4. März 2013 - Digitale Archivierung

Social Media: Löschen ist nicht das einzige Problem

Nicht nur E-Mails, sondern auch Nachrichten in sozialen Netzwerken und Instant Messages (IM) können geschäftliche Relevanz haben. Bei der Prüfung der Datenverfügbarkeit sollte deshalb auch die Archivierung von Social-Media-Inhalten berücksichtigt werden.

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Neben klassischen E-Mails können auch Aktivitäten auf sozialen Netzwerken archiviert werden: Direktnachrichten, Tweets, „Gefällt mir“-Angaben und vieles mehr (Bild: Thinkstock)

E-Mail ist nicht alles

Betrachtet man die geschäftliche Kommunikation von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, aber auch zwischen Mitarbeitern und Kunden, kommt der E-Mail eine große Bedeutung zu. Doch Marktforscher wie Gartner erwarten bis 2014, dass ganze 20 Prozent der betrieblichen Kommunikation über soziale Netzwerke ablaufen werden, also über die integrierten Nachrichtenfunktionen von Facebook, XING und Co. Die logische Folge ist, dass eine reine E-Mail-Archivierung nicht mehr ausreichen kann, um die relevante elektronische Kommunikation zu archivieren.

Social Media und Archivierung

Wenn Social-Media-Inhalte, also zum Beispiel betriebliche Profildaten, Nachrichten und Bilder, archiviert werden sollen, müssen insbesondere die Unterschiede zur Situation bei E-Mails bedacht werden. E-Mail-Lösungen können cloud-basiert sein, müssen es aber nicht. In vielen Fällen betreiben Unternehmen noch ihre Mail-Server selbst, und die Nutzer laden häufig ihre E-Mails lokal auf ihre Endgeräte.

Bei Facebook & Co. ist dies anders: Es gibt zwar auch soziale Netzwerke, die man selbst betreiben kann. In der Regel aber sind soziale Netzwerke reine Cloud-Lösungen. Zudem werden die auf sozialen Netzwerken ausgetauschten Nachrichten kaum einmal heruntergeladen. Viele Nutzer wüssten noch nicht einmal, wie sie ihre Social-Media-Nachrichten herunterladen könnten. Bei der Social-Media-Archivierung geht es also auch um Cloud-Archivierung.

Lösungen für Social-Media-Archivierung

Wenn es um die Datenarchivierung im Unternehmen geht, sollten Sie also auch das Thema der Social-Media-Archivierung und der Cloud-Archivierung ansprechen. Zu prüfen ist, ob auch Social-Media-Nachrichten und Echtzeitnachrichten von Instant-Messenger-Systemen (IM) wie Skype bereits archiviert werden.

Gibt es ein solches Datenarchiv, dann

  • ist auch dafür der Zugangs- und Zugriffsschutz zu hinterfragen (Berechtigungssystem, Vier-Augen-Prinzip beim Zugriff auf vertrauliche Nachrichten, Verschlüsselung),
  • die Manipulationssicherheit zu prüfen (Integritätskontrolle, zum Beispiel durch digitales Signieren und Verwendung von digitalen Zeitstempeln), und
  • bei externen Betrieb des Archivs geht es auch um die Cloud-Sicherheit.

An mögliche Privatnutzung denken

Werden die Profile in den sozialen Netzwerken und die Instant Messenger auch für die Privatnutzung zugelassen, entsteht ein vergleichbares Problem wie bei der E-Mail-Archivierung. Deshalb ist eine Trennung der Profile in privat und betrieblich dringend zu empfehlen.

In jedem Fall sollten die Archivsysteme für Social Media eine Konfiguration erlauben, dass nur bestimmte Profile des Unternehmens und bestimmte Zeiträume in die Archivierung aufgenommen werden. Dabei muss auch an die Löschfristen gedacht werden.

Nicht zuletzt die Unterstützung bestimmter sozialer Netzwerke muss hinterfragt werden, denn dies muss natürlich zu den eingesetzten Social-Media-Diensten passen. So umfasst zum Beispiel Gwava Retain Social alle Facebook-Pinnwandeinträge, Status-Updates, Freundschaftsanfragen, “Gefällt mir”-Angaben und Events sowie alle Twitter-Direktnachrichten und -Posts (Tweets).

Spezielle Archivlösungen für Social Media helfen

Auf dem Markt gibt es inzwischen eine Reihe von speziellen Archivlösungen für Social Media oder aber Archivsysteme, die explizit Social Media und Instant Messenger unterstützen. Als Ausgangspunkt für eine mögliche Anbieterrecherche steht Ihnen eine Anbieterübersicht als Download zur Verfügung.


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Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist.

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