11. April 2012 - E-Mails, Präsentationsfolien & Co

So schützen Sie auch die unstrukturierten Daten

Die meisten Daten befinden sich außerhalb von Datenbanken, so viel ist klar. Unklar ist aber, wo diese unstrukturierten Daten gespeichert sind. Ohne Kenntnis der Verteilung und der Speicherorte lassen sich jedoch die unstrukturierten Daten nicht schützen. Verhindern Sie daher, dass Ihr Datenschutz zu kurz greift!

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Befinden sich Daten außerhalb von Datenbanken, dürfen diese beim Datenschutz nicht vergessen werden (Bild: Thinkstock)

Datenbanken sind nicht die einzige Herausforderung

Kundendatenbanken, Lieferantendatenbanken, Mitarbeiterdatenbanken, sie alle enthalten personenbezogene Daten, die geschützt werden müssen. Doch der Schutz personenbezogener Daten, die in Datenbanken gespeichert sind, ist bei weitem nicht alles. Studien z.B. von Gartner gehen davon aus, dass sich 80 Prozent der Daten außerhalb der Datenbanken befinden.

Diese Daten nennt man auch unstrukturiert. Der Schutz dieser Daten jedoch darf keineswegs unstrukturiert sein …

Bestes Beispiel: E-Mails

Die große Bedeutung unstrukturierter Daten wird schnell klar, wenn Sie sich die häufigsten Vertreter ansehen: E-Mails, Textdokumente, Präsentationsfolien, Webseiten, Bilder und Videos können personenbezogene Daten enthalten und müssen deshalb neben den Datenbanken geschützt werden. Dazu müssen aber erst einmal die Voraussetzungen geschaffen werden.

Immer mehr unstrukturierte Daten

Alleine die Menge der unstrukturierten Daten macht schon die Probleme bei ihrem Schutz deutlich: Jedes Jahr nimmt die Anzahl der unstrukturierten Daten in einem Unternehmen um bis zu 60 Prozent zu. Datenverlust und Datenmissbrauch bei unstrukturierten Daten zu entdecken, ist deshalb keinesfalls einfach. Ohne den Schutz unstrukturierter Daten ist der Datenschutz jedoch mehr als unvollständig.

Was bei unstrukturierten Daten zu klären ist

Um den Datenschutz auch für die unstrukturierten Daten gewährleisten zu können,

  • muss zuallererst ihre Verteilung klar sein, also ihre Speicherorte und das Vorkommen möglicher Kopien.
  • Dann müssen die unstrukturierten Daten klassifiziert, also eingestuft werden, welche Arten personenbezogener Daten enthalten sind und welchen Schutzbedarf diese haben.
  • Zudem muss geregelt sein, wer welche Rechte an den unstrukturierten Daten hat.
  • Eine Zugriffsregelung, wie sie in Datenbanken erfolgt, ist genauso bei unstrukturierten Daten notwendig, dort aber nicht so einfach zu realisieren.
  • Weiterhin sind es gerade die unstrukturierten Daten (wie Textdateien oder Präsentationen), die gerne und häufig per E-Mail verschickt oder ins Internet hochgeladen werden. Der Schutz muss also neben der Speicherung auch die Übertragung berücksichtigen.

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Vielfältige Daten, vielfältige Werkzeuge

Um die zu schützenden, unstrukturierten Daten aufzuspüren, um sie zu klassifizieren und entsprechend abzusichern, stehen gleich mehrere Werkzeuge zur Verfügung:

  • Filter-Werkzeuge wie Mail-Filter und Web-Filter führen Inhaltskontrollen durch, die eine Einstufung der Daten erlauben.
  • Dateien mit unstrukturierten Daten, die geschützt werden sollen, lassen sich verschlüsseln.
  • Die Zugriffsrechte für die unstrukturierten Daten lassen sich mit Lösungen wie Enterprise Content Management (ECM) und Enterprise Rights Management (ERM) definieren und durchsetzen. Dazu werden mit den Dateien bestimmte Berechtigungen und Nutzerrollen verknüpft.
  • Entscheidend für den Schutz der unstrukturierten Daten ist eine Indexierung, eine Vergabe von Tags, also Schlagworten, die die Dateien als Metadaten begleiten. Eine Präsentation mit Kundendaten erhält z.B. einen Tag „Kundendaten“ und muss entsprechend geschützt werden.

Im Bereich unstrukturierter Daten gibt es auch eine Reihe von Spezialwerkzeugen, die die Dateien suchen, analysieren, indexieren und mit Tags versehen.

Das Aufspüren der Daten können z.B. Lösungen wie Varonis Data Governance Suite, Symantec Data Insight oder Novell File Reporter unterstützen, beim Analysieren und Einstufen der Dateien helfen z.B. sogenannte DLP-Lösungen (Data Loss Prevention).

Mehr Struktur für die unstrukturierten Daten!

Der wesentliche Trick beim Schutz unstrukturierter Daten ist es also, mehr Struktur hineinzubekommen, den unstrukturierten Daten mittels Tags also Kennzeichen zu geben, nach denen sich suchen lässt und die als Grundlage weiterer Schutzmaßnahmen dienen können.

Achten auch Sie auf mehr Struktur beim Schutz unstrukturierter Daten. Denn sonst konzentrieren Sie den Datenschutz auf eine Minderzahl der zu schützenden Daten. Nutzen Sie dabei am besten die Checkliste.

Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist.

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