“ Mitglieder des Betriebsrats wurden darauf verwiesen, in folgender Weise auf gewünschte Dokumente zuzugreifen:

  • Ausdrucke aller gespeicherten Dokumente werden bei der Sekretärin des Betriebsrats in Akten abgelegt.
  • Dort ist es möglich, die Dokumente einzusehen – aber natürlich nur, während der Arbeitszeit der Sekretärin.

Dagegen wendet sich die „Minderheit“ im Betriebsrat

Die vier Betriebsratsmitglieder, die über die „Belegschaftsallianz“ gewählt wurden, sehen sich dadurch zu „Betriebsratsmitgliedern zweiter Klasse“ degradiert. Sie verlangen einen jederzeitigen elektronischen Zugriff auf alle vorhandenen Daten des Betriebsrats.

Das Bundesarbeitsgericht bejaht ein elektronisches Zugriffsrecht

Das Bundesarbeitsgericht hält diese Forderung für völlig berechtigt. Ausgangspunkt ist dabei die Regelung des § 34 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz. Sie lautet wie folgt: „Die Mitglieder des Betriebsrats haben das Recht, die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einzusehen“.

„Unterlagen“ sind auch elektronische Dateien

Zunächst geht es deshalb darum, wie der Begriff der „Unterlagen“ zu verstehen ist. Dazu äußert sich das Gericht sehr klar:

  • Zu den Unterlagen des Betriebsrats gehören nach dem Wortlaut und dem Zweck des Gesetzes nicht nur die Sitzungsniederschriften, sondern sämtliche Aufzeichnungen und Materialien, die der Betriebsrat oder ein Ausschuss angefertigt hat und die ständig zur Verfügung stehen.
  • Das gilt unabhängig davon, ob diese Aufzeichnungen in Papierform verkörpert oder in Dateiform elektronisch auf Datenträgern gespeichert sind .

Somit steht fest, dass die vorhandenen elektronischen Dateien „Unterlagen“ darstellen, die jedes Mitglied des Betriebsrats einsehen darf.

Nur elektronisch sind die Daten „jederzeit“ verfügbar

Die nächste Frage ist allerdings, ob es reicht, wenn sie ihm als Ausdruck zur Verfügung stehen oder ob er einen Anspruch auf ein elektronisches Leserecht hat. Aber auch insoweit hat das Gericht keine Zweifel:

  • Das Gesetz gibt jedem Mitglied des Betriebsrats das Recht, „jederzeit“ Einsicht zu nehmen.
  • Das wäre nicht gewährleistet, wenn das Betriebsratsmitglied immer erst abwarten müsste, bis die Unterlagen ausgedruckt sind, obwohl sie in elektronischer Form schon zur Verfügung stehen und greifbar wären.
  • Das vorgeschaltete Ausdrucken stellt einen Zwischenschritt dar, der technisch nicht erforderlich ist und deshalb die Einsichtnahme unnötig zeitlich verzögert.

Informationsvorsprünge müssen vermieden werden

Ein Verweisen auf Ausdrucke ist mit dem Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung nicht zu vereinbaren. Dieses Vorgehen führt nämlich dazu, dass die Betriebsratsmitglieder, die über ein elektronisches Leserecht verfügen, einen erheblichen Informationsvorsprung haben. Insbesondere haben sie folgende Vorteile:

  • Sie können die aktuellen Inhalte einer Datei zeitnah zur Kenntnis nehmen und haben so die Möglichkeit der Erörterung von Sachthemen auf dem aktuellen Stand, während alle anderen Betriebsratsmitglieder erst abwarten müssen, bis die Arbeitsschritte abgeschlossen und die Texte bzw. Daten freigegeben und in Papierform abgelegt werden.
  • Sie können dadurch nicht in gleicher Weise Themen jederzeit im Betriebsrat aufgreifen und inhaltlich beeinflussen.
  • Zudem bietet die elektronische Datenverarbeitung eine schnellere Orientierung, da das Suchen und Auffinden von bestimmten Dokumenten auf elektronischem Weg mit Hilfe von Suchfunktionen wesentlich erleichtert bzw. bei umfangreichen Datenmengen häufig erst ermöglicht wird.
  • Auch wenn die schriftlichen Akten sorgfältig geführt werden, lässt sich die Suche nach bestimmten Dokumenten regelmäßig nicht gleich effektiv gestalten.
  • Besonders zum Tragen kommt der Informationsvorsprung, wenn nur bestimmte Mitglieder des Betriebsrats das jederzeitige Leserecht des E-Mail-Kontos haben, weil sich die Korrespondenz über E-Mails durch ihre Unmittelbarkeit auszeichnet.

Das Einsichtsrecht dient der Kontrolle – auch gegenüber dem Vorsitzenden

Solche Vorteile der „privilegierten Betriebsratsmitglieder“ müssen die anderen Mitglieder dieses Gremiums nicht hinnehmen. Warum es so nicht geht, sagt das Gericht sehr deutlich:

  • Das Recht auf jederzeitige Information bezweckt, dass das einzelne Mitglied jederzeit die Aufgabenwahrnehmung der anderen Betriebsratsmitglieder kontrollieren kann.
  • Verwaltet der Betriebsrat seine Dokumente in elektronischer Form, lässt sich dieses Kontrollrecht nur bei einer elektronischen Einsichtnahme effektiv ausüben.
  • Elektronisch gespeicherte Daten sind leicht abzuändern. Ob der Ausdruck einer Datei vollständig ist und ihren aktuellen Stand wiedergibt, kann nur durch einen Abgleich mit dem Inhalt der Datei selbst festgestellt werden.
  • Das Kontrollrecht erstreckt sich auch auf die Tätigkeiten des Vorsitzenden, der den Betriebsrat im Rahmen der gefassten Beschlüsse nach außen vertritt. Mit dieser Zielrichtung dient es automatisch auch dem Minderheitenschutz.

Eine „Lieferung der Daten nach Hause“ kann nicht verlangt werden

Allerdings setzt das Gericht dann doch eine Grenze, die dem Schutz der Mitarbeiter dient, über deren Daten der Betriebsrat verfügt: Das einzelne Betriebsratsmitglied kann nicht verlangen, dass ihm beispielsweise alle eingehenden Mails automatisch zugeleitet werden oder dass es „von zuhause aus“ auf alle vorhandenen Dateien zugreifen kann.

Auch der Betriebsrat muss nämlich gespeicherte Daten von Mitarbeitern vor unbefugtem Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen schützen. Wie er das im Einzelnen tut, obliegt seinem „pflichtgemäßen Ermessen“.

Entscheidend ist, dass jedes seiner Mitglieder von bestimmten Geräten aus jederzeit mit zumutbarem Aufwand den vollständigen Datenbestand einschließlich des E-Mail-Kontos einsehen kann.

Der Zugriff über ein Gerät im Unternehmen würde ausreichen

Auf welchen verschiedenen Wegen das geschehen kann, schildert das Gericht nicht weiter. Es ist aber klar, was es im Auge hat. So könnte etwa in einem Raum des Betriebsrats, der für seine Mitglieder jederzeit zugänglich ist, ein EDV-Gerät stehen, an dem alle vorhandenen Daten aufzurufen sind. Das würde die Risiken einer Datenübermittlung auf andere Geräte ausschließen und die Gefahr unbefugter Zugriffe durch Außenstehende verringern.

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 12.8.2009 – 7 ABR 15/08 ist abrufbar unter http://juris.bundesarbeitsgericht.de/cgi-bin/rechtsprechung/document.py?Gericht=bag&Art=en&sid=52d6839be1a0192a90f3dfe19bcbbd3b&nr=13816&pos=0&anz=1

Dr. Eugen Ehmann
Dr. Eugen Ehmann ist Regierungsvizepräsident von Mittelfranken (Bayern). Er befasst sich seit über 25 Jahren intensiv mit Fragen des Datenschutzes in Unternehmen und Behörden.

Sie glauben, Sie hätten noch so viel Zeit? Falsch! Es gibt mehr zu tun, als Sie vielleicht denken! ▶ Zeit zu handeln