17. Juni 2009 - Datenschutz-Schulung

Motivationstechniken: Datenschutz fängt immer im Kopf an

Kontrollen sind notwendig. Doch zu viel Kontrolle schwächt die Mitarbeitermotivation. Und ohne Motivation ist weder Datenschutz noch Unternehmenserfolg möglich. Setzen Sie deshalb in Ihrer Datenschutz-Schulung auf Motivationstechniken und bringen Sie den Datenschutz in die Köpfe.

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Auch eine Motivationstechnik ... (Bild: Stefan Bayer/PIXELIO).

Wenn Sie für Ihre Datenschutz-Schulung aktuelles Material suchen, werden Sie in den Medien schnell fündig.

Die Vielzahl an bekannt gewordenen Fällen von Datenverlust, Datendiebstahl und Datenmissbrauch ist dabei nicht der einzige feste Bestandteil der aktuellen Medienberichterstattung. Auch die scheinbar grenzenlose Überwachung und Kontrolle von Beschäftigten kommt nicht aus den Schlagzeilen.

Datenschutz-Pannen führen zu mehr Kontrollen

Leider schaukeln sich diese Negativbeispiele gegenseitig hoch: Datenschutz-Pannen führen zu mehr Kontrollen, und vermehrte Kontrollen können zu Datenschutz-Problemen führen, selbst wenn diese den gesetzlichen Rahmen nicht sprengen.

Kontrollen lassen die Motivation sinken

Datenschutz erfordert eine Verhaltensänderung bei der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern. Eine Verhaltensänderung erreichen Sie jedoch nur, wenn alle Beteiligten motiviert sind. Und genau diese Motivation wird durch die verstärkten Kontrollen abgeschwächt, denn Kontrollen werden als Misstrauen gewertet.

Nun können weder das Unternehmen noch der Datenschutz auf jegliche Kontrollen verzichten. Aber Sie als Datenschutzbeauftragter können etwas für die Motivation der Beschäftigten tun.

Prüfansatz Erledigt Offen
Verwenden Sie aktuelle Datenschutzpannen als Beispiele in Ihrer Datenschutz-Schulung?
Nutzen Sie aber auch erfolgreiche Datenschutz-Projekte in Ihrer Datenschutz-Schulung?
Gehören Motivationstechniken zu Ihren Schulungsmethoden?
Nutzen Sie die „Was wäre, wenn“-Fragemethode?
Stehen Ihnen Statements der Vordenker im Unternehmen zum Datenschutz zur Verfügung?
Geben Sie konkretes Feedback zu internen Datenschutzvorfällen?
Helfen Sie den Mitarbeitern bei konkreten, persönlichen Vorsätzen für den Datenschutz?
Haben Sie angeregt, den Datenschutz in die Zielvereinbarungen aufzunehmen?
Fordern Sie auch Feedback für sich?
Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Risikoanalyse für den Datenschutz ein?
Haben Sie ein Vorschlagswesen für den Datenschutz eingeführt?

Die Checkliste können Sie auch kostenlos im Wordformat downloaden.

Ohne Motivation ist kein Datenschutz möglich

Dazu sollten Sie in Ihren Datenschutz-Schulungen ganz gezielt Motivationstechniken einsetzen. Nur wenn Sie die Beschäftigten und die Unternehmensleitung für den Datenschutz motivieren und Verständnis für gesetzlich zulässige Kontrollen wecken, können Sie eine Verhaltensänderung und damit eine Verbesserung im Datenschutz erreichen.

Die Psychologie lehrt: Das Verhalten einer Person wird bestimmt durch Faktoren wie die persönliche Einstellung, subjektive Normen und das Erleben von Kontrollen.

In der Regel setzt der Versuch, eine Verhaltensänderung zu bewirken, nur auf der Ebene der Kontrollen an. Einstellung und subjektive Normen bleiben oft unbeachtet.

Datenschutz zur subjektiven Norm machen

Ziel Ihrer Datenschutz-Schulung sollte deshalb sein, die Einstellung des Einzelnen zu ändern und den Datenschutz als subjektive Norm zu etablieren.

Das klingt allerdings einfacher als es ist. Die Motivation eines Menschen ist immer von mehreren Faktoren geprägt. Einen Ansatzpunkt zur Motivationssteigerung finden Sie insbesondere bei den sogenannten sekundären und extrinsischen Motiven für ein Verhalten, also im Umfeld des Einzelnen und bei den äußeren Anreizen.

Motivation für den Datenschutz in der Praxis

Was aber bedeuten diese Aussagen der Verhaltensforschung für die Praxis im Datenschutz?

Zum einen bedeuten sie, dass das Umfeld für die Motivation entscheidend ist, also wie im Unternehmen der Datenschutz tatsächlich gelebt wird, wie die anderen Mitarbeiter und wie die Vorgesetzten darüber denken.

Zum anderen bedeuten sie, dass Anreize für mehr Datenschutz da sein müssen, um die Motivation zu steigern, die durch die Vielzahl an Kontrollen zunehmend belastet ist.

Motivationstechniken

Unter Anreizen sind dabei aber nicht Prämien und Bonuszahlungen zu verstehen. Entsprechende Maßnahmen in der Datenschutz-Organisation und in der Datenschutz-Schulung sind vielmehr Motivationstechniken wie diese:

  • Stellen Sie „Was wäre, wenn“-Fragen, damit die Vorteile des Datenschutzes transparent werden (zum Beispiel „Was wäre, wenn unsere Kundendaten abhandenkommen würden?“).
  • Geben Sie konkrete Informationen über erfolgreiche Datenschutz-Projekte im Unternehmen (gute Beispiele).
  • Nutzen Sie Statements zum Datenschutz von den „Vordenkern“ im Unternehmen (gute Vorbilder).
  • Geben Sie konkretes, zeitnahes und direktes Feedback bei internen Datenschutz-Vorfällen (gutes Feedback).
  • Empfehlen Sie die Vereinbarung eines persönlichen, ganz konkreten Vorsatzes für die Mitarbeiter, um weitere Vorfälle zu vermeiden (gute Vorsätze).
  • Schlagen Sie Zielvereinbarungen vor, in denen der Datenschutz eine Rolle spielt (gute Ziele).
  • Fordern Sie Feedback für sich als Datenschutzbeauftragten (positives und negatives!), so dass sich die Mitarbeiter ernst genommen fühlen (Anerkennung, Wertschätzung).
  • Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Risikoanalyse für den Datenschutz ein.
  • Empfehlen Sie ein Vorschlagswesen für den Datenschutz, um den Mitarbeitern die Chance zu geben, an der Weiterentwicklung des Datenschutzes teilhaben zu können (nicht mit einem Hinweisgebersystem verwechseln).

Mehr Motivation erlaubt Abbau bei Kontrollen

Gelingt es Ihnen, die Mitarbeiter stärker für den Datenschutz zu motivieren, kann der aktuelle Ballast an Kontrollen zweifellos reduziert werden.

Erwarten Sie allerdings keine zu schnellen Ergebnisse, denn Motivation braucht Zeit. Und vergessen Sie nicht, dass Motivation auch im Datenschutz eine Daueraufgabe sein sollte.

Oliver Schonschek
Oliver Schonschek ist Diplom-Physiker und Fachjournalist.

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