22. Juni 2009 - Whistle blowing

So vertragen sich Whistle blowing und Datenschutz

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten können Betrug und Korruption in Unternehmen zunehmen. Technische Whistle blowing-Lösungen bieten ihre Dienste an und versprechen den Hinweisgebern Informantenschutz. Gleichzeitig könnten Whistle-blowing-Plattformen aber anonyme Verleumdungen erleichtern. Obendrein müssen Sie als Datenschutzbeauftragter auf eine datenschutzgerechte Abwicklung achten.

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Das Whistle blowing, also das interne "Verpfeifen", braucht einen adäquaten Datenschutz-Rahmen (Foto: Rike/PIXELIO).

Auch wenn sich die meisten Sicherheitsmaßnahmen eines Unternehmens nach außen richten, droht eine nicht unerhebliche Gefahr durch die sogenannten Innentäter.

Mitarbeiterkriminalität, Betrug und Korruption könnten in der aktuellen wirtschaftlichen Situation noch zunehmen, befürchten Sicherheitsexperten.

Whistle blowing kann Schaden abwenden

Doch aus dem Inneren kommen nicht nur oftmals unbedachte Bedrohungen für ein Unternehmen, sondern auch wertvolle Hinweise, die dabei helfen können, wirtschaftlichen Schaden durch Mitarbeiterkriminalität von einem Unternehmen abzuwenden.

Whistle blowing erfordert Aufklärung

Wenn ein Unternehmen ein internes Hinweissystem und damit eine Whistle blowing-Lösung einsetzen möchte, um ein strukturiertes Verfahren für interne Hinweise aufzubauen, muss an zahlreiche Faktoren gedacht werden:

  • Hinweisgeber wünschen in aller Regel eine absolute Vertraulichkeit.
  • Viele Hinweise scheitern daran, dass die potenziellen Hinweisgeber nicht aus der Anonymität auftauchen wollen.
  • Zahlreiche Hinweise scheitern aber auch daran, dass die möglichen Hinweisgeber gar nicht wissen, wie und wo sie eine Meldung machen können, was überhaupt gemeldet werden sollte und welche Konsequenzen eine Meldung haben kann.
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Anonymität ist gewünscht

Die von Whistleblowern meist gewünschte Anonymität lässt sich jedoch im Gespräch mit einem Vorgesetzten nicht erreichen, selbst wenn man diesem sein absolutes Vertrauen schenkt.

Technische Lösungen hingegen versprechen eine scheinbare Anonymität. Ein Anruf mit unterdrückter Rufnummernübermittlung oder eine Meldung über eine spezielle Seite im Intranet sind auf den ersten Blick für einen Hinweisgeber ein vertretbarer Weg.

Doch sind viele Anonymisierungsverfahren nicht so wirkungsvoll, wie es scheint. Telefonanlagen und interne Webserver könnten über Rufnummer und IP-Adresse trotzdem eine Rückverfolgung des Hinweises möglich machen.

Anonymität ist auch zwiespältig

Für die Bearbeitung eines Hinweises ist die Kenntnis des Whistleblowers jedoch oftmals dringend erforderlich, wenn Rückfragen bestehen.

Gleichzeitig verlockt eine Anonymität im Whistle blowing dazu, einem ungeliebten Kollegen eine unerlaubte Handlung anzulasten, die er gar nicht getan hat.

Deshalb scheint die Gewährleistung der Vertraulichkeit eines Hinweises grundsätzlich der bessere Weg zu sein, anstatt anonymen Hinweisen nachzugehen, die weder konkret noch ohne weiteres prüfbar sind. Insbesondere sollten keine weiteren Maßnahmen zur Ermittlung ergriffen werden, ohne wirkliche Verdachtsmomente (Anhaltspunkte für ein Fehlverhalten) zu haben.

Whistle blowing über Dritte prüfen

Naheliegend erscheint die Lösung, dass sich Hinweisgeber an vertrauenswürdige Dritte wenden können, um innerhalb des Unternehmens unerkannt zu bleiben.

Dafür stehen verschiedene technische Lösungsmodelle zur Verfügung, wie Call Center, spezielle Anrufbeantworter oder Internetportale. Auch wenn sich so mancher Hinweisgeber damit wohler fühlen wird, sind Sie als Datenschutzbeauftragter auch hier besonders gefragt.

Interessen müssen abgewogen werden

Grundsätzlich sollten Sie daraufhin wirken, dass ein solches System nur dann eingesetzt werden darf, wenn der externe Betreiber die Vorgaben des Datenschutzes beachtet und intern geregelt ist, unter welchen Bedingungen eine Meldung in welcher Form erfolgen darf.

Sie müssen davon ausgehen, dass bei der Umsetzung ein automatisiertes Verfahren zur Erhebung, Übermittlung und Speicherung personenbezogener Daten zum Tragen kommt.

Nach § 28 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind deshalb solche Whistle blowing-Lösungen nur dann zulässig, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt.

Vorabkontrolle ist bei Whistle blowing angezeigt

Da neben den personenbezogenen Daten des Hinweisgebers auch insbesondere die Daten des Betroffenen im Zuge des Verfahrens erhoben, übermittelt und gespeichert werden, sollte vor Einführung einer Whistle blowing-Lösung eine Vorabkontrolle nach BDSG durch Sie als Datenschutzbeauftragten erfolgen.

Dabei sollten Sie die organisatorischen und technischen Maßnahmen prüfen, die die Vertraulichkeit der Daten sicherstellen sollen (wie ein verschlüsselter Übertragungsweg) und zudem die Umsetzung der Löschpflichten hinterfragen. Ebenso sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den Zweck, das Verfahren, die Nutzungsbedingungen sowie ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung zu informieren.

Whistle blowing bringt ohne Zweifel Vorteile bei der Verhinderung von Mitarbeiterkriminalität, dennoch darf sich ein Hinweisgebersystem nicht über den Datenschutz stellen.

Datenschutz schützt vor willkürlichen Aktionen

Gerade wenn es um Anschuldigungen und Verdächtigungen geht, dürfen die Betroffenen keiner willkürlichen Ermittlung ausgesetzt werden. Der Datenschutz zeigt dabei einen Weg, wie nach erfolgreicher Vorabkontrolle Whistle blowing ein wirksames Mittel gegen Innentäter werden kann.

Datenschutz ist eben kein Täterschutz, sondern vielmehr ein Schutz für die Unschuldigen und die Hinweisgeber.

Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist

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