28. September 2009 - Forderungsmanagement durch den DSB

Der Datenschutzbeauftragte als Finanzbuchhalter?

Die Scoring-Novelle I des Bundesdatenschutzgesetzes vom Mai dieses Jahres eröffnet dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten ein völlig neues Betätigungsfeld. Denn bei der Übermittlung von Daten über fällige Forderungen an Auskunfteien aus dem neuen § 28a BDSG gilt es zukünftig einige Regeln zu beachten. Bisher war diese Datenübermittlung Aufgabe der Finanzbuchhaltung – muss sich nun der Datenschutzbeauftragte darum kümmern?

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Zum Finanzbuchhalter müssen Sie nicht werden. Das Mahnverfahren sollten Sie aber genau unter die Lupe nehmen (Foto: Stephanie Hofschläger/PIXELIO).

Kurz vor der Bundestagswahl im Herbst hatten es die Parlamentarier plötzlich eilig. Am 29. Mai 2009 wurde die lange als Scoring-Novelle I titulierte Änderung des Bundesdatenschutzgesetzes beschlossen. Kurz darauf, am 10. Juli, folgte der „große Wurf“ mit der Novellierung II des Bundesdatenschutzgesetzes kurz vor der Sommerpause.

Scoring-Novelle sollte v.a. die Auskunfteien an die Zügel nehmen

Bereits im Januar letzten Jahres hatten Verbraucher- und Datenschützer bei der Vorstellung einer Studie über „Scoring im Praxistest“ eine schärfere Regulierung der Auskunfteibranche gefordert. Insbesondere was die Kreditwürdigkeit der Konsumenten betrifft, wurde massiver Handlungsbedarf festgestellt.

Das Gesetzgebungsverfahren hatte bei der Ausarbeitung der besagten BDSG-Novellierung v.a. Auskunfteien im Visier. Und hier besonders die Sammelwut von Banken und Versicherungen, die über die „Schufa-Klausel“ maßgeblich an der Übermittlung von Score-Werten beteiligt sind.

Der Referentenentwurf war heftig umstritten

Der damals vorgelegte Referentenentwurf der Novellierung zum Scoring war am Anfang genauso umstritten wie die darauf folgende Novelle II des Bundesdatenschutzgesetzes.

Umfangreiche Regelungen im BDSG festgeschrieben

Die BDSG-Novellierung I aus der Fassung in BT-Drs. 16/10529 und 16/10581 mit den Änderungen der BT-Drs. 16/13219 wurde also im Mai dieses Jahres beschlossen und tritt am 01.04.2010 in Kraft – so weit die Vorgeschichte.

Neu eingefügt wurden die Paragrafen § 28a und 28b sowie größere Änderungen im § 34 BDSG.

Scoring – Auskunftei: Na und?

Vielen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen stellt sich die Frage, ob die Novelle I überhaupt praxisrelevant für sie ist. Datenschutzbeauftragte aus Banken oder Versicherungsunternehmen werden diese Frage sicher eindeutig bejahen.

Aber in einem „normalen“ Unternehmen aus der freien Wirtschaft? „Ich glaube, wir holen ab und an Auskünfte für Neukundengeschäfte ein, das war’s dann auch.“

Verfahrensübersicht zum Forderungsmanagement

Sollten Sie in Ihren Unterlagen noch keine Verfahrensübersicht für das Forderungsmanagement haben, ist es empfehlenswert, sich den Ablauf einmal genauer anzusehen.

Offene Forderungen melden = Daten­übermittlung

In vielen Unternehmen ist es Usus, mit einer Wirtschaftsauskunftei zusammenzuarbeiten. Einerseits wie oben bereits erwähnt, um Erkundigungen bei neuen Geschäftsanbahnungen einzuholen. Andererseits, um eventuelle Forderungsausfälle abzusichern.

Ab hier wird es für den Datenschutzbeauftragten interessant. Die Meldung einer offenen Forderung, z.B. an Hermes Kreditversicherung, ist nach dem BDSG eine Übermittlung von Daten.

Es besteht ein berechtigtes Interesse

An und für sich nichts Ungewöhnliches. Berechtigtes Interesse kann angenommen werden, Ihr Unternehmen möchte ja nicht auf die offenen Zahlungen verzichten. Dies war auch bisher durch das Bundesdatenschutzgesetz weitestgehend abgedeckt.

Eigene Rechtsgrundlage geschaffen

In der Novellierung I des BDSG wird diese Übermittlung personenbezogener Daten über eine fällige Forderung an Auskunfteien nun in einer eigenen Rechtsgrundlage aufgeführt. Der neue Paragraf 28a BDSG definiert speziell für diesen Bereich neue Übermittlungsgrundsätze:

(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten über eine Forderung an Auskunfteien ist nur zulässig, soweit die geschuldete Leistung trotz Fälligkeit nicht erbracht worden ist, die Übermittlung zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten erforderlich ist und
1. die Forderung durch ein rechtskräftiges oder für vorläufig vollstreckbar erklärtes Urteil festgestellt worden ist oder ein Schuldtitel nach § 794 der Zivilprozessordnung vorliegt,
2. die Forderung nach § 178 der Insolvenzordnung festgestellt und nicht vom Schuldner im Prüfungstermin bestritten worden ist,
3. der Betroffene die Forderung ausdrücklich anerkannt hat,
4. a) der Betroffene nach Eintritt der Fälligkeit der Forderung mindestens zweimal schriftlich gemahnt worden ist,
b) zwischen der ersten Mahnung und der Übermittlung mindestens vier Wochen liegen,
c) die verantwortliche Stelle den Betroffenen rechtzeitig vor der Übermittlung der Angaben, jedoch frühestens bei der ersten Mahnung über die bevorstehende Übermittlung unterrichtet hat und
d) der Betroffene die Forderung nicht bestritten hat oder
5. das der Forderung zugrunde liegende Vertragsverhältnis aufgrund von Zahlungsrückständen fristlos gekündigt werden kann und die verantwortliche Stelle den Betroffenen über die bevorstehende Übermittlung unterrichtet hat.
Satz 1 gilt entsprechend, wenn die verantwortliche Stelle selbst die Daten nach § 29 verwendet.
(2) Zur zukünftigen Übermittlung nach § 29 Abs. 2 dürfen Kreditinstitute …
(3) Nachträgliche Änderungen der einer Übermittlung nach Absatz 1 oder Absatz 2 zugrunde liegenden Tatsachen hat die verantwortliche Stelle der Auskunftei innerhalb von einem Monat nach Kenntniserlangung mitzuteilen, solange die ursprünglich übermittelten Daten bei der Auskunftei gespeichert sind. Die Auskunftei hat die übermittelnde Stelle über die Löschung der ursprünglich übermittelten Daten zu unterrichten.

Neue Regeln für die Datenübermittlung

Zukünftig gilt es also, einige neue Regelungen für sogenannte Negativmeldungen an Auskunfteien zu beachten. Dazu gehört, dass

  • die Forderung rechtskräftig ist oder
  • ein Schuldtitel nach § 174 Zivilprozessordnung vorliegt oder
  • die Forderung nach § 178 Insolvenzordnung festgestellt ist, oder
  • der Betroffene die Forderung ausdrücklich anerkannt hat sowie
  • der Betroffene mindestens zweimal nach vorgegebenen Regeln gemahnt worden ist.

Kontrollauftrag für den Datenschutzbeauftragten: Fokus liegt auf § 28a Abs. 1 Satz 4 c)

Die Punkte 1. bis 4. werden sicherlich unstrittig in der entsprechenden Fachabteilung abgearbeitet worden sein. Um jedoch nicht gegen die neuen Regelungen aus dem § 28a BDSG zu verstoßen, sollte der DSB das bisherige Mahnverfahren einer genauen Prüfung hinsichtlich der Bestimmungen in § 28a Abs. 1 Satz 4 c) unterziehen.

In den üblichen Mahnschreiben an den säumigen Zahler verwendet die Finanzabteilung gerne Standardsätze, die immer schärfere Töne anschlagen, je höher die Mahnstufe ist.

Als „letzte Mahnung“ wird meist mit rechtlichen Schritten argumentiert, um die offene Forderung vielleicht doch noch in letzter Minute ohne weiteren Zusatzaufwand einzutreiben.

Mahnschreiben entsprechen den neuen Forderungen meist nicht mehr

Die bisherige Vorgehensweise zum Forderungseinzug genügt zukünftig eventuell nicht mehr den Erfordernissen aus dem neuen § 28a BDSG.

Sofern Ihr Unternehmen säumige Zahler an eine Auskunftei weiterleitet, sind weitere Regularien zu beachten. Ausführliche Informationen dazu liefert das BDSG im § 28a Abs. 1 Satz 4 mit den Buchstaben a) bis d).

Unter welchen Voraussetzungen ist nun eine Negativmeldung zulässig?

Die Übermittlungsvorgaben, wann eine Negativmeldung an eine Auskunftei erfolgen darf, ist an folgende Bedingungen geknüpft:

  • Der Betroffene muss mindestens zweimal schriftlich gemahnt werden.
  • Zwischen der ersten Mahnung und der Übermittlung müssen mindestens vier Wochen liegen.
  • Die verantwortliche Stelle hat den Betroffenen rechtzeitig vor der Negativübermittlung zu unterrichten.
  • Der Betroffene darf die Forderung nicht bestritten haben.

Prüfen Sie das Mahnverfahren!

Als Datenschutzbeauftragter sollten Sie also das Mahnverfahren prüfen, im Besonderen die einzelnen Mahnstufen sowie die zeitlichen Abstände. Ebenso darf im Mahntext zukünftig der Hinweis auf eine geplante Übermittlung an Auskunfteien nicht fehlen.

Hermann Keck
Hermann Keck ist externer Datenschutzbeauftragter (
http://www.keck-dsb.de).

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