9. November 2010 - Vorsicht bei förmlichen Behördenverfahren!

Eine einfache E-Mail erfüllt nicht das Kriterium der Schriftform

Nahezu jede Behörde und jedes Gericht ist heute per Mail zu erreichen. Da liegt es nahe, sich gegen Behördenentscheidungen „per Mausklick“ mit einer Mail zur Wehr zu setzen. Doch Vorsicht: Bei Einsprüchen, Widersprüchen und Klagen ist in aller Regel die „schriftliche Form“ vorgeschrieben. Eine gewöhnliche Mail genügt in solchen Fällen nicht. Anders sieht es aus, wenn eine Mail mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ versehen ist.

Datenschutzkonzept ist Grundlage der Datenschutzorganisation (Bild: Mathias Rosenthal / iStock / Thinkstock)

Der Kläger wohnte in der Nähe von Berlin. Nach vorheriger Arbeitslosigkeit hatte er eine Beschäftigung als Monteur in Süddeutschland aufgenommen.

In solchen Fällen ist es möglich, bei der Arbeitsagentur wegen der notwendigen doppelten Haushaltsführung für die ersten sechs Monate „Trennungskostenbeihilfe“ zu beantragen. Diese Leistung wurde dem Kläger per Bescheid verweigert.

Der Kläger will Widerspruch einlegen

Gegen diesen Bescheid wollte er Widerspruch einlegen. Das tat er mit einer einfachen E-Mail. Die Arbeitsagentur teilte dem Kläger mit, diesem Widerspruch fehle es an der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform. Er solle den Widerspruch bis spätestens 20.11.2008 „in der erforderlichen Form“ nachholen oder den per Mail erhobenen Widerspruch schriftlich bestätigen.

Dabei beachtet er die Schriftform nicht

Beides tat der Kläger nicht. Daraufhin wies die Arbeitsagentur den Widerspruch als unzulässig zurück. Zu der Frage, ob die Beihilfe in der Sache zu Recht verweigert wurde, nahm sie gar nicht mehr Stellung.

Der Widerspruch ist unzulässig

Gegen diesen “Widerspruchsbescheid“ reichte der Kläger die vorliegende Klage ein. Diese Klage hatte jedoch keinen Erfolg. Das Gericht kam zu dem Schluss, dass der Widerspruch wegen einer Verletzung der Formvorschriften zu Recht als unzulässig zurückgewiesen wurde.

Das ergibt sich aus Folgendem:

  • Nach den Vorschriften des Sozialgerichtsgesetzes (SGG) ist ein Widerspruch „schriftlich oder zur Niederschrift“ bei der Stelle einzureichen, die den Bescheid erlassen hat, gegen den sich der Widerspruch richtet (siehe § 84 Abs. 1 SGG).
  • Der per E-Mail eingelegte Widerspruch genügt diesen Vorgaben nicht.
  • Eine Widerspruchseinlegung mittels einfacher E-Mail ist nicht möglich.
  • Nur dann, wenn die E-Mail mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ versehen wäre, wäre die Schriftform beachtet. Denn nur diese Form der elektronischen Signatur steht der Schriftform gleich.

Auch die nachfolgende Klage wird deshalb abgewiesen

Damit kann über die Sache, um die es an sich geht, nämlich die Frage, ob die Beihilfe zu Recht verweigert wurde oder nicht, überhaupt nicht mehr entschieden werden. Die Klage ist daher abzuweisen.

Die Entscheidung ist zu Recht so ergangen

Die Entscheidung wirkt auf den ersten Blick formalistisch. Sind Behörden und Gerichte rückständig und technikfeindlich? Dieser Eindruck täuscht:

  • Unter schriftlicher Form versteht das Gesetz die eigenhändige handschriftliche Unterschrift unter ein Dokument.
  • Eine solche Unterschrift soll unter anderem sicherstellen, dass feststeht, von wem das Dokument stammt.
  • Bei einer normalen E-Mail steht genau das nicht fest. Sie kann von sonst wem unter fremdem Namen abgeschickt worden sein.
  • Bei einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ ist das dagegen ausgeschlossen. Sie ist nämlich eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet. Der „Urheber“ ist somit eindeutig zu bestimmen.

Sie schützt letztlich den Betroffenen

Es dient deshalb nicht zuletzt dem Schutz des Betreffenden, wenn Behörden und Gerichte es ablehnen, „einfache E-Mails“ als Schriftstück anzuerkennen. Zu leicht wäre es sonst möglich, dass ein Anderer den Namen des Betroffenen missbraucht.

Der neue Personalausweis bietet die Möglichkeit qualifizierter elektronischer Signaturen

Was kann man tun, wenn man qualifizierte elektronische Signaturen benutzen möchte? Eine gute Basis dafür ist der neue, seit 1. 11.2010 verfügbare Personalauswies, der für die Verwendung solcher Signaturen vorbereitet ist. Siehe dazu www.personalausweisportal.de.

Die Signatur selbst muss man dann noch bei einem Signaturanbieter kaufen. Will man diese Möglichkeit nicht nutzen, bleibt für förmliche Rechtshandlungen auch künftig nur die Unterschrift von Hand.

Das hier dargestellte Urteil des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg vom 28.09.2010 – L 18 AL 76/10 ist abrufbar unter https://sozialgerichtsbarkeit.de/sgb/esgb/show.php?modul=esgb&id=134526.

Dr. Eugen Ehmann
Dr. Eugen Ehmann ist Regierungsvizepräsident von Mittelfranken (Bayern). Er befasst sich seit über 20 Jahren intensiv mit Fragen des Datenschutzes in Unternehmen und Behörden.

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