14. November 2011 - Schutz für Lieferantendaten

Datenschutz im Einkauf: Vorsicht bei Lieferantenbewertungen!

Lieferantendaten sind genauso zu schützen wie Kundendaten, doch fehlt hierfür mitunter das richtige Bewusstsein. Prüfen Sie deshalb den Umgang mit Lieferantendaten. Wir zeigen Ihnen am Beispiel der Lieferantenbewertung, worauf es ankommt.

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Ein sensibler Umgang mit Lieferantendaten ist genauso wichtig wie der Schutz von Kundendaten (Bild: Thinkstock)

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf die Bedeutung des Kundendatenschutzes hinweisen wollen, haben Sie viele gute Argumente. Die Kunden bringen den Umsatz und sichern letztlich die Arbeitsplätze. Werden die Daten der Kunden unzureichend geschützt, kann das die Kunden verärgern und so Umsätze und Arbeitsplätze gefährden.

Lieferanten als Partner sehen

Bei den Daten der Lieferanten sieht das anders aus. Nicht jedem ist direkt ersichtlich, dass Lieferanten entscheidend für den eigenen Erfolg sind und als wichtige Partner gesehen werden sollten.

Auf den richtigen Umgang mit Lieferantendaten sollten Sie nicht nur die Einkaufsmitarbeiter hinweisen. Mit Lieferantendaten kommen viele Fachbereiche in Kontakt. Denken Sie nur an die Telefonzentrale, an die Buchhaltung, an die Qualitätsabteilung oder an die Entwicklung und Produktion, in deren Produkten ggf. Erzeugnisse von Lieferanten weiterverarbeitet werden.

Verfolgen Sie den Lieferantenprozess

Wenn Sie den Umgang mit Lieferantendaten prüfen, sollten Sie zunächst einmal in das Verfahrensverzeichnis schauen, ob Sie dort entsprechende Verfahren finden. Ein zentrales Beispiel, das im Verfahrensverzeichnis zu finden sein sollte, ist die sogenannte Lieferantenbewertung. Die Bewertung der Lieferanten ist für den Einkauf und das Qualitätsmanagement ein wichtiges Instrument für die Lieferantenauswahl und Lieferantenentwicklung.

Die Lieferantenbewertung erfasst unter anderem Defizite in Produktqualität, Termintreue, Preis-/Leistungsverhältnis, aktuelle Ergebnisse der Wareneingangskontrolle und Vor- und Nachteile der Produkte bzw. Dienstleistungen im Vergleich zum Wettbewerb.

Auch für Lieferanten gibt es ein Scoring

Abhängig von Kriterien, die Ihr Unternehmen für Lieferanten aufgestellt hat, lässt sich aus solchen Angaben und bei entsprechender Gewichtung ein Lieferantenscoring errechnen. Über Abfragen und Analysen in der Lieferantendatenbank kann ein Unternehmen dann vor Auftragsvergabe mit wenigen Klicks den besten Lieferanten für ein bestimmtes Produkt aussuchen und anfragen.

Häufige Bewertungskriterien

Zu den häufigsten Kriterien zur Auswahl und Bewertung von Lieferanten gehören:

  • das Bekenntnis des Lieferanten zur Qualitätspolitik des eigenen Unternehmens
  • ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem beim Lieferanten
  • die Einhaltung der vereinbarten Zielvorgaben (bei neuen Lieferanten zum Beispiel durch entsprechende Referenzen zu zeigen)
  • die Einhaltung von Vorgaben zur Arbeitssicherheit, Datenschutz und Umweltschutz
  • die Lieferfähigkeit im gewünschten Umfang und zu vorgegebener Zeit (Termin- und Mengentreue)
  • das notwendige Know-how beim Lieferanten
  • das Verhältnis Preis-Leistung

Welche Daten und Personen betroffen sein können

Erfasst werden für die Lieferantenbewertung und das Lieferantenmanagement umfangreiche Vertragsstammdaten, Abrechnungsdaten und spezifische Daten zur Beurteilung der Lieferanten. Lieferantenbewertungen finden nicht nur für Zulieferer von Teilen statt, die ggf. in Ihrer eigenen Produktion verarbeitet werden. In der Lieferantenbewertung werden Sie in der Regel auch Daten von IT-Dienstleistern, Beratungshäusern, Schulungsanbietern, Handwerkern oder Reinigungsfirmen finden.

Datensicherheit auch für Lieferantenportal

Viele Unternehmen haben auch für die Kommunikation mit den Lieferanten ein Online-Portal aufgesetzt, nicht nur für die Bestellungen der Kunden. Es versteht sich, dass auch die Lieferantendaten durch eine sichere Anmeldung und verschlüsselte Verbindung zu schützen sind. In den letzten Monaten sind leider auch immer wieder Lieferanten-Portale im Internet erfolgreich angegriffen worden, ebenfalls ein Zeichen für den mangelnden Lieferantendatenschutz.


Download:


Auch Lieferanten haben Betroffenenrechte!

Leider werden Lieferanten mitunter nicht wirklich partnerschaftlich behandelt. Rechtlich jedoch haben natürlich auch Lieferanten alle Rechte von Betroffenen:

  • Sie müssen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden (z.B. in den Einkaufsbedingungen, allerdings nicht im Kleingedruckten, sondern explizit und deutlich).
  • Sie haben Auskunftsrechte zu den über sie gespeicherten personenbezogenen Daten.
  • Lieferantendaten dürfen nicht ohne weiteres an Dritte weitergereicht oder für andere Zwecke verwendet werden.
  • Die Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Daten als Lieferant müssen sie widerrufen können.
  • Nach Erfüllung ihres Erhebungszwecks sind auch Lieferantendaten zu löschen.

Sie sehen also, Lieferantendaten müssen umfassend geschützt werden und sind nicht etwa frei verfügbar, weil die Lieferanten doch für ihre Leistungen anständig bezahlt werden.

Checkliste Lieferantendatenschutz

Für die Prüfung des Umgangs mit Lieferantendaten am Beispiel Lieferantenbewertung können Sie die Checkliste aus dem Download-Bereich nutzen.

Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist.

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