5. Januar 2010 - Freiwillig erstellte Unterlagen sind tabu

Einsichtsrecht des Finanzamts ist beschränkt auf gesetzlich geforderte Unterlagen

Was darf das Finanzamt sich alles vorlegen lassen? Diese Frage bringt manchen Steuerpflichtigen ins Schwitzen – vor allem dann, wenn Unterlagen vorhanden sind, die er gar nicht hätte erstellen müssen und die jetzt möglicherweise gegen ihn verwendet werden. Ein neues Urteil des Bundesfinanzhofs führt dazu, dass Steuerpflichtige nun ruhiger schlafen können. Solche „freiwilligen Unterlagen“ müssen sie dem Finanzamt nämlich nicht vorlegen. Sie können sie sogar jederzeit vernichten.

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Nicht alle Unterlagen darf das Finanzamt genau unter die Lupe nehmen (Bild: marco Schlüter/PIXELIO).

Vor allem Freiberufler und Einzelunternehmer, die weder GmbH noch AG sind, kommen in den Genuss einer vereinfachten Gewinnermittlung für Zwecke der Einkommenssteuer:

Eine simple Überschussrechnung reicht in bestimmten Fällen aus

Es genügt, wenn sie die Einnahmen und die Ausgaben geordnet aufzeichnen. Der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben stellt dann den maßgeblichen Gewinn dar („Einnahme-Überschussrechnung“, § 4 Abs.3 Einkommenssteuergesetz).

Auf diese Weise bleibt es ihnen erspart, eine Buchhaltung „mit allem Drum und Dran“ aufzubauen und zu führen. Bei Prüfungen des Finanzamts genügt die Vorlage der Überschussrechnung plus die entsprechenden Quittungen und Belege dazu.

Freiwillig erstellte Zusatzunterlagen können sehr interessant sein

Was aber ist, wenn Betroffene zwar diese Regelung in Anspruch nehmen, aber dennoch zumindest teilweise über eine Buchhaltung verfügen? Darf das Finanzamt bei einer Prüfung auch die Vorlage der Unterlagen fordern, die über die gesetzlichen Anforderungen hinaus freiwillig geführt werden? Wie weit geht das Einsichtsrecht des Finanzamts?

Dies war in einem Fall zu entscheiden, bei dem eine Sozietät aus Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Rechtsanwälten zwar die Einnahme-Überschussrechnung anwandte, aber dennoch intern zusätzlich ein Rechnungswesen-Programm betrieb.

Das Finanzamt verlangte die Vorlage der Sachkonten aus diesem Programm für die Jahre 2002 und 2003.

Der Bundesfinanzhof stellt sich gegen die Finanzverwaltung

Dabei wusste es sich in Übereinstimmung mit dem Bundesministerium der Finanzen. Es bejaht die Frage, ob auch „freiwillig angelegte“ Unterlagen vorgelegt werden müssen, seit Jahren ohne Wenn und Aber.

Der Bundesfinanzhof sieht das jedoch anders. Er stellte fest, dass die Vorlage solcher freiwillig entstandener Zusatzunterlagen nicht erzwungen werden kann.

In solchen Fällen besteht keine Vorlagepflicht

Ausgangspunkt der Überlegungen des Gerichts ist die Regelung des § 147 Absatz 6 Abgabenordnung (AO). Sein Absatz 1 lautet:

„Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.“

Die Aufbewahrungspflicht ist genau im Gesetz geregelt

Mit der Formulierung „die Unterlagen nach Absatz 1“ nimmt die Vorschrift auf folgende Regelung Bezug:

„Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

  1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  4. Buchungsbelege, …
  5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“

Die Vorlagepflicht kann nicht weiter gehen

Daraus zieht das Gericht den Schluss, dass vorlagepflichtig nur die Unterlagen sind, die gemäß Absatz 1 der Vorsachrift aufbewahrt werden müssen. Denn die Regelung über die Vorlagepflicht in § 146 Absatz 6 nimmt ausdrücklich auf die Regelung über die Aufbewahrungspflicht in § 146 Absatz 1 Bezug.

Sind weitergehende Unterlagen vorhanden, die gar nicht aufbewahrt werden müssten, müssen sie konsequenterweise nicht vorgelegt werden.

Anders formuliert: Nicht alles, was vorhanden ist, muss vorgelegt werden, sondern nur das, was vorhanden sein muss.

Nicht vorgeschriebene Sachkonten müssen auch nicht vorgelegt werden

Im konkreten Fall bedeutet dies, dass die Sachkonten nicht vorgelegt werden müssen. Denn zur Führung solcher Sachkonten sind die Betroffenen bei Anwendung der Einnahme-Überschuss-Rechnung gerade nicht verpflichtet.

Diese Interpretation schützt den Steuerpflichtigen

Die Bedeutung dieser Aussage zum Einsichtsrecht des Finanzamts ist erheblich:

  • Zunächst ist sie grundsätzlich wichtig. Denn meist sind in den freiwillig entstandenen Belegen auch personenbezogene Daten enthalten. In dieser Hinsicht stellt die Interpretation des Gerichts sicher, dass der Zugriff auf diese personenbezogenen Daten unterbleibt.
  • In steuerrechtlicher Hinsicht schützt sie den Steuerpflichtigen davor, dass er erleben muss, wie freiwillig erstellte Unterlagen plötzlich gegen ihn verwendet werden.

„Überschießende“ Unterlagen dürfen gelöscht werden

Am konkreten Fall zeigt sich besonders deutlich, was dies in der Praxis heißt:

  • Die Einnahme-Überschuss-Rechnung besteht in der Regel nur aus einem Kassenbuch aus Papier mit den beiden Spalten „Einnahmen“ und „Ausgaben“ sowie den zugehörigen Papierbelegen. Daraus kann das Finanzamt nur recht mühsam Schlüsse ziehen, die über die Ermittlung des Überschusses hinausgehen.
  • Die Auswertung der elektronisch vorliegenden Daten in den – rein freiwillig geführten – Sachkonten würde es dagegen erlauben, eine Fülle von Vergleichen anzustellen und daraus Folgerungen auch zum Nachteil der betroffenen zu ziehen.

Dazu müssen es die Betroffenen jedoch nicht kommen lassen. Da die Sachkonten freiwillig geführt sind, müssen sie dem Finanzamt nicht vorgelegt werden. Vielmehr gilt, so wörtlich das Gericht: „Soweit sich für sie eine Aufbewahrungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt, können sie vom Steuerpflichtigen jederzeit vernichtet oder gelöscht werden.“

Quelle: Urteil des Bundesfinanzhofes vom 24.6.2009 – VIII R 80/06, abrufbar unter www.bundesfinanzhof.de (Button „Entscheidungen“, Aktenzeichen eingeben).

Dr. Eugen Ehmann
Dr. Eugen Ehmann ist Regierungsvizepräsident von Mittelfranken (Bayern). Er befasst sich seit über 20 Jahren intensiv mit Fragen des Datenschutzes in Unternehmen und Behörden.

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