11. Februar 2013 - Datenschutz und Beschaffung

Selbst Telefonanlagen haben einen Facebook-Anschluss …

Nicht nur Smartphones und Tablets haben bereits Funktionen für soziale Netzwerke an Bord. Selbst scheinbar klassische Lösungen wie Telefonanlagen können eine Schnittstelle für Facebook & Co vorsehen. Informieren Sie den Einkauf, damit Sie bei Beschaffungen rechtzeitig eingebunden werden.

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Auch Telefonanlagen können Verknüpfungen zu sozialen Netzwerken herstellen (Bild: Thinkstock)

Soziale Netzwerke sind überall

Ob Sie im Internet unterwegs sind oder in der Fußgängerzone – Logos sozialer Netzwerke sehen Sie inzwischen fast überall. Viele Webseiten haben eine vorbereitete Schnittstelle zu Facebook & Co, so dass die Nutzer ohne Umweg zum Beispiel von einer Artikelbeschreibung im Webshop den Weg ins soziale Netzwerk der Wahl finden, wo sie gleich jedem mitteilen können, wie gut ihnen dieses Produkt gefällt.

Facebook oftmals bereits an Bord

Doch nicht nur Plakate, Schaufenster oder Webseiten werden von den sozialen Netzwerken bevölkert. Auch technische Produkte wie Smartphones, Tablets und Softwarelösungen haben bereits Funktionen führender sozialer Netzwerke dabei, wenn sie der Nutzer das erste Mal startet.

Während dies bei einem Smartphone schon nichts Besonderes mehr ist, kann der eine oder andere schon überrascht sein, dass auch Telefonanlagen mit sozialen Netzwerken interagieren könnten.

Neues Telefon, neue Datenrisiken

Wenn Ihr Unternehmen also zum Beispiel eine neue Telefonanlage beschaffen will, liegen die Berührungspunkte mit sozialen Netzwerken oftmals nicht gleich auf der Hand. Der Einkauf wird von sich aus kaum mit Ihnen in Kontakt treten, um sich über mögliche Datenschutzrisiken durch die neue Telefonanlage zu informieren, selbst dann nicht, wenn die Verwendung sozialer Netzwerke im Unternehmen eigentlich verboten ist. Der Grund: Kaum jemand wird bei einer Telefonanlage an Facebook & Co denken.

Facebook im Telefonbuch

Eine Telefonanlage, die zu einem Kontakt im Telefonbuch auch Facebook-Profile zugänglich macht, entspricht dem Trend, bei der Kundenpflege und bei der Akquise die sozialen Netzwerke zu berücksichtigen. Eine ähnliche Entwicklung, im Adressbuch auch soziale Netzwerke zu integrieren, finden Sie bereits in verschiedenen E-Mail-Programmen und in Office-Lösungen. Da Telefonanlagen schon lange nicht mehr klassisch sind, finden Sie dort neben E-Mail-Adressen und Chat-Kontakten inzwischen auch Verknüpfungen zu sozialen Netzwerken.

Auf die Schnittstelle kommt es an

Marktforscher wie Gartner empfehlen ausdrücklich, zum Beispiel bei einem CRM-System die sozialen Netzwerke zu integrieren – und an sich lässt sich dies auch datenschutzgerecht umsetzen, wenn man auf die Details achtet. So kann die Schnittstelle von einem IT- oder TK-Produkt hin zu den sozialen Netzwerken nur wenige, definierte Datenfelder umfassen oder aber mehr verraten, als dem Nutzer lieb sein sollte.

Wer denkt zum Beispiel daran, dass das scheinbar harmlose Telefon am Schreibtisch den aktuellen Verfügbarkeitsstatus in einem sozialen Netzwerk anzeigen lassen könnte? Solche Statusinformationen sind bei Chat-Programmen bekannt, nun werden auch Telefone freigiebiger in Sachen Statusinformationen.

Einkauf sollte informiert werden

Damit Sie sich die genauen Funktionen eines neuen Produkts innerhalb sozialer Netzwerke ansehen können, bevor die Lösungen in Betrieb gehen, sollten Sie den Einkauf sensibilisieren. Wenn der Einkauf und am besten auch die anfordernden Fachbereiche bei der Beschaffung neuer Produkte den Datenschutz und die interne Social Media Policy (Richtlinie zum Umgang mit sozialen Netzwerken) im Hinterkopf behalten, lässt sich verhindern, dass soziale Netzwerke heimlich Einzug halten und ohne Nutzeraufklärung zu ungewollter Preisgabe personenbezogener Daten führen.

Tipp: Für die Information Ihres Einkaufs nutzen Sie am besten unsere Arbeitshilfe. Sollte Ihr Unternehmen noch keine eigene Social Media Policy aufgestellt haben, sollten Sie sich zum Beispiel das Werk Praxissoftware Datenschutz-Richtlinien ansehen.


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Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist.

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