3. Juni 2015 - Datenschutz-Begriffe

Outsourcing

Unter Outsourcing versteht man die Nutzung von Ressourcen anderer Anbieter. Verbreitet ist vor allem das Outsourcing von IT-Dienstleistungen oder von Teilen der IT.

Der Begriff Outsourcing stellt eigentlich ein künstlich zusammengesetztes Wort dar: Outside und Ressource. Gemeint ist damit die Nutzung von Ressourcen anderer Anbieter. Man spricht auch von Auslagerung der Services bzw. Dienstleistungen, im Datenschutz von Auftragsdatenverarbeitung. Hierunter versteht man auch die Inanspruchnahme externer Unternehmen für Prozesse, die man im eigenen Unternehmen nicht (oder nicht mehr) durchführen will. Die Realisierungsverantwortung wird hierbei auf den Vertragspartner übertragen, der die ausgelagerten operationalen, funktionalen und organisatorischen Arbeiten übernimmt.

Es gilt in diesem Zusammenhang einige Faktoren zu beachten: Man kann verschiedene Prozesse „outsourcen“, und es dafür gibt auch mehrere Beweggründe. Hier sind zunächst vor allem die IT-Dienstleistungen oder Teile davon gemeint. Auslagern ist nicht neu: Üblich sind in vielen Unternehmen die Vergabe von Kantinendiensten, der Gebäudereinigung und logistischer Aufgaben als bekannte Beispiele. Beim Outsourcing werden Dienstleistungsverträge abgeschlossen. Eine genaue Planung und die Fixierung der Aufgaben aller Beteiligten sind unumgänglich. Schlagworte, welche dabei auftreten, sind unter anderem folgende:

  • QoS (Quality of Service),
  • SLA (Service Level Agreements),
  • SLM (Service Level Management).

Der Outsourcingpartner sollte vor der Auftragsvergabe genau auf Leistungsfähigkeit, Infrastruktur, Manpower und Zuverlässigkeit überprüft werden. Der Arbeitsumfang, die Termine und die Kosten (Preise) sind ebenfalls wichtig und werden über Dienstleistungsverträge geregelt. Im Datenschutz ist es wichtig, Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abzuschließen nach § 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Gründe für Outsourcing

Viele Unternehmen wollen durch Outsourcing meist mehrere Ziele erreichen:

  • Kostenreduzierung: Diese Anforderung nimmt zunehmend eine hohe Gewichtung ein. Doch hierbei müssen genaue Untersuchungen und Vergleiche angestellt werden.
  • Minimierung des eigenen Personals: Damit will man letztlich ebenfalls Kosten einsparen. Vielfach ist hierbei auch die Marktlage bei Fachpersonal ein Argument. Bei notwendigem Einsatz spezifischer moderner Methoden und Techniken sind Qualifikation und Erfahrung gefragt.
  • Rationalisierungsbestrebungen: Diese Ziele strebt meist jedes Unternehmen an. Der Zwang zur schnelleren Abwicklung und die Erhöhung des Gewinns sind legale Ziele.
  • Vermeidung von IT-Infrastruktur-Erweiterungen: Wenn die Performance eines Computersystems oder des Netzwerks an seine Grenzen stößt, fallen oft beträchtliche Investitionsarbeiten und -kosten an.
  • Erhöhung der Dienstequalität: Fachabteilungen stellen zunehmend größere Ansprüche an die Servicequalität. Schnellere und qualifiziertere Informationen sind gefragt.
  • Business Process Reengineering: Die Prozessoptimierung im eigenen Betrieb ist eine permanente Tätigkeit und oftmals die Voraussetzung für Outsourcing-Vorhaben.
  • Konsolidierungen und Restrukturierungen: Durch Firmenübernahmen, Zusammenschlüsse oder organisatorischen Umbau der Firmenstruktur fallen häufig bestimmte Funktionalitäten weg.
  • Ursprüngliche Kerngeschäftskonzentration: Die Umsatzerhöhung bzw. die Verbesserung der eigenen Marktsituation sind hier die wesentlichen Beweggründe für Outsourcing.
  • Strategische Marktentscheidungen: Manches Unternehmen muss sein Produktportfolio von Zeit zu Zeit überdenken. Man ist oft gezwungen, die eigenen Produkte oder Services den Markterfordernissen anzupassen.
  • Erhöhung der Flexibilität: Das schnelle Reagieren auf Marktveränderungen ist für manches Unternehmen zunehmend überlebensnotwendig

Oftmals sind nur wenige Faktoren entscheidend für den Entschluss zum Outsourcing. Eine realisierbare Kostenreduzierung ist z.B. für viele Unternehmen Grund genug, die IT oder zumindest Teile davon auszulagern. Doch meist liegen mehrere Gründe dafür vor, das Outsourcing ernsthaft zu erwägen.

Vor- und Nachteile beim IT-Outsourcing

Die eigene IT-Abteilung und ihre Vorteile:

  • direkte Kontrolle und Steuerung
  • individuelle Lösungen nach Anforderungen
  • betriebliches Wissen vorhanden
  • leichtere Anpassung bei Änderungswünschen

Die eigene IT-Abteilung und ihre Nachteile:

  • hoher Bedarf an Fachpersonal
  • Auslastungsgrenze oft erreicht
  • hohe Investitionen in die Infrastruktur (Systeme, Netze)
  • nicht genügende Flexibilität

Für Outsourcing spricht:

  • höhere Kostentransparenz (fixe und variable Kosten)
  • Abbau von Kapazitäten und Auslastungsproblemen
  • Bedarf an IT-Expertenwissen kann reduziert werden
  • Verbesserung der Diensteflexibilität
  • Zusicherung von Terminen und Leistungen

Nachteile von Outsourcing können sein:

  • langfristige Vertragsbindung
  • Abhängigkeit vom Partner
  • Geringere Einflussnahme
  • Datenschutz kann leiden
  • schärfere Kontrollen der Dienstergebnisse notwendig

Das genaue Abwägen aller Faktoren ist hierbei eine Notwendigkeit noch vor der Entscheidung „pro und kontra“ Outsourcing.

Juristische Aspekte

Bei Outsourcing müssen auch einige rechtliche Aspekte berücksichtigt werden. In erster Linie müssen die Dienstleistungsverträge ausgearbeitet werden, im Datenschutz geht es um Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV, § 11 BDSG). Doch wird man zuerst die Outsourcing-Partner auswählen und zuvor vergleichen nach Leistung, Preisen, Zuverlässigkeit und Solvenz.Weitere rechtliche Aspekte sind:

  • Mitspracherecht des Betriebsrats
  • Rahmenvertrag
  • Einzelleistungsverträge
  • Betriebsübertragungsvertrag
  • Geschäftsbesorgungsvertrag
  • Beachtung arbeitsrechtlicher Vorschriften
  • Haftungs- und Verantwortungsaspekte
  • Datenschutz (Auftragsdatenverarbeitung)
  • Datensicherheit
  • Gewährleistung
  • Leistungsumfang, Kündigung und Zahlungsabwicklung

Beim IT-Outsourcing ist die zeitliche Bindung meist mittel- bis langfristig. Bei Vertragsende kann entweder verlängert, ein anderer Partner gesucht oder das „Insourcing“ realisiert werden. Bei letzterem werden die ausgelagerten Aufgaben wieder im eigenen Betrieb durchgeführt.

Auslagerungsobjekte, Kategorien

Das Outsourcing von IT-Aufgaben kann in verschiedenen Stufen oder Teilbereichen erfolgen:

  • Auslagern der kompletten IT (komplettes Outsourcing)
  • Auslagern der Softwareentwicklung
  • Auslagern der Datensicherungsmaßnahmen
  • Auslagern der Sicherheitsüberwachungen der eigenen IT
  • Auslagern von Teilsystemen (z.B. Rechnungswesen)
  • Auslagern des RZ-Operatings
  • externe Schulungs- und Trainingsmaßnahmen
  • IT-Projekte nach außen delegieren
  • Auslagern des Netzes und des Netzbetriebs
  • Auslagern von Internet-Applikationen und Webservices
  • Auslagern der Datenerfassung
  • Auslagern des ASP (Application Service Providing)

Viele Firmen gründen für ihre IT eine eigene Tochtergesellschaft, andere wieder eine IT-Firma, entweder für eigene Belange oder als IT-Dienstleister für weitere Kunden. Diese Formen sind eigentlich kein Outsourcing, eher deren Vermeidung. Andererseits ist die Verlagerung in eigenständige, nach ökonomischen Grundsätzen arbeitende Firmen die konsequenteste Form des Outsourcing.

Realisierungsbetrachtungen und Projekte

Zunächst wird man die in Frage kommenden Partnerfirmen betrachten. Hier sind ganz sicher Vergleiche notwendig. Auswahl und Beurteilung sind eine wichtige Aufgabe. Die Seriosität und die Professionalität der Outsourcing-Unternehmen sind neben Preisen, Leistungsumfang, Zuverlässigkeit und Know-how wichtige Faktoren bei Entscheidungen. Die eigenen IT-Leistungen sollten auf jeden Fall einer kritischen Betrachtung unterzogen werden. Die Ziele, die man beim Outsourcing erreichen will, sollten detailliert festgeschrieben werden. Ein umfassendes Konzept sollte ebenfalls erarbeitet werden. Oftmals ist es sinnvoll, hier ein Projekt aufzustellen. Dieses kann in mehreren Schritten oder Phasen abgewickelt werden:

  • Situationsanalyse, Ist-Zustand fixieren
  • Leistungs- und Kostendaten zusammenstellen
  • zu erwartenden Nutzwert definieren
  • Einsparungserwartungen ermitteln
  • Zieldefinition, SLA, SLM
  • Outsourcing-Konzeption (Organisation, Technik, Personal)
  • Auswahl der Anbieter
  • Ausschreibungen untergliedern in Einzelaufgaben
  • Vertragsverhandlungen, Preise und Kosten
  • Vertragserstellung
  • Vorbereitung der Übernahmearbeiten (Datenbestände etc.)
  • Realisierungsplan
  • Termine und Zahlungsweisen
  • Durchführung (jeweilige Aufgaben der Partner)

Fazit

Outsourcing kann in vielen Fällen für bestimmte Aufgaben eine gute Alternative darstellen. Die komplette IT auszulagern, ist jedoch ein riskantes Unterfangen. Hier sind viele Vor- und Nachteile aufzustellen und abzuwägen. Oft ist es sinnvoll, mit kleineren und abgegrenzten Teilbereichen zu starten. Beim Outsourcing geht man langfristige Verbindungen mit dem Partnerunternehmen ein, und es hat auch Einfluss auf die eigene Organisation, die Abläufe und nicht zuletzt auch auf das interne Personal.

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