3. Mai 2010 - Social Media Policy

Nutzung sozialer Netzwerke regeln statt verbieten

Unternehmen reagieren auf soziale Netzwerke und andere Formen des Web 2.0 meist mit Verbot oder mit Sorglosigkeit. Viel zu selten machen sie sich jedoch Gedanken über eine Social Media Policy. Wirken Sie deshalb an der Erstellung einer Richtlinie für soziale Online-Medien mit, damit der Datenschutz nicht den Vorteilen des Web 2.0 geopfert wird.

nutzung-sozialer-netzwerke-regeln-statt-verbieten-1.jpeg
Mit einer Social Media Policy beenden Sie die Hängepartie um die Nutzung sozialer Netzwerke (Bild: Thinkstock)

Das Wachstum der Online-Communities ist ungebrochen. Bereits 30 Millionen Deutsche über 14 Jahre sind Mitglied mindestens eines sozialen Netzwerkes, so das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage von Forsa und BITKOM. 11 Prozent nutzen soziale Netzwerke auch für ihre beruflichen Kontakte.

So ist es sehr wahrscheinlich, dass auch in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter ein beruflich genutztes Online-Profil haben oder in Kürze ein solches haben werden. Oder aber Ihr Unternehmen hat die Teilnahme an sozialen Netzwerken während der Arbeitszeit verboten.

Verbieten, vergessen oder regeln?

Tatsächlich sind viele Unternehmen besorgt, wenn ihre Mitarbeiter soziale Netzwerke für ihre Arbeit nutzen wollen – und das nicht unbegründet.

Wie eine aktuelle Sicherheitsstudie von Sophos zeigt, haben 57 Prozent der Teilnehmer an sozialen Netzwerken bereits vermehrt Spam-Mails erhalten, da sie ihre E-Mail-Adresse im Web 2.0 preis gegeben haben. 36 Prozent sind sogar bereits Opfer von Malware-Attacken in Verbindung mit der Teilnahme an sozialen Netzwerken geworden.

Ein Verbot bringt das Unternehmen auch um die Vorteile sozialer Netzwerke

Wenn ein Unternehmen also soziale Netzwerke über den dienstlichen Webzugang blockiert und den Einsatz verbietet, ist das verständlich. Die möglichen Vorteile sozialer Netzwerke wie neue Kundenkontakte und eine optimierte Kundenansprache im Web 2.0 können dann jedoch nicht genutzt werden.

Zu sorglos ist zu gefährlich

Manche Unternehmen sind sogar so überzeugt von diesen Vorteilen oder aber so sorglos gegenüber dem Web 2.0, dass sie die Mitarbeiter einfach „machen lassen“. Schließlich lebt das Web 2.0 von aktiver Beteiligung möglichst vieler Internetnutzer. Deshalb sind aber soziale Netzwerke auch beliebte Ziele für die Datenraubzüge der Industriespione und Datendiebe.

Datenschutz und Social Media Policy statt Verbot

Als Datenschutzbeauftragter können Sie viel dafür tun, dass Ihr Unternehmen aktiv im Web 2.0 mitmischen kann, ohne personenbezogene Daten von Mitarbeitern oder Kunden zu riskieren.

Dazu sollten Sie gemeinsam mit dem Vertrieb, dem Marketing und der IT-Leitung eine Social Media Policy entwickeln, also eine Richtlinie zur Nutzung sozialer Online-Medien. Achten Sie dabei darauf, den folgenden Risiken aus der Teilnahme an sozialen Netzwerken zu begegnen:

  • Verwendung nur eines Passworts für alle sozialen Netzwerke, unter Umständen sogar das Netzwerkpasswort des Mitarbeiters im Unternehmen
  • Veröffentlichung von Betriebsgeheimnissen über soziale Netzwerke, Chats und Foren
  • fehlende Trennung zwischen Beruflichem und Privatem
  • sorgloses Sammeln möglichst vieler Kontakte in den sozialen Netzwerken
  • Anklicken von Links in Nachrichten aus den sozialen Netzwerken und Öffnen von Dateien in den sozialen Netzwerken
  • Aktivierung aller Möglichkeiten und Funktionen in den Social Networks, ohne an die Folgen für die Daten zu denken
Checkliste Social Media Policy

Dabei sollten Sie die Punkte aus der Checkliste regeln, um Daten zu schützen und Vorteile für das Unternehmen zu wahren.

Nutzen Sie die Checkliste auch, um die geplante oder bereits vorhandene Social Media Policy zu überprüfen.

Mit geeigneten Richtlinien kann das Web 2.0 zum geschäftlichen Erfolg beitragen und nicht nur zu gefährlichen Datenpannen.

Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist.

Sie glauben, Sie hätten noch so viel Zeit? Falsch! Es gibt mehr zu tun, als Sie vielleicht denken! ▶ Zeit zu handeln