18. November 2013 - Verfahrensprüfung: Standortdaten

Wenn das Notizbuch geortet wird

Bei Ortung und Standortdaten denkt man in aller Regel nicht an digitale Notizbücher – sollte man aber. Weiten Sie Ihren Blick bei der Verfahrensprüfung, um die Verwendung von Positionsdaten nicht zu übersehen.

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Verschaffen Sie sich einen genauen Überblick darüber, welche Anwendungen Standorte lokalisieren (Bild: Thinkstock)

Es sind doch nur Notizen?!

Notizen macht eigentlich jeder. Dafür muss man nicht ausgesprochen vergesslich sein. Ob es der versprochene Rückruf ist, der gerade vereinbarte Termin, eine tolle neue Produktidee oder die Einkaufsliste für den Feierabend.

Stellen Sie sich vor, diese Notizen gehen verloren und eine andere Person findet sie. Wenn nicht gerade wieder einmal ein Passwort auf den Notizzettel gebannt wurde, scheint dies harmlos zu sein. Doch die Wirklichkeit sieht anders aus: So können Telefonnummern, Details zu Projekten, E-Mail-Adressen und andere vertrauliche Daten betroffen sein. Alternativen zum klassischen Notizzettel scheinen da angebracht.

Digitale Notizbücher als Verfahren

Wenn Sie also im Verfahrensverzeichnis Anwendungen im Bereich Digitale Notizbücher finden, sieht dies nach einer positiven Entwicklung aus. Immerhin sind die Notizen dann auf dem PC, Notebook oder Smartphone gespeichert. Sieht man genauer hin, stellt man aber fest, dass digitale Notizbücher kaum jemals die Papier-Notizzettel komplett ersetzen werden. Zudem kommen mit den digitalen Notizbüchern neue Datenrisiken ins Spiel, wie eine Verfahrensprüfung zeigt.

Speicherort und Verschlüsselung klären

Zum einen muss der digitale Speicherort für Notizen nicht wirklich sicherer sein als zum Beispiel die Geldbörse, in die man die papiergebundenen Notizen steckt. Oftmals fehlt jede Verschlüsselung der mitunter vertraulichen Stichwörter oder kurzen Sätze. Zudem sind viele der Notizbuch-Dienste keineswegs so konzipiert, dass die Daten auf dem lokalen Endgerät gespeichert sind.

Der Idee folgend, dass die digitalen Notizen auf allen Endgeräten zu finden und zu bearbeiten sein sollen, landen die Notizen in einer Cloud, so zum Beispiel bei dem Dienst Google Keep. Es lohnt sich aus Datenschutzsicht, die Funktionen von Google Keep & Co. genauer anzusehen.

Komfortfunktionen als mögliches Risiko

Ein Notizdienst wie Google Keep bietet eine ganze Reihe von Funktionen, die Sie sich bei einem geplanten betrieblichen Einsatz näher ansehen sollten. Denken Sie nur an die automatische Umwandlung von Sprachnotizen in Text. Zu den Komfortfunktionen gehören aber auch neue Funktionen, die Standortdaten nutzen. Die Idee klingt interessant: Erinnerungen an Notizen können nicht nur zeitabhängig sein. Eine bestimmte Erinnerung kann auch hilfreich sein, wenn man an einem bestimmten Ort ist, zum Beispiel in einem Geschäft, wo man schon immer etwas Bestimmtes kaufen wollte.

Mehr Ortungsfunktionen als gedacht

Damit aber ein digitales Notizbuch neben zeitlichen Erinnerungsfunktionen auch ortsabhängige Erinnerungen ausgeben kann, müssen sich die Notizen zum einen mit Positionsdaten verknüpfen lassen. Zum anderen muss das elektronische Notizbuch wissen, wo man sich gerade aufhält, um entsprechend erinnern zu können. Google Keep nutzt also eine Ortungsfunktion, um an bestimmten Standorten die relevanten Notizen zu präsentieren. Wenn es also um das Thema Ortung von Mitarbeitern geht, sollten Sie auch einen Blick auf genutzte digitale Notizdienste werfen.

Umfassende Verfahrensprüfungen wichtig

Das Beispiel Google Keep & Co. zeigt Ihnen, dass Sie mit weitaus mehr datenkritischen Funktionen rechnen müssen, als auf den ersten Blick zu sehen ist. Ist zum Beispiel Ihre Liste der genutzten Ortungsdienste wirklich vollständig? Nutzen Sie am besten die Checkliste zur Kontrolle.


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Oliver Schonschek
Oliver Schonschek, Diplom-Physiker, ist IT-Fachjournalist und IT-Analyst.

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