13. September 2011 - Wer muss im Büro mein Passwort kennen?

Passwort nicht greifbar – Prozess verloren!

„Passwörter sind geheim zu halten, auch gegenüber Kolleginnen und Kollegen!“ Diese Verpflichtung findet sich in zahlreichen Datenschutzanweisungen und Betriebsvereinbarungen. Dass es durchaus auch ins Auge gehen kann, wenn man sich daran hält, zeigt der vorliegende Fall. Für den Alltag im Büro macht er sehr nachdenklich …

Datenschutzkonzept ist Grundlage der Datenschutzorganisation (Bild: Mathias Rosenthal / iStock / Thinkstock)

Die Sekretärin muss wegen eines Todesfalls plötzlich weg

Ein Todesfall in der Familie machte einer Sekretärin in einer Rechtsanwaltskanzlei zu schaffen. Ein naher Angehöriger war plötzlich verstorben, und deshalb verließ sie ihren Arbeitsplatz. Der Chef hatte dafür volles Verständnis, insofern war alles kein Problem.

In ihrem PC liegt jedoch ein wichtiges Schreiben

Die Schwierigkeiten begannen jedoch damit, dass die Sekretärin eine fristgebundene Angelegenheit zu bearbeiten hatte. Es ging um ein Urteil, das für einen Mandanten der Kanzlei nicht günstig ausgegangen war. Deshalb wurde gegen das Urteil Berufung eingelegt. Spätestens mit dem Ablauf des 10.11.2010 hätte diese Berufung bei Gericht begründet werden müssen.

An diesem Tag und auch in den Tagen danach war die Sekretärin aber wegen des Todesfalls nicht in der Arbeit.

Niemand kommt ohne Passwort an das Schreiben heran

Das war deshalb sehr misslich, weil die Berufungsbegründung längst in ihrem PC gespeichert war. Überarbeiten und ausdrucken konnte diesen Schriftsatz allerdings niemand. Denn nur die Sekretärin selbst kannte das Passwort für den PC, auf dem der Text gespeichert war.

Dadurch wird eine wichtige Frist bei Gericht versäumt

Damit war die Frist für die Berufungsbegründung versäumt. Deshalb versuchte ihr Chef, Rechtsanwalt und Inhaber der Kanzlei, diese Fristversäumnis gewissermaßen nachträglich aus der Welt zu schaffen.

Das rechtliche Mittel dafür ist die „Wiedereinsetzung in den vorigen Stand“. Dies bedeutet: Falls das Gericht dem Antrag auf eine solche Wiedereinsetzung stattgibt, wird die Angelegenheit so behandelt, als sei die Frist nicht versäumt worden.

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Nun kommt es darauf an, ob die Frist schuldhaft versäumt wurde

Die Hürden für den Erfolg sind bei einem solchen Antrag freilich sehr hoch: Er hat nur dann Erfolg, wenn die Frist „unverschuldet versäumt“ wurde. Dabei sind die Gerichte aller Erfahrung nach niemals großzügig. Vielmehr prüfen sie ganz genau, ob wirklich nichts unterlassen wurde, was ein Anwalt hätte tun müssen.

Hätte das Passwort hinterlegt werden müssen?

Im vorliegenden Fall spitzte sich das auf folgende Frage zu: Hätte man in der Kanzlei dafür sorgen müssen, dass jederzeit auf die Texte in dem PC zugegriffen werden kann? Und wäre es dazu notwendig gewesen, das Passwort nicht vollständig geheim zu halten, sondern beispielsweise an einer sicheren Stelle zu hinterlegen?

Laut Auffassung des Gerichts ja!

Die Antwort des Gerichts ist eindeutig: Beide Fragen sind mit „ja“ zu beantworten! Das Gericht meint dazu:

  • Es entspricht der Lebenserfahrung, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter durch Gründe wie Unfall, Erkrankung oder dringende familiäre Angelegenheiten gelegentlich plötzlich ausfällt.
  • Wenn das aber so ist, dann müssen solche Ereignisse vorbeugend im Rahmen einer sachgerechten Organisation des Bürobetriebs als möglich berücksichtigt werden.
  • Deshalb sind Vorkehrungen erforderlich, dass in solchen Fällen auf fristgebundene Texte, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter geschrieben hat, trotz seiner Abwesenheit zugegriffen werden kann.
  • Ein Mittel dazu wäre die Hinterlegung des Passworts der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters an einer sicheren Stelle. Ein solches Vorgehen ist ebenso möglich wie zumutbar.

Das Passwort-Problem betrifft nicht nur Anwaltskanzleien!

Manche Leserin und mancher Leser könnte sich nun sagen: Das hört sich ganz interessant an. Aber ich arbeite selbst nicht in einer Rechtsanwaltskanzlei, und da kann mir das Ganze ja wohl ziemlich egal sein?

Eine solche Haltung ist verständlich, geht aber doch am Problem vorbei. Denn ob das  dringend benötigte Schriftstück in einem PC der Anwaltskanzlei steckt oder ob man nicht herankommt, weil der Zugang zu einem PC im Unternehmen des Mandanten blockiert ist, macht keinen Unterschied. Deshalb gilt: Im einen wie im anderen Fall kann eine fehlende Zugriffsmöglichkeit dazu führen, dass ein Prozess verloren geht.

Ausdrückliche Vertretungsregelungen sind notwendig

Einen sinnvollen Ausweg bieten Vertretungsregelungen: Generell bleibt es bei der Regel, dass ein Passwort geheim zu halten ist. Es wird jedoch jeweils ein Vertreter festgelegt, dessen Zugriffsberechtigung aktiviert wird, wenn eine Abwesenheit bevorsteht. Eine solche Regelung wäre auch im vorliegenden Fall möglich gewesen.

Nicht zu lösen sind damit freilich Fälle wie eine plötzliche, unvorhersehbare Erkrankung oder eine Abwesenheit nach einem Unfall. Hier bleibt dann nur der Weg über die Administratorbefugnisse, um den Zugang zu ermöglichen. Aber auch hierfür hatte die Kanzlei offensichtlich keine Vorkehrungen getroffen.

Die Gerichte fahren eine harte Linie

Solche Feinheiten waren dem Gericht freilich gleichgültig – und sie konnten ihm auch gleichgültig sein. Denn wie der Zugriff im Einzelnen ermöglicht wird, spielt aus seiner Sicht keine Rolle. Wesentlich ist, dass er irgendwie möglich ist. Und da dies nicht der Fall war, ging das Gericht davon aus, dass die Frist schuldhaft versäumt wurde. Damit war der Prozess von vornherein verloren.

Quelle: Beschluss des Oberlandesgerichts Oldenburg vom 4.1.2011- 1 U 103/10, abrufbar unter http://app.olg-ol.niedersachsen.de/efundus/volltext.php4?id=5621

Dr. Eugen Ehmann
Dr. Eugen Ehmann ist Regierungsvizepräsident von Mittelfranken (Bayern). Er befasst sich seit über 20 Jahren intensiv mit Fragen des Datenschutzes in Unternehmen und Behörden.

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